Assistante Administrative I-REIVAC

il y a 1 semaine

Paris, Île-de-France Dgafp Temps plein


Informations générales

Organisme de rattachement

Hôpital Hôtel Dieu  

Référence

APHP_

Date de début de diffusion

/03/2025

Date de parution

/12/2025

Localisation

Paris cedex 4

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels


Domaine / Métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager


Intitulé du poste

Assistante Administrative I-REIVAC (Innovative clinical REsearch network In VACcinology) F/H


Description du poste

MISSION PRINCIPALE

L'assistant(e) administratif(ve) assure un rôle clé dans la gestion quotidienne des taches administrative. Elle garantit la bonne organisation et le bon fonctionnement de l'équipe en apportant une aide logistique et en coordonnant les tâches de bureau.
ACTIVITES
Gestion d'agendas
Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements de l'équipe de coordination
Gestion de plusieurs agendas simultanément
Gestion des communications
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Gestion de la boite mail générique, de la boite postale et autres demandes
Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes.
Traiter et diffuser des informations au sein du réseau et auprès des partenaires
Gestion administrative
Assurer le classement et l'archivage des documents physiques et numériques
Gestion des contacts 
Tenir à jour l'annuaire des membres du réseau, de l'équipe de coordination, des fournisseurs et partenaires
Réalisation de rapports et synthèses
Rédiger des documents, lettres, comptes rendus de réunions
Création de support de présentation, rapports etc
Gestion des fournitures de bureau
Suivi des inventaires et renouvellement des stocks
Accueil des visiteurs et partenaires
Accueil des partenaires et gestion des salles de réunion


Descriptif du profil recherché

DIPLOMES ET OUTILS :

Formation diplômante : dans le domaine du secrétariat, support action managériale ou gestion administration

SAVOIR FAIRE ET APTITUDE :

Savoir Faire :

• Accueil et orientation des personnes, accueil téléphonique

• Gestion du classement et de l'archivage

• Prise de note, rédaction de compte rendu, mise en forme de documents

• Organisation de réunion

• Travail en équipe et en réseau, sens relationnel

• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,

• Assurer avec tact, discrétion et courtoisie toutes les activités liées à la fonction,

• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, outlook).
Aptitude :

• Respect de la hiérarchie,

• Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne,

• Bonne compréhension et rapidité d'exécution,

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Sens du service, bonne communication et savoir travailler en équipe

• Capacité à gérer les priorités


Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

  • Coordonnateur du Projet I-REIVAC Emergence, F/H

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