Officier D’état Civil Hôtel de Ville

**À propos de nous**:
La ville d’Oullins-Pierre-Bénite est une municipalité d’environ 37 500 habitants. Commune nouvelle issue de l’union des villes d’Oullins et de Pierre-Bénite dans un objectif de maintenir la qualité des services rendus aux usagers, de toujours mieux répondre aux besoins de ces derniers mais également de leur offrir attractivité et cadre de vie agréable.
Particulièrement bien desservie par l’ensemble des moyens de transports publics (une gare, deux stations de métro, réseaux de bus), son territoire est également praticable en mobilité douce.

**Mission**:
**Situation hiérarchique**: L'agent est placé sous la responsabilité du directeur des services à la population.

**Finalités**: La direction des services à la population englobe les services d’accueil à la mairie centrale et annexe, ainsi que les services de l’état civil.

**Missions**: Sous l’autorité du directeur des services, votre rôle est de traiter en priorité les demandes liées aux activités de guichet d'état civil (délivrance d'actes d'état civil, attestations d'accueil, demandes de livret de famille, recensement militaire, etc.). Vous gérez également l'activité relative aux cartes nationales d'identité (CNI) et passeports, assurant ainsi leur suivi.

**Activités principales**

**Gestion de l’activité CNI - PASSEPORT à la mairie centrale**
- Recevoir et instruire les dossiers de CNI et passeport, en assurant leur suivi (recueils, remises, etc.).
- Recenser, planifier, et mettre en œuvre les besoins de déplacements à domicile (réservation du DR mobile, véhicule, concertation avec l’équipe de la mairie déléguée, etc.).
- Établir et synthétiser les statistiques d'activité dans un document de suivi (délais de rendez-vous, de délivrance, etc.).
- Gérer les rendez-vous sur RDV360 (vérification des doublons, mise à jour du planning, adaptation de l’activité selon la période et les effectifs, etc.).
- Détruire les titres d’identité non réclamés.

**Instruction des demandes de recensement militaire**
- Instruire les demandes de recensement militaire et délivrer les attestations correspondantes.
- Informer sur la journée de défense et citoyenneté et ses conséquences (permis, inscription sur les listes électorales, etc.).
- Mettre les parapheurs de recensement à la signature de l’élu responsable.

**Réception et instruction des demandes d’attestation d’accueil**
- Vérifier la complétude des dossiers.
- Vérifier la capacité d’accueil des hébergeants.
- Notifier les décisions aux demandeurs.

**Activités complémentaires**

**Accueil et informations au public**
- Réceptionner et instruire les demandes de duplicatas de livrets de famille.
- Assurer la certification matérielle de signatures et copies conformes.
- Recevoir les demandes d’inscription sur la liste électorale.
- Établir les attestations de vie commune et les certificats de vie.
- Renseigner au guichet, par téléphone ou par courriel.
- Délivrer les actes d’état civil (guichet, voie postale, internet, Comedec).
- Recevoir les déclarations de naissance, reconnaissance, déclaration conjointe de changement de nom.
- Assurer l'archivage.

**Rédaction des mentions et rectifications sur les actes d’état civil**
- Sur instructions du procureur ou du tribunal, ou des OEC, rédiger en marge des actes les mentions de rectification, nationalité, adoption, etc.
- Rédiger en marge des actes d’état civil les mentions de décès, mariage, changement de nom, reconnaissance, etc.
- Saisir le procureur pour rectifier un acte erroné.
- Sur instruction des notaires, rédiger en marge des mentions d’acte de notoriété (succession).
- Le principe de continuité du service public doit être assuré, notamment en cas de carence des agents pour des raisons médicales, ce qui se traduit par la mise en place d’un relais avec les autres agents du secteur état civil._

**Liaisons fonctionnelles**

**En interne**:

- Direction du service, direction générale, et élus.
- Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité.

**En externe**
- Services métropolitains.
- Services de l’État.
- Professionnels du secteur.
- Officiers d’état civil des autres collectivités.
- Service civil du parquet du Procureur de la République.

**Profil**:
**Compétences**

**Techniques**:

- Connaître le cadre juridique et réglementaire du domaine d’activité, maîtriser l’information générale relative à l’état civil (IGREC) et la réglementation sur le nom de famille et la filiation.
- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.
- Connaître le cadre juridique et réglementaire des collectivités.
- Capacité à travailler en équipe.
- Faire preuve de rigueur et d’organisation.
- Maîtriser l’outil informatique.

**Relationnelles**
- Faire preuve d’aisance dans la communication et les relations avec les usagers, partenaires, élus, etc.
- Faire preuve de discrétion.
- Posséder un esprit critique et synthétique.