Assistant de Direction

La Ville de Beauvais recrute 1 Assistant de direction (h,f) Direction des affaires culturelles Catégorie C - Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux Titulaire ou à défaut contractuel La Direction des affaires culturelles est chargée de conduire la politique culturelle de la ville dans les domaines du patrimoine et de l’architecture, de l’archéologie, du spectacle vivant, de l’art contemporain et des arts visuels à travers ses services et un réseau dense d'associations culturelles. Elle assure également la gestion des établissements culturels d’intérêt communautaire (réseau des médiathèques, école d’art, conservatoire à rayonnement départemental et la Maladrerie Saint-Lazare). Rattaché.e à la Direction des Affaires Culturelles (DAC), mutualisée entre la ville et la Communauté d’Agglomération du Beauvaisis, l’assistant.e de direction exécute des actes administratifs et de gestion courante, recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la DAC en coopérant avec l'ensemble des services. Missions principales **> Assurer la gestion administrative courante de la direction**: - Gérer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes - Traiter le courrier postal et électronique - Suivre la circulation des parapheurs et les vérifier avant signature de la direction - Gérer les prises de rendez-vous, l’agenda de la direction et l’organisation des déplacements - Saisir, mettre en forme, corriger et diffuser des documents divers : courriers, notes, publications, etc. - Organiser, assurer le classement des documents et son archivage - Faire les commandes de fournitures administratives pour la direction - Suivre les congés du personnel - Gérer le planning des véhicules de la Direction et le suivi de la carte carburant - Assurer un appui administratif avec l’agent d’entretien référent en charge de l’équipe d’entretien de l’Espace Buzanval et autres locaux - Assurer le lien et l’information nécessaire au travail des gardiens de l’Espace Buzanval - Assurer un suivi régulier des demandes de travaux techniques à l’aide du logiciel AS TECH **> Organiser le suivi administratif en lien direct avec la direction**: - Coordonner les informations internes/externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et assurer auprès de la direction le suivi administratif des démarches en ressources humaines - Constituer et préparer des dossiers pour la direction - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés - Préparer, gérer l’organisation logistique des réunions et rédiger les comptes rendus - Coordonner la préparation et le suivi des instances délibérantes de la Ville et de la CAB, et assurer le suivi avec le.s élu(e)s - Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord de suivi des activités - Traiter les demandes de mise à disposition de locaux aux associations en établissant les conventions et les décisions relatives **Ponctuellement**: participer à la polyvalence du service ; assurer un appui ponctuel auprès des chargés de mission ; coopérer à l’organisation d’événements portés par la direction Profil - Titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat et/ou doté.e d’une première expérience confirmée, vous avez une bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative - Vous avez un goût prononcé pour les sujets liés à la vie locale et au secteur culturel - Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et les procédures administratives - À l’aise avec les techniques de communication orale/ écrite, vous savez faire preuve d’organisation dans votre travail et gérer les priorités de manière autonome - À l’aise à l’écrit, vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles et un bon niveau en orthographe - Vos qualités relationnelles et votre capacité à être force de propositions vous permettront de vous adapter aux situations - Aguerrie.e au travail en équipe, vous avez le sens de la communication et du service public et vous saurez vous rendre disponible. - La pratique de l’anglais serait un plus Conditions de travail - Rythme de travail : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT - Télétravail possible selon le règlement en vigueur - Poste basé à l’Espace culturel François Mitterrand à Beauvais - Groupe RIFSEEP C1 ; prime annuelle d’assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé Contact Renseignements complémentaires auprès de madame Valérie Painthiaux, directrice des affaires culturelles, au 03 44 15 66 95 Comment postuler