Assistant.e de Programme

Assistant.e de Programmes (H/F) – CDI

QUARTUS RESIDENTIEL

Présentation de la société

QUARTUS est un ensemblier urbain qui place l'architecture et l'innovation attentionnée au cœur de son activité. Implanté sur 7 grands territoires en France, guichets uniques de ses savoir-faire, QUARTUS regroupe les principaux métiers de l'immobilier : résidentiel, immobilier d'entreprise et de services, logistique urbaine. Maître d'ouvrage, investisseur, QUARTUS, développe une offre complète en déployant des projets urbains mixtes au service de la fabrication d'une ville écologique, belle et accessible à tous.

En quelques chiffres :

• 14ᵉ promoteur national en 2023 (source Le Moniteur)
• CA 2024 : 419 M€
• 140 M€ de fonds propres
• 220 collaborateurs
• Présent au cœur des métropoles : Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Nantes, Nice et Paris

NOTRE MISSION

QUARTUS a pour ambition de fabriquer une ville plus belle, plus verte, plus humaine.

Maître d'ouvrage, investisseur, QUARTUS développe une offre complète de logements résidentiels, d'immobilier tertiaire et de services, de logistique urbaine.

NOS ENGAGEMENTS

1. L'exigence architecturale au cœur de tous les projets

QUARTUS se dote d'une équipe interne dédiée soutenant la conception architecturale pour des projets qui valorisent l'identité des lieux, l'habitabilité, le design des espaces communs, les choix de matériaux, la qualité des finitions, le rendu esthétique.

1. Un habitat sain et durable

Dans toutes nos opérations, chaque habitant a accès à un espace extérieur, privatif et/ou partagé. Air, eau, lumière, température... Tous nos espaces sont pensés dans un souci permanent de confort et de santé. La cohésion sociale comme les comportements vertueux et responsables sont encouragés dans tous nos programmes.

1. Des solutions pour s'adapter au changement climatique

Dès 2023, toute nouvelle opération intègre en conception des matériaux biosourcés, géosourcés ou issus du réemploi. Dès 2023, la réversibilité et l'évolutivité seront étudiées sur toute nouvelle opération.

1. La personnalisation du logement

QUARTUS associe ses clients à chaque étape de la conception et de l'achat d'un bien immobilier grâce à une méthode unique de personnalisation de leur logement.

1. Le retour du vivant en ville

Dès 2023, 100% des nouveaux programmes feront systématiquement appel à un écologue et viseront un impact positif sur la biodiversité.

NOS VALEURS

#PARTAGE

Croiser nos expertises pour mieux réussir Favoriser la cocréation by QUARTUS avec nos clients Associer parties prenantes à nos choix et orientations

#AUDACE

Être fier d'être 1er groupe immobilier français à travailler avec 5 prix Pritzker Oser être le 1er promoteur immobilier propriétaire d'une fabrique de terre crue Concevoir 2 projets démonstrateurs Nudge à Paris et Villeneuve d'Ascq

#ENGAGEMENT

Être pionnier de l'urbanisme transitoire à l'Orfèvrerie Développer la création de lieux incubateurs de la french Tech à Nantes et à Bordeaux Défendre la labellisation Biodiversity de toutes les nouvelles opérations d'ici 2025

#PERFORMANCE

100 % des opérations résidentielles sont certifiées NF HQE 100% des opérations tertiaires, de services, logistiques sont certifiées (BREEAM, HQE, E+C-) Nos investissements digitaux sont créateurs de valeur

Description du poste à pourvoir

Intitulé : Assistant.e de Programmes (H/F)

Cette recherche se place dans le cadre d'un remplacement.

Type de contrat
: CDI statut non-cadre

Localisation du poste
: 143 boulevard Romain Rolland Paris 14 / Montrouge (métro Mairie de Montrouge, Porte de Vanves, Tram T3 Jean Moulin)

Rémunération :
Selon expérience environ 37k€

Rattachement :
Directeur Opérationnel

A propos de la Team Programmes IDF

Vitrine des valeurs du groupe QUARTUS, avec des projets innovants et emblématiques sur l'Ile-de-France.

La Team Programmes IDF est composée de 16 collaborateurs développant des programmes immobiliers diversifiés de logements (environ 750 logements par an).

Responsabilisation et autonomie au service du collectif avec pour objectif la réussite de nos projets. Esprit d'équipe et fonctionnement en mode projet sont un prérequis pour rejoindre la Team.

A propos du futur Assistant.e de Programmes (H/F)

Rattachée à la direction opérationnelle / programme, la mission principale de l'assistant(e) de programmes est d'accompagner l'équipe programme dans le montage, le suivi et la gestion du programme jusqu'à la livraison du bien, la levée des réserves, jusqu'au transfert. Les missions principales seront les suivantes :

I. Phase Permis de Construire

• Suivi de la gestion de la mise au point du permis de construire
• Suivi de l'instruction du permis de construire
• Faire afficher et faire constater le permis de construire et de démolir
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement ;
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers marchés (pièces administratives, assurances, etc. …) ;

II. Phase Commerciale

• Préparer et rassembler en appui du Responsable de Programme les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation (plans de vente, notice descriptive, Etat des Risques Naturel, etc.) ;
• En coordination avec le Responsable de Programmes et la Direction Commerciale : enregistrer et mettre à jour les lots commerciaux ainsi que la grille de prix sur le logiciel de gestion de projet :
• Assurer, en étroite collaboration avec le Responsable de Programmes, le suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA).
• Assurer le suivi administratif des dossiers de réservations et enregistrer les réservations en lien avec la responsable administration des ventes ;

III. Phase notaire

• Préparation des pièces du dossier notaire (dossier assurances : dommage ouvrage DO, responsabilité civile RC, constructeur non réalisateur CNR ; dossier bancaire ; documents de vente, GFA, PC, etc.) pour assurer les signatures des actes notariés
• Suivi et enregistrement des actes de VEFA dans les logiciels

IV. Suivi des clients institutionnels

• Enregistrement des actes de vente
• Envoi des appels de fonds et suivi des règlements
• Assurer la bonne organisation des événements clients

V. Phase Travaux Suivi du chantier

• Appuyer l'équipe programme dans le suivi administratif et la gestion d'une opération immobilière
• Participer à la préparation administrative des événements clients en étroite collaboration avec la RRC et le Responsable de Programme et la bonne organisation des événements clients (Choix, visite Cloisons, Pré-livraisons, AG, Livraisons, etc.).
• Suivre le bon suivi du déroulé de l'opération afin de permettre une fluidité de l'information, en coordination avec l'ADV et la RRC (qui se chargeront d'envoyer les newsletters, répondre aux requêtes des clients, réaliser les appels de fonds, etc.)
• Préparer les lettres de commandes aux entreprises ;
• Sous-traiter les levées de réserves de livraison avec les prestataires et en lien étroit avec la RRC
• Préparer le dossier SAV – transfert SAV

VI. Administration

• Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus
• Gérer les relations courantes avec l'ensemble des interlocuteurs d'une opération, centraliser et diffuser les informations aux intervenants internes comme externes.
• Création, mise à jour et clôture du dossier de recollement (syndic, assurance, bancaire, notaire)
• Informer sa hiérarchie des dysfonctionnements constatés
• S'impliquer dans la mise en œuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations
• Saisir les factures notamment fournisseurs
• Préparer les déclarations aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les Responsables de Programmes)
• Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic
• Constituer et tenir les dossiers d'assurance relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d'assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes

Notre candidat(e) idéal(le)

Vous êtes issu(e) d'une formation type BAC+2/3 et vous avez une première expérience dans cette fonction dans le secteur de la Promotion immobilière.

Vous possédez de solides compétences du pack Office, des qualités d'expression écrites et orales, la connaissance du logiciel PrimPromo est un atout.

Vous avez une appétence pour les chiffres, le travail en équipe y compris à distance, vous arrivez à adapter vos priorités selon les urgences.

Organisé(e), engagé.e et rigoureux(se), vous avez des qualités relationnelles ainsi qu'un esprit d'initiative.

Les bénéfices

Offre collaborateur : % de remise sur les grilles de prix, frais de notaire offerts pas de dépôt de garantie à verser

Charte de télétravail comprenant 1 journée occasionnelle ou régulière par semaine (une 2ème journée est actuellement en test jusqu'à la fin du premier semestre 2025)

Contrat de Santé et prévoyance pris en charge par l'employeur à hauteur de 70 %

Carte titres restaurant (9,90€/jour travaillé dont 5,90€ pris en charge par l'employeur)

75% des frais de transport remboursés

Prime de cooptation à la validation de la période d'essai du salarié coopté

Réductions et avantages CSE

RTT

Café/Thé offerts par l'entreprise

Espace de travail de qualité

Processus de recrutement

/Etape 1 : Transmettez-nous votre CV et répondez à notre process de recrutement via l'outil MAKI.

/Etape 2 : Premier RDV téléphonique avec la Responsable de Projets RH afin d'échanger de manière plus approfondie sur votre parcours, votre projet professionnel et le poste à pourvoir (30 minutes).

/Etape 3 : Vous réaliserez un entretien avec le Directeur Opérationnel, votre futur manager, pour vous projeter encore plus sur le poste (1h).

Nous considérons toutes les candidatures et favorisons une culture de travail inclusive, où chaque collaborateur se sent à sa place. Tous nos métiers sont ouverts aux personnes en situation de handicap.