Chargé de gestion administrative et organisation H/F

Structure : Association Temps Jeunes et ACSV

Lieu de travail : Oullins (69) – déplacements ponctuels sur les centres et bureaux parisiens

Type de contrat : CDI – Temps plein

Rémunération : Environ 25 à 28 K€ brut/an, négociable selon expérience et Convention Collective ECLAT + avantages sociaux (tickets restaurants, mutuelle, participation transport)

Temps Jeunes & ACSV est une association à but non lucratif qui s'occupe de l'organisation de colonies de vacances pour enfants et ados (en France ou à l'étranger), de classes de découvertes et de formation BAFA.

CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE

Dans le cadre de la structuration du service production et organisation des activités pédagogiques, l'association Temps Jeunes & ACSV crée un poste de chargé.e de gestion administrative et organisation afin de renforcer l'efficacité opérationnelle et administrative du service.

Le/la Chargé·e de gestion administrative et organisation intervient en appui transversal à l'organisation des séjours de vacances, en France et à l'étranger. Poste clé dans la structuration et la fiabilisation des process, il/elle accompagne la responsable de service dans le suivi administratif, budgétaire et organisationnel, tout en assurant un rôle de coordination entre les pôles organisation, pédagogique et logistique.

Dans un contexte de forte saisonnalité, il/elle contribue à la fluidité de l'information, à la qualité du suivi administratif des séjours et au bon déroulement des opérations avant, pendant et après les départs.

MISSIONS PRINCIPALES

Intégré(e) à une équipe de 6 à 9 personnes selon les périodes d'activité, le/la chargé.e de gestion administrative et organisation aura pour missions :

1. Assistance directe à la Responsable du service

• Assurer le suivi de dossiers transversaux à la demande de la responsable de service.
• Préparer des tableaux de suivi, synthèses et documents d'aide à la décision.
• Mettre à jour, centraliser et structurer les documents et outils du service (drives directeurs, tableaux de bord, documents partagés).
• Veiller à la bonne circulation de l'information entre les pôles organisation, pédagogique et logistique.
• Apporter un appui au suivi budgétaire du service.
• Assurer la communication et la transmission des informations auprès des équipes pédagogiques.

2. Soutien transversal à l'organisation des séjours

• Assurer un appui administratif à la permanence pédagogique (suivi des demandes, réponses aux sollicitations).
• Participer à la préparation des convoyages : saisie des informations dans l'outil métier, préparation des convocations, création des schémas de transport…
• Assurer le suivi de la gestion des frais médicaux pendant les séjours.
• Réceptionner, relancer et contrôler les documents de fin de séjour : comptabilité, cartes bancaires, registres de présence, contrats, frais médicaux, etc.
• Superviser l'ensemble des aspects administratifs liés à l'organisation et au suivi des séjours de vacances.

3. Renfort à la prospection pour les séjours à l'étranger

• Participer à la prospection d'hébergements et d'activités à l'étranger : recherches, premiers contacts, analyses comparatives.
• Réaliser des échanges écrits et oraux en anglais avec les prestataires : demandes d'informations, devis, relances et clarifications.
• Centraliser, organiser et classer les réponses des prestataires (devis, conditions, disponibilités).
• Mettre en forme des tableaux comparatifs (offres, tarifs, capacités, conditions).
• Contribuer à la constitution et à la mise à jour des bases de données de prestataires étrangers.

PROFIL RECHERCHE

• Formation en gestion administrative (Bac +2 recommandé).
• À l'aise dans des environnements dynamiques et multi-projets.
• Sensibilité au secteur de l'éducation populaire avec expérience dans l'animation de séjours de vacances appréciée.
• Permis B nécessaire.
• Maîtrise de l'anglais oral et écrit indispensable.
• Autre langue étrangère appréciée (espagnol, italien, allemand…)

COMPETENCES CLES

• Organisation administrative et gestion des priorités.
• Rédaction de comptes rendus, synthèses et documents structurés.
• Capacité d'analyse, de synthèse et de mise en forme de données.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel/Sheets, Drive).
• Aisance dans le suivi simultané de plusieurs dossiers.
• Sens de la coordination et du travail en transversalité.

SAVOIR-ETRE

• Rigueur, méthode et sens aigu de l'organisation.
• Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités.
• Réactivité et adaptabilité en période de forte activité.
• Aisance relationnelle, sens du service et diplomatie.
• Adhésion aux valeurs éducatives et associatives de Temps Jeunes.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

• Temps de travail : temps plein annualisé (35 h).

Période d'activité forte : De mi-mai à mi-août.

Le surplus est récupéré en novembre/décembre.

• Congés :

• 15 jours en sept/oct selon planning des séjours

• 15 jours pendant les vacances de Noël

• 1 semaine supplémentaire à définir avec le responsable de service en fonction de l'activité du service

Négociable selon projet personnel éventuel sur certaines périodes.

• Disponibilités : travail le week-end pendant les vacances scolaires (en roulement avec le reste de l'équipe).
• Mobilité : déplacements fréquents sur les centres de vacances.
• Télétravail : possible de manière ponctuelle, selon les modalités d'accord d'entreprise, à raison de 1 jour par semaine, hors vacances scolaires.
• Prise de Poste : dès que possible

Pour postuler merci d'adresser vos motivations et CV.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : à partir de 25 000,00€ par an

Avantages :

• Aide au logement
• Prise en charge du transport quotidien

Question(s) de présélection:

• Quelle(s) expérience(s) avez-vous déjà eue(s) dans le domaine des séjours de vacances, des classes découvertes (animation, encadrement, organisation, accompagnement, etc.) ou des formations BAFA ?
• Etes-vous titulaire du permis B ?
• Etes-vous titulaire du BAFD ou d'une équivalence ?

Lieu du poste : En présentiel