Business Coordinator

Christie's, maison de ventes aux enchères, leader international du marché de l'art, recherche un(e) Business Coordinator au bureau de Paris.

Rôle

Le/la business coordinator soutient le département de spécialité dans l'administration de ses ventes ainsi que dans le quotidien du département.

Il/elle est le point d'entrée et l'interlocuteur privilégié (e) pour toute question relative à la vie du département.

Sa mission s'articule autour de 3 axes : l'avant-vente / l'après-vente / le soutien au département.

Rattachement hiérarchique : Head of Sale Coordination

Missions principales

• Sur la partie Avant-Vente :

- Création des comptes des vendeurs et gestion des KYC

- Création, envoi et suivi des documents de vente (vendeur et apporteur d'affaire)

- Tenue du document Excel de la vente et des lots en expertise

- Gestion des mouvements des œuvres (arrivée, tours, expertise, restauration, etc)

- Gestion des photos et des deadlines en lien avec les spécialistes et les départements support

- Gestion des promesses marketing

- Aide à la création du catalogue (numérotation, symboles)

- Vérification des images sur nos systèmes informatiques en collaboration avec le catalogueur

- Envoi des textes au département concerné

- Gestion de la liste des lots à particularités en collaboration avec le département Transport

- Suivi des certificats de bien culturel pour les ventes de Paris

- Envoi des catalogues et des avis de vente aux vendeurs

- Distribution des signatures Outlook / Lien Internet vers les Ecatalogues

- Gestion des prix de réserve

- Gestions des lots retirés et renvoi aux vendeurs avant-vente

- Envoi informations et catalogues aux acheteurs potentiels en collaboration avec le catalogueur

- Coordination avec le bureau des enchères

- Gestion de la liste d'intérêt + réunion d'intérêt

- Gestion des demandes de termes de paiement

- Création et mise à jour des avis de salle non liés au cataloguing

- Revue du frais de vente avec les spécialistes

- Gestion des rapports pour les ventes online

• Sur la partie Après-Vente :

- Vérification des factures acheteurs après-vente

- Gestion des offres après-vente jusqu'à leur facturation

- Gestion des charges vendeurs

- Suivi des lots vendus et de leur paiement après la vente

- Gestions des actions après-vente pour les lots invendus

- Discussion sur les BI et sur les lots held en collaboration avec les spécialistes

- Suivi des documents manquants pour le paiement

- Validation des relevés de règlement et envoi

- Gestion des litiges après-vente avec le catalogueur, le département juridique et le business manager de la vente.

• Soutien au département

- Edition et suivi des bons de commande et suivi des factures fournisseurs

- Préparation des documents de transport

- Gestion des mouvements internes

- Gestion de l'inventaire du département

- Gestion des nouveaux fournisseurs

- Coordination des dossiers multi-site/multi-départements et suivi des résultats

- Recrutement des stagiaires de départements, intégration dans l'entreprise (incluant la création des accès nécessaires) et formation en collaboration avec spécialiste

- Suivi en temps réel des ventes Christie's et de la concurrence

- Enchères téléphoniques, clerc Christie's live

Profil recherché

- Première expérience sur le marché de l'art, si possible en maison de ventes

- Excellentes compétences en gestion de la relation clients, notamment, très bonnes capacités d'expression écrite et orale

- Excellente capacité d'organisation, forte attention aux détails et au suivi des actions planifiées

- Capacité à collaborer avec plusieurs départements ou sites

- Capacité à garder son calme dans des situations stressantes et à résoudre les problèmes et conflits

- Très bon niveau d'anglais

- Maîtrise du Pack office, la connaissance du logiciel JDE est un plus