Secrétaire Médicale Au Centre Hospitalier de Douai

**FILIERE** **GRADE** - Médico-administrative - Assistant Médico Administratif / Adjoint administratif **INFORMATION DU SERVICE** - Service de rattachement hiérarchique - Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de la Patientèle **MISSIONS DU POSTE** - => Saisie - Saisie prioritaire des comptes rendus médicaux d’hospitalisations pour remise du courrier au patient, à sa sortie - Saisie des courriers de consultations de la spécialité - Saisie des comptes rendus opératoires et du code de l’acte renseigné par le chirurgien (pour la spécialité concernée) - => Validation des courriers - Hospitalisation : veiller à la validation numérique du courrier avant la sortie du patient - Consultation : veiller à la validation numérique du courrier avant envoi aux correspondants - Insérer un exemplaire papier du courrier validé, dans le dossier médical. - => Accueil téléphonique - Prise des appels téléphoniques externes (prise de RDV, demandes de renseignements, etc.) - Gestion des appels téléphoniques internes (demandes de dossiers, etc.) - => Accueil physique - Prise en charge de l’accueil et programmation des RDV - => Gestion des rendez-vous de la spécialité - Prise des RDV demandés au cours d’un appel téléphonique - Prise des RDV demandés à la sortie d’une hospitalisation ou d’une consultation - Programmation d’un bloc demandé au cours d’une hospitalisation (pour la spécialité concernée) - Lien avec le corps médical de la spécialité pour la coordination des agendas et des RDV en attente - Vérification du listing EPC pour toute prise de RDV dans sein du CH de Douai - => Archivage - Classer les dossiers à archiver par MOIS de naissance - => Gestion des dossiers médicaux - Rangement des dossiers médicaux, - Localisation du dossier (dans le secrétariat ou salle de soins), - Vérification si le dossier est complet (courriers de consultations, courriers de sortie, résultats, ), sinon taper les documents en attente - Rangement du dossier - Transmission dans le secteur demandeur - => Tri des courriers et résultats médicaux - Ouverture du courrier et tri - Gestion des mails - Mise à disposition du médecin ou ventilation dans le dossier médical - Intégration dans le DMC, des résultats reçus au format dématérialisé, via une boite organisationnelle - => Gestion des entrées dans le service - Edition quotidienne des listes des entrées des patients non programmés dans le service, - Localisation du dossier et réclamation si besoin dans le service concerné. Si le dossier se trouve aux archives, faxer la liste des dossiers concernés, clairement identifiés - Anticipation de la préparation des dossiers pour les patients programmés - => Mise à jour des protocoles - Mise à jour des protocoles de prise de RDV de la spécialité et validation par le corps médical - => Gestion des agendas - Paramétrage des agendas selon les disponibilités médicales (ouverture, fermeture ou création de plages) **INDICATEURS DE PERFORMANCE** - Retard dans le classement des résultats - Taux de réponse aux appels téléphoniques > à 80% - Hospitalisation : Délai de Prise en Charge à la sortie du patient - Consultations : Délai de Prise en Charge - Veille à la validation des courriers médicaux - Satisfaction et respect des attentes des praticiens pour la prise des RDV **SPECIFICITES DU POSTE** - => Horaires - Amplitude 8h-17h30 - => Polyvalence - Turn over sur les différents postes de SAISIE, TELEPHONIE, LOGISTIQUE, CRO, selon l’organisation du secrétariat. **FORMATIONS ET COMPETENCES REQUISES** - => Formations - Baccalauréat - Diplôme de secrétaire médicale - => Savoir - Connaitre le classement d’un dossier médical - Connaitre l’organisation du service et le personnel médical - Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire - => Savoir-faire - Assurer la gestion médico-administrative du service - Maitrise des outils informatiques et logiciels concernés - Appliquer les procédures - Programmer des RDV - Qualités d’accueil - Base de la terminologie médicale - => Savoir-être - Ecoute des usagers - Esprit d’équipe et d’entraide - Equité - Dynamisme - Organisation dans le travail - Réactivité - Ponctualité - Bonne présentation - Neutralité professionnelle - Respect du secret professionnel - Diplomatie - Savoir travailler en équipe Centre Hospitalier de Douai DRH Route de Cambrai BP 10740 59500 DOUAI Cedex ou par mail: