Front Office Manager

FLEX-O est une société française fondée fin 2019 par Christophe COURTIN qui en est le Président. FLEX-O est une filiale à 100% du Groupe COURTIN REAL ESTATE.

**Nos objectifs ?**

Réaliser des espaces de Flex Office / Coworking Prime, Green avec une multitude de services dans les principales métropoles françaises : Sophia-Antipolis, Nantes, Lyon, Lille, Montpellier, Marseille, Bordeaux, Grenoble, Toulouse, etc...

Les espaces FLEX-O ont tous pour critères un positionnement sur des bâtiments neufs avec certification environnementale (GREEN, BREEAM, HQE), sont très bien localisés et proposent de nombreux services accessibles à pied (transports en commun, salles de sport, restaurants )

**Notre promesse ?**

Proposer des solutions de bureaux sur mesure (court, moyen, long terme) afin que nos clients : TPE, PME, Corporate,puissent adapter leurs espaces de travail en fonction de leur activité et ainsi bénéficier d’une réelle flexibilité, le tout couplé à une expérience client digitale créée et développée à 100% par notre service R&D, le digital étant au cœur de l’organisation de notre groupe.

Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site.

**Vous aurez pour principales missions**:

- Service Client_
- Être l’interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances ;
- Garantir une première impression exceptionnelle ;
- Suivre les process d’expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager ;
- Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services ;
- Gérer la relation client (de l’arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée) ;
- Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d’exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l’outil informatique, gestion des plaintes
- Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l’entreprise.
- Tenue du centre_
- Appliquer le code vestimentaire (casual) ;
- Mettre à jour les affichages obligatoires ;
- Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site ;
- S’assurer de l’entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs ;
- Mettre en place les bureaux témoins ;
- Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards ;
- Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires).
- Rentabilité _
- Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts ;
- Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu ;
- Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l’offre clients existants ;
- Appuyer le Sales Manager du site pour la planification et l’exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles ;
- Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O.
- Coordination de l’équipe _
- Coordonner et participer à la formation du Receptionnist ;
- S’assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l’équipe ;
- Préparer le planning et veiller à son respect ;
- Assister le Sales Manager aux réunions d’équipe et entretiens individuels.
- Ventes _
- En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects ;
- Envoyer la proposition au client si besoin ;
- Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente.
- Administratif _
- Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées ;
- Superviser la facturation mensuelle des clients du centre ;
- Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.).

**Compétences requises**
- Autonomie et force de proposition ;
- Sens du service client très prononcé ;
- Etat d’esprit commercial ;
- Gestion des priorités et réactivité ;
- Organisation d’événements.

**Formation**

Issu d’une formation commerciale ou hôtelière, vous avez une précédente expérience dans le domaine du service client, de l’hôtellerie ou de l’événementiel. Vous êtes très orienté résultats et avez à cœur de participer à la gestion de votre propre centre de profits Vous souhaitez rejoi