Référent Administratif et Financier

Ainsi, rattaché(e) à la Direction Voirie, Espaces publics et Eclairage Public (VEPEP), vos missions seront réparties sur les 3 directions suivantes : 55 % pour la Direction VEPEP, 30% pour la Direction des Bâtiments Communautaires et 15 % pour la Direction Aménagement, Urbanisme et Mobilités.

Vous serez chargé(e) de concevoir et rédiger les actes administratifs (délibérations, conventions administratives, dossiers de financements extérieurs, annexes comptables et assimilés, documents de planification de versements / appels de fonds), et d'assurer l'ensemble du suivi relatif aux dépenses et recettes de la direction VEPEP.

Dans ce cadre, vos activités seront :

BUDGETS :

Assurer la gestion et le suivi des dépenses relatives à la direction VEPEP sur ces trois budgets (INFRA - Esp Public -Eclairage), afférents aux politiques publiques gérées par la direction.

Suivre l'ensemble du processus relatif aux dépenses des services (CIRIL), en lien avec l'assistante administrative en charge des engagements du budget INFRA

Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels n+1, et assister le directeur VEPEP aux conférences budgétaires.

Assurer le suivi des budgets propres aux recettes (investissement et fonctionnement), pour l'ensemble des directions mutualisées

TABLEAUX DE BORD

Produire et analyser les tableaux de bords d'avancement et de suivi des engagements, des mandatements de délai de paiement des factures.

Produire des tableaux de bords d'avancement et de suivi des PPI ou AP/CP

Produire et analyser les tableaux de bords de suivi des conventions de prestations

Produire et analyser les tableaux de bords des conventions de fonds de concours

Renseigner et consolider les données des indicateurs d'activité et des tableaux de bords

MARCHES

Collaborer avec la Référente finances de la direction des Bâtiments Communautaires sur le suivi des marchés

Assister les chargés d'opération et faire le lien avec le service des marchés, pour la rédaction des fiches de recensement et de lancement

Préparer les délibérations, accompagnement les procédures de consultation et assurer le suivi de la procédure de validation

GESTION DES CONVENTIONS DE PRESTATIONS

Assurer la préparation (rédaction et délibération) et le suivi des 32 conventions de la régie de travaux VEPEP

Produire et tenir le tableau de bord de suivi de ces conventions, en lien avec le directeur adjoint de la Régie de travaux

Assurer la facturation des prestations et l'actualisation des prix

Assister le service Urbanisme pour la mise en œuvre des facturations des prestations liées à l'instruction des permis de construire et assurer le suivi des recouvrements auprès du service des finances

SUBVENTIONS - FONDS DE CONCOURS

Assister les directions mutualisées, sur les dossiers de demande de subvention, et notamment le suivi auprès des différents organismes sollicité.

Assurer le processus des délibérations et de rédaction des conventions, en lien avec les directions concernées

Etablir les demandes de fonds jusqu'aux soldes des conventions de fonds de concours et subvention (TAB de suivi des dépenses, plan de financement, certificats d'achèvement, etc …)

Activer une procédure garantissant le respect des délais des institutions, communes et autres partenaires, tenu tableau de bord de suivi

DIVERS

Assurer l'interface avec le service des assemblées CAPI :

* Contrôler et vérifier pré & poste-envoi des documents visés en bureaux et Conseils Communautaires.

* Suivre les mises en lignes sur l'intranet & plateformes dédiées (POSACTES)

* Corriger, amender et faire les éditions, le cas échéant

* Dresser les annexes propres au circuit des parapheurs CAPI

* Vérifier les retours du contrôle de légalité et les éventuelles modifications impactant le traitement des dossiers et les plans de charges pluriannuels.

Savoir établir un lien avec le service juridique pour la consolidation des actes administratifs (délibérations, conventions)

Être un relais, échanger régulièrement avec les intervenants extérieurs (Communes, institutions publiques, etc…) .

Participer régulièrement aux principales réunions et revues de projet des différentes directions rattachées, gestion des tableaux de bords. (Direction Bâtiments communautaires et Direction Aménagement/mobilités et Uranisme)

Participer aux actions rentrant dans son champ de compétences et en fonction des besoins, assurer la continuité du service durant les congés du/de la responsable administrative de la direction VEPEP