Siege Assistant RH Et Voyages

**Description offre**:**A propos de la Chaîne de l’Espoir**

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.
Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées:

- Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
- Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
- Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
- Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

**POSTE ET MISSION**
Sous la supervision de la Responsable Administrative RH & Voyages, vous interviendrez principalement en support sur des missions d’administration du personnel auprès des employés Siège, expatriés & bénévoles ainsi que sur la gestion des déplacements.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**RESSOURCES HUMAINES**
**Gestion administrative du personnel**
- Assure sous la responsabilité du Chargé de gestion administrative RH la gestion des dossiers personnels des salariés Siège et Expatriés (suivi des entrées, sorties, absences)
- Assure la gestion administrative des stagiaires (rédaction et suivi des conventions de stage)
- Organise et suit les visites médicales, inscriptions aux organismes de mutuelle et prévoyance
- Rédige divers documents et courriers administratifs
- Crée et suit les indicateurs et reporting RH

**Contribuer à la préparation administrative des missions bénévoles**:

- Appuie les équipes du Pôle Programmes dans le suivi administratif pré-mission en se mettant en lien directement auprès des missionnaires sur le départ pour obtenir les documents nécessaires et manquants.
- Appuie et vérifie les documents administratifs en lien avec les bénévoles de la Direction Médicale ainsi que les équipes salariées du Pôle Programmes.
- Met à jour (créer des comptes, ajouter et/ou supprimer) les documents et informations existant déjà sur le logiciel Salesforce Optimise les outils (Salesforce, fiche navette) de collecte et de référencement des documents administratifs pour plus de fluidité dans leurs usages

**Projets RH transverses**
- Traduit les documents RH
- Participe à la réalisation de tableaux de bord RH
- Contribue à l'amélioration de la qualité de vie au travail
- Participe à la communication RH

**VOYAGES**

**Gestion des déplacements**
- Assure sous la responsabilité de la Chargée de Voyages et en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de voyages des bénévoles de La Chaîne de l’Espoir dans le respect des délais et la recherche constante du meilleur rapport qualité /prix (billets d’avions et trains).
- Met en œuvre la Politique Voyages de l’association : respect des limites budgétaires, des processus de validation et des règles de fonctionnement, ainsi que les documents associés.
- Prépare l’ordre de mission ou la lettre d’invitation du voyageur et les envoie au coordinateur concerné
- Remplit les fiches de per diem des voyageurs en cohérence avec le plan de vol et le tableau de référence, et les transmet au service comptabilité/bureau pays
- Assure l’archivage des billets, réservations et documents liés

**Visas**
- Assure en lien avec les autorités compétentes et le coursier de l’association, la gestion des demandes de visas pour toutes les missions de La Chaîne de l’Espoir
- Alimente la base de données des visas par pays (détail des formalités, documents requis, contact ambassade etc.)

**Hôtels**
- Assure en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de réservation d’hôtel des missionnaires de La Chaîne de l’Espoir

**Suivi et gestion**
- Assure la mise à jour permanente du tableau reprenant l’ensemble des déplacements en cours ou prévisionnels de La Chaîne de l’Espoir
- Tient à jour les différents tableaux de suivi d’activité du service.

**Programme « Soin des enfants en France et à l’international »**:

- S’assure de la réservation du billet d’avion de l’enfant et le cas échéant de l’obtention de son visa, des assurances et documents exigés en fonction du pays d’origine & de destination
- Transmet les coordonnées des convoyeurs à nos partenaires

**Nombre d'heures par semaine**: 39
**Profil recherché**:**PROFIL**
**Formation / Expérience**:

- Formation de type Bac +3/4 en RH appréciable
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum
- Une première expérience au siège d’une ONG internationale serait un atout

**Compétences et Qualités requises**:

- Bonne connaissance en gestion administrative
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft office, etc)
- Connaissance de Salesforce et du SIRH Lucca serait un plus
- Anglais courant