Responsable administrative

Office Manager / Responsable Administratif (M/F) – Japanese Company

Location: Villeurbanne (Lyon)

Contract: CDI – Full-time

Reporting to: Managing Director Europe

Position Summary

As Office Manager for our bureau in Lyon, you will play a central role ensuring smooth day-to-day operation of our French entity. You will act as a key person of contacts among our French team, colleagues of our Germany bureau, European partners, local/international customers, and our headquarters in Japan.

This position requires a high level of autonomy, versatility, and strong organizational skills in an international and multicultural environment.

Key Responsibilities

Social Administration (France and Germany)

• Liaise with the external accounting firm for payroll (paie) and social declarations.
• Manage employee overtime and benefits (mutuelle, prévoyance).
• Ensure compliance with French labor regulations.

Accounting & Finance Support

• Manage expense claims and prepare bookkeeping documents.
• Monitor invoices and liaise with the finance department at HQ in Japan.

Sales & Service Support

• Provide administrative and coordination support to sales and service activities.
• Ensure smooth day-to-day business operations.

Office Administration & Facility Management

• Manage office supplies and relationships with local vendors (IT, insurance, cleaning services, maintenance).
• Handle incoming/outgoing mail and general office administration.

Exhibition & Event Support

• Organize payments, logistics, and materials for exhibitions and trade shows in France.

Executive & Management Support

• Assist management with administrative tasks as needed.
• Facilitate communication between the local team and Japanese HQ in English.

Candidate Profile

Languages

• French: Native level (excellent written skills required for French administration).
• English: Business level (daily communication with European partners and HQ).
• German/Japanese: Not required; interest in Japanese culture is a plus.

Experience

• Minimum 5 years' experience in Office Management, Administration, or Executive Assistance.
• Experience in an international or multicultural environment is strongly preferred.

Mindset & Skills

• Strong cross-cultural sensitivity and attention to detail.
• Ability to manage a wide range of responsibilities independently.
• Proactive, organized, and reliable.

Responsable administrative (Office Manager) (H/F) – Filiale d'un groupe japonais

Lieu : Villeurbanne (Lyon)

Contrat : CDI – Temps plein

Supérieur hiérarchique : Directeur général Europe

Résumé du poste

En tant que responsable administratif de notre bureau à Lyon, vous jouerez un rôle dominant dans le bon fonctionnement au quotidien. Vous serez la personne a contacter en prioriter entre notre équipe française, nos collègues allemand, nos partenaires européens, ainsi que nos clients locaux/internationaux et notre siège social au Japon.

Ce poste exige un haut niveau d'autonomie, de polyvalence et de solides compétences en organisation dans un environnement international.

Missions principales

Administration sociale (France et Allemagne)

• Assurer la liaison avec le cabinet comptable externe pour la paye et les déclarations sociales.
• Gérer les heures supplémentaires et les avantages sociaux des employés (mutuelle, prévoyance).
• Veiller au respect de la réglementation française en matière de droit du travail.

Assistance comptable et financière

• Gérer les demandes de remboursement des frais et préparer les documents comptables.
• Contrôler les factures et assurer la liaison avec le service financier du siège social au Japon.

Assistance commerciale et technique

• Fournir un soutien administratif et coordinationnel aux activités de vente et de service.
• Assurer le bon déroulement des opérations commerciales quotidiennes.

Administration des bureaux et gestion des installations

• Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les fournisseurs locaux (informatique, assurance, services de nettoyage, maintenance).
• Gérer le courrier entrant/sortant et l'administration générale du bureau.

Soutien aux expositions et événements

• Organiser les paiements, la logistique et le matériel pour les expositions et les salons professionnels en France.

Assistance à la direction et à la gestion

• Assister la direction dans les tâches administratives selon les besoins.
• Faciliter la communication en anglais entre l'équipe locale et le siège social japonais.

Profil du candidat

Langues

• Français : niveau natif (excellentes compétences rédactionnelles requises pour les démarches administratives en France).
• Anglais : niveau professionnel (communication quotidienne avec les partenaires européens).
• Japonais : non requis, un intérêt pour la culture japonaise est un plus.

Expérience

• Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion de bureau, l'administration ou l'assistance de direction.
• Une expérience dans un environnement international ou multiculturel est fortement appréciée.

État d'esprit et compétences

• Diplomatie interculturelle et souci du détail.
• Capacité à gérer de manière autonome un large éventail de responsabilités.
• Proactif, organisé et fiable.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 3 300,00€ par mois

Lieu du poste : Télétravail hybride Villeurbanne, FRANCE)