Gestionnaire de scolarité H/F

Et si vous contribuiez au rayonnement d'une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L'Université de Lorraine forme plus de étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d'enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d'un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L'Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s'appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu'appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l'université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l'Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l'Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l'Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c'est innover ».

L'université de Lorraine recrute pour l'ENSGSI un Gestionnaire 3e année Cycle Ingénieur et des MASTERS H/F

Description de la structure d'affectation :

L'Ecole Nationale Supérieure en Génie des Systèmes et de l'Innovation (ENSGSI) forme environ 350 étudiants. Elle est composée de 27 enseignants et enseignants-chercheurs et de 15 personnels administratifs et techniques.

Description du poste :

Sous la responsabilité de la responsable du service des formations, la technicienne en gestion administrative est chargée du suivi administratif et pédagogique des étudiants en cycle ingénieur et en Master, en lien avec le Directeur des Etudes et les équipes pédagogiques. Elle est aussi en appui sur le suivi des étudiants du cycle préparatoire.

Mission 1 : Gestion administrative et pédagogique de la 3e année du Cycle Ingénieur

• Inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
• Modifications et mises à jour de l'emploi du temps avec le responsable de formation
• Saisie sur le logiciel ADE
• Gérer les intervenants en 3AI en collaboration avec le service financier
• Compléter et mettre à jour le tableau de bord des intervenants vacataires et prestataires (travail collaboratif)
• Collaborer à la préparation des conseils de scolarité et des jurys du cycle ingénieur
• Collaborer à la gestion des soutenances de stage intermédiaire
• Préparation et suivi des conventions de stage des étudiants de 3ème année ingénieur

Mission 2 : Gestion administrative et pédagogique des MASTERS IDEAS et IUVTT

• Inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants en MASTER IDEAS et IUVTT
• Organiser et gérer les emplois du temps des Masters, en relation avec les responsables de diplômes et les enseignants
• Gérer les examens des masters
• Planifier et organiser les soutenances intermédiaires et finales
• Préparer les jurys de diplomation (p.v, notes, diplômes)
• Suivi des candidatures via l'application E Candidat et Etudes en France
• Préparer et transmettre les conventions de stage
• Saisie des maquettes pédagogiques dans APOGEE (travail collaboratif)
• Gérer les modalités de contrôle des connaissances avec les porteurs de mention

Mission 3 : Gestion des emplois du temps de la 1ère et 2ème année ingénieur

• Saisie des emplois du temps sur ADE en lien avec les responsables
• Modifications et mises à jour
• Information et mise à jour des intervenants extérieurs (travail collaboratif)

Mission 4 : Gestion des jurys ingénieur – travail en collaboratif

• Préparation des tableaux de notes
• Participation aux jurys
• Etablissement des PV et des relevés de notes

Activités associées :

• Participation aux enquêtes
• Participation aux évènements de l'école (salon Oriaction, JPO, 48h etc…)
• Participation à la gestion des inscriptions administratives des étudiants

Personne avec un bac minimum.

Savoirs

• Connaissance de l'environnement universitaire
• Connaissance du domaine de la formation

Savoir-faire opérationnels

• Savoir s'organiser et gérer les priorités
• Structurer son travail
• Savoir planifier et respecter les délais
• Inscrire son activité dans un calendrier contraint et varié
• Maitriser différents logiciels utilisés en scolarité (Apogee, ADE)
• Réactivité et rigueur
• Prise d'initiatives

Compétences relationnelles

• S'adapter à son environnement de travail, aux changements
• Travailler en équipe : partager, collaborer, faire preuve de curiosité professionnelle
• Savoir accueillir et écouter les étudiants, les intervenants et le personnel de l'école
• Être diplomate
• Savoir gérer son stress
• Sens de la confidentialité

Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 5 janvier au 31/06/2026 (renouvellement possible par année universitaire)

Rémunération : 2189 €brut mensuel.

Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.