Secrétaire Administrative Secteur Carrosserie

Nos carrosseries sont à la recherche d'un secrétaire / standardiste H/F pour gérer la réception et le dispatch des demandes sur le bon poste ainsi qu'une partie administrative.

Vous serez le 1er contact de l'extérieur avec nos sociétés. Avec un sourire et beaucoup de bienveillance, vous devrez savoir rester ferme et tenace pour obtenir les informations et documents auprès de vos interlocuteurs. La satisfaction de nos clients est une priorité.

Cette liste est non-exhaustive, des déplacements vous seront demander sur la région (principalement sur la ville), un véhicule sera mis à votre disposition.
- **Le Poste côté standard **:_
- Réception des appels extérieurs pour dispatch au bon interlocuteur en fonction de la demande et de son niveau de priorité (savoir acquérir et transmettre les informations essentielles d'une demande)
- Prendre les messages de façon claire, fonctionnelle et les transmettre
- Gestion des appels avec les clients
- Gestion des appels avec les experts & assurances
- Gestion des paiements à distance & sur place
- Prise de RDV et gestion de l'agenda
- **Le poste côté secrétariat **:_
- Ouverture des OR
- Envoie des OR au chef d'atelier
- Dossier atelier à organiser
- Facturation client
- Transmission des informations et documents
- Envoie des documents sur myprefikar & vérification de leur acceptation par les services concernés. Gestion de la résolution si blocage il y a
- Récupération des documents sur les espaces des experts
- Récupération des factures sur sites fournisseurs & contrôle avec les bons de livraisons, vérification réceptions des avoirs
- Archivage numérique & papier des dossiers complets des clients
- Récupération et transmission des factures à la compta
- Accueil des clients sur le site
- Préparation des contrats de VR/SAD
- Réaliser le suivi administratif d'un contrat de location
- Informer le client sur les modalités de location
- Vérifier l'état général du VR, identifier des anomalies
- Enregistrer une réclamation client
- Envoie et réception du courrier, dispatch aux bons services
- Aller chercher les fournitures et les pièces (déplacements locaux ponctuels)
- **Savoirs être essentiels **:_
- Autonomie
- Bienveillance & Bonne humeur
- Aimer apprendre & transmettre
- Constance & Motivation
- Ténacité, Franchise & Honnêteté
- Adaptation
- Gestion du stress
- Organisation (continuation & proposition)
- Travailler en équipe
- Savoir prioriser
- **Savoirs faire indispensable **:_

**Maîtrise des outils de bureautiques informatiques : OBLIGATOIRE**
- Word / Excel / Gmail / Onedrive / Foxit
- Dossier partagé
- Savoir apprendre et chercher des solutions efficaces

La maîtrise des outils suivants seraient un vrai plus:

- Phototel / Iris
- Alpha2cw / myprefikar / Darva / Espace réparateurs divers

Le salaire est de 1650 € net par mois. mutuelle obligatoire Irp auto.

Ce poste demande une capacité de débrouillardise. Une méthodologie est disponible, vous devez savoir chercher dans la documentation pour avancer. Les questions restantes pourront être répondues.

La formation sur les outils et méthodes de la société n'est pas un problème et sera assuré en interne par une formation à lire et une méthodologie à suivre. Savoir lire et chercher une information est obligatoire.

L'autonomie est une capacité obligatoire.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 1 650,00€ par mois

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDI

Mesures COVID-19:
règles en vigueur

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Secrétariat: 2 ans (Optionnel)

Permis/certificat:

- Permis B (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail