Ama + Ama Référente + Secrétaire de Pôle. Pole

**Conditions pratiques**:

- Fonctionnaire
- Catégorie B
- Administratif
- Temps plein

**Niveau d'expérience requis**: Expérience souhaitée
**Niveau d'étude requis**:
Bac

**Permis requis**:

- Permis non obligatoire

**Prise de poste**:
Dès que possible

**Type de salaire**:
Fixe

**Montant**:
26 K/€ brut annuel

**Localisations**:

- 38000 Grenoble, Isère, Auvergne-Rhône-Alpes**L'établissement**:
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est **le 12e hôpital de France.** Il emploie plus de **11 500 professionnels **dont **1 700 médecins **sur** 3 sites** : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de **100 corps de métiers** se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont:

- **Soigner**:

- **Former**:

- **Chercher**

**Le poste**:
**Les activités spécifiques au poste de secrétaire de pôle**:

- Gestion de l’organisation des réunions de pôle
- Rédaction des compte-rendus de réunion de pôle
- Aide à la rédaction des fiches projets et suivi des projets de pôle
- Mise à jour et suivi des tableaux d’indicateurs
- Coordination des agendas du coordonnateur de pôle, de la CSS, de la CDG.
- Soutien sur des missions spécifiques à la demande du coordonnateur de pôle, de la CSS et de la CDG, directeur délégué de pôle.

**Les activités spécifiques à la fonction d’AMA Référente**:

- **Assistante dans le cadre du projet « SOS Mains »**:

- **Management et coordination du personnel administratif**:

- Animer une équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider)
- Organiser des réunions d’équipes et en assurer le compte-rendu à la hiérarchie
- Organiser et planifier dans le but d’optimiser le travail dans les secrétariats
- Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
- Veiller à une répartition équitable des taches
- Favoriser la communication entre les différents secrétariats
- Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d'absence
- Organiser les remplacements d’agents
- Assurer les évaluations du personnel : entretien individuel d'évaluation et notation annuelle
- Rédiger et actualiser les profils de poste
- Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
- Encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
- Gérer les plannings (chronos) du personnel administratif.
- Assurer le suivi d’activité (tableaux d’activité, statistiques, etc )
- Assurer et optimiser l’exhaustivité de l’activité
- Rédiger, diffuser et actualiser des procédures et des protocoles
- Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants
- Gérer les commandes et leur suivi

**Les activités spécifiques au poste d’AMA**:

- Accueil téléphonique et prise de rendez-vous
- Accueil des patients de consultation
- Réponse aux mails de la boite commune
- Prise de messages pour les chirurgiens du service
- Saisie des courriers de consultation
- Scan des examens et courriers divers et archivage dans le dossier informatique du patient
- Préparation des consultations
- Vérification de l’exhaustivité des cotations des actes faits en consultation (en relation avec le BDE) et rectifications des venues sans acte
- Tri du courrier
- Accueil des patients à la sortie des consultations, préparation des futures hospitalisations à tour de rôle
- Secrétariat d’un des chirurgiens : frappe des courriers, gestion des interventions, gestion de l’agenda, gestion des absences, etc.
- Demandes d’admissions en soins de suites (logiciel TRAJECTOIRE)
- Participation au staff de programmation le jeudi à 7H30 et mise à jour du programme opératoire avec les horaires

**Profil recherché**:

- Maitrise des logiciels institutionnels
- Techniques de Management
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Esprit d’équipe
- Rigueur dans l’organisation du travail
- Autonomie et esprit d’initiative
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Adaptabilité
- Réactualisation des compétences
- Sens de la communication

**Éléments nécessaires pour postuler**:
**Document(s)**:

- Curriculum Vitæ
- Lettre de motivation