Assistant Administratif

**En bref***:

L’agence
- **ANRS Maladies infectieuses émergentes**
Localisation**PariSanté Campus (Paris 15°)**

**Le poste***:
**Mission principale**:
Au sein du Département Stratégie et Partenariats, sous la supervision de la Responsable du Pôle Europe, vous apporterez un appui aux activités du consortium pour le compte de l’ANRS MIE. Un fonctionnement articulé avec l’assistante actuellement en poste au sein du département sera mis en place, afin d’assurer la continuité de service et la bonne coordination des activités.

**Activités principales**:

- Travailler en étroite collaboration avec l’assistante actuellement en poste au sein du département, afin d’assurer la continuité de service et une coordination efficace entre les activités liées au projet BE READY NOW et celles du département Stratégie et Partenariats.
- Appuyer le Pôle Europe de l’ANRS MIE dans la mise en œuvre des projets BE READY NOW et d’autres projets européens ;
- Apporter un appui au suivi des volets administratifs et financiers de BE READY NOW et d’autres projets européens ;
- Apporter un appui pour le suivi et la mise à jour des listes de contacts des partenaires et leur accès à l’espace Sharepoint du projet ;
- Apporter un appui logistique à l’organisation des réunions de consortium (assemblées générales, réunions, etc.) en distanciel et en présentiel (demandes de devis, appui logistique sur place) ;
- Apporter un appui dans la collecte et synthèse des documents financiers en vue du rapport périodique ;
- Apporter un appui dans la collecte et le classement des pièces justificatives d’un projet européen : listes de présence, documents, classement des mails ;
- Apporter un appui dans la gestion de plateformes informatiques et des outils de travail en réseau (espace Sharepoint)

**Gestion d’agenda et organisation de RV**:

- Organisation de déplacements et gestion des missions ;
- Planification et organisation des réunions (contact des personnes et gestion des conflits d’agenda, réservation salles, gestion et suivi de la logistique) ;
- Appui à la rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions.

**Gestion Financière**:

- Procéder aux opérations d’engagement des commandes (missions, frais de colloques) via SIFAC (Inserm), suivre et valider les dépenses engagées ;
- S’assurer que tout frais engagé est conforme à la politique d’achat en vigueur à l’Inserm ;
- Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs ;
- Archiver toutes les factures et pièces justificatives des dépenses.

**Profil recherché***:
**Connaissances**:

- Notions de gestion administrative et financière (suivi budgétaire, gestion des factures, rapports
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des outils de gestion de projet (espace sharepoint, outils de visio-conférence) ;
- Connaissance du fonctionnement de la recherche scientifique et médicale académique recommandée.

**Savoir-faire**:

- Assurer le suivi administratif et logistique des activités d’un projet européen avec de nombreux partenaires ;
- Appui dans le suivi des dépenses.

**Aptitudes**:

- Capacité à travailler en équipe et dans un contexte multiculturel
- Rigueur
- Sérieux
- Sens de la planification et de l’organisation
- Maîtrise de l’anglais indispensable

**Expérience(s) souhaité(s)**:

- 3-5 ans d’expérience en appui à la mise en œuvre de projets
- Expérience en gestion administrative, suivi de projets ou appui aux équipes techniques
- Une expérience d’appui à la mise en œuvre d’un projet européen est un atout

**Niveau de diplôme et formation(s)**:
Bac + 2 : gestion des entreprises et des administrations, assistanat de direction