Gestionnaire de formations

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo

Au sein de la Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université, qui accueille chaque année près de étudiantes et étudiants répartis sur les sites d'Aix-en-Provence, Marseille et Arles, l'Institut de Langues de la Faculté (ILF) joue un rôle essentiel dans la vie pédagogique et scientifique de l'établissement. Inséré dans une organisation structurée autour de services d'appui, d'instituts facultaires et d'unités de recherche, l'ILF évolue dans un environnement dynamique, propice à la transmission des savoirs, à l'apprentissage et à la production de connaissances.

Intégré à une équipe à taille humaine composée de trois gestionnaires et placé sous l'autorité de la direction de l'ILF, le poste contribue activement au bon fonctionnement administratif des formations, en formation initiale comme en formation continue. Il s'agit d'un rôle central, au contact quotidien des personnels, de l'équipe enseignante et des usagers, qui implique accueil, information et orientation, ainsi qu'une gestion rigoureuse des échanges écrits et des outils de communication.

Le poste participe à la diffusion et à la mise à jour des informations relatives aux formations et accompagne les activités de scolarité, depuis le suivi des candidatures jusqu'à l'organisation des emplois du temps et des examens. Il prend également part à la vie scientifique de l'Institut et de l'UMR DICE en contribuant à l'organisation matérielle et logistique de manifestations telles que colloques, séminaires ou journées d'étude.

La mission inclut par ailleurs le suivi administratif de l'équipe enseignante « vacataires », la préparation des déplacements et séjours des invités extérieurs en lien avec la gestion financière, ainsi que la gestion des conventions de stage. Elle repose sur un travail soigné de saisie, de mise à jour et de transmission de données et de documents, complété par des activités de classement et d'archivage, garantes de la fiabilité et de la continuité du service.

Ce poste offre ainsi l'opportunité de s'inscrire pleinement dans un environnement universitaire stimulant, au croisement des enjeux pédagogiques, administratifs et scientifiques, au sein d'une équipe engagée et collaborative.

Rejoignez-nous si vous souhaitez mettre vos compétences au service d'un environnement universitaire dynamique et porteur de sens, et si vous appréciez les missions administratives qui allient rigueur, polyvalence et relations humaines. Vous disposez idéalement d'une bonne compréhension du fonctionnement des universités ou, à défaut, d'un réel intérêt pour leur organisation et leurs missions de service public.

À l'aise avec les techniques de secrétariat, vous savez gérer avec méthode les courriers, les courriels et l'archivage, tout en utilisant efficacement les outils bureautiques courants et les ressources numériques. Vous évoluez sans difficulté dans des environnements dématérialisés et maîtrisez les plateformes de gestion ainsi que les outils informatiques nécessaires au suivi administratif des activités.

Votre pratique de la gestion administrative vous permet de traiter les dossiers avec fiabilité, d'organiser le classement et la conservation des documents et informations, et de respecter les procédures administratives et réglementaires en vigueur. Vous savez saisir et actualiser des données avec précision et rendre compte de votre activité de manière claire et structurée.

Doté.e d'un sens aigu du service public, vous faites preuve de rigueur, de maîtrise de soi et d'efficacité dans votre travail quotidien. Vous savez travailler de manière autonome tout en vous inscrivant dans une dynamique collective. Vos qualités relationnelles vous permettent de vous adapter à des interlocuteurs variés, qu'il s'agisse d'étudiantes et étudiants, d'enseignants, de partenaires ou de structures extérieures. Disponible, discret et attentif à la confidentialité des informations traitées, vous êtes également en mesure de gérer les priorités et les situations urgentes avec discernement et professionnalisme.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Gestionnaire de formations - F/H
  

## Structure

Composantes - FDSP

## Localisation

Aix-en-Provence

## Campus

AIX

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

C

## Corps du poste

ATRF

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ5X41 - Adjoint-e en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Pilotage administratif

## Niveau d'Etudes

BEP / CAP

## Niveau d'Expérience

Débutant

## Télétravail

OUI

## Date de publication de l'offre

Mercredi 7 janvier 2026

## Prise de poste

Dès que possible

## Durée du Contrat

12 mois

## Rémunération Brute

€ (Euros) par mois