Office manager

Office manager & sales officer (M/F)

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared
a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders
in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each
individual experience and encourage the full expression of talents within our
school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and
development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a
personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our
multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to
expanding its influence? Then, share your professional journey by
applying

We are searching for an experienced Office manager & sales officer (M/F) at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

La Direction Corporate & Public Partnerships
(DCPP) a pour mission de développer et de maintenir les partenariats entre HEC
Paris et les entreprises ainsi que les organisations publiques. A ce titre, elle
est par nature transverse et en lien avec toutes les parties prenantes d'HEC
Paris et tous les départements internes : décanat, centres et instituts de
recherche, la fondation HEC... L'équipe est composée d'experts en levée de
fonds de différentes natures, animés par l'ambition de permettre à
l'institution de renforcer sa stratégie d'impact.
Sous impulsion de notre Directeur Général et
Doyen, Eloic Peyrache, l'école a défini sa raison d'être et ses valeurs. En
tant qu'institution académique à but non lucratif, la levée de fonds est
essentielle car elle permet de donner à l'école les moyens d'amplifier son
impact positif (à travers sa recherche, ses enseignements et ses actions).
HEC Paris lance une nouvelle campagne notamment
pour financer la rénovation du Campus de l'école. Afin de préparer la nouvelle
dynamique, la directrice des partenariats cherche à pourvoir un poste d'assistant/e
de direction et commercial qui aura pour mission principale de soutenir la
directrice et de l'aider à suivre les actions commerciales de l'équipe. Elle
sera aussi un soutien à l'équipe pour faciliter la coordination de sujets
multi-BU et multipartenaire.

Missions principales :
1/ Support à la Directrice
- Gestion de l'agenda et des priorités.
- Organisation des déplacements (France et international).
- Préparation et suivi des réunions d'équipes et de management (ordre du jour, compte rendu).
- Suivi des projets stratégiques et coordination des activités transverses et des réunions entre BU.
- Gestion administrative : notes de frais, ordres de mission, suivi des dossiers.

2/ Support et coordination pour l'ensemble de la
direction
- Accueil des visiteurs et délégations.
- Organisation d'événements internes (team building, réunions d'information) et de réunions inter-directions.
- Soutien à la communication et à l'organisation des évènements de la direction
- Participation à l'onboarding : arrivées/départs, mise à jour des organigrammes et listes.
- Rôle de facilitateur entre équipes, BUs et partenaires externes.

3/ Support Commercial & CRM
- Mise à jour et exploitation du CRM (contacts, reporting, extraction de données, statistiques et présentation des principales informations).
- Devenir le/la référent/e pour le suivi des leads et des actions par lead pour faciliter le suivi de l'état des lieux du pipe commun de l'équipe et des actions en cours et aider ainsi la coordination de l'équipe.
- Contribution à la mise en place d'outils, notamment le nouveau CRM, et process pour améliorer l'efficacité commerciale. La personne sera amenée à travailler sur des projets de mise en œuvre de l'IA pour fluidifier des processus ou améliorer la qualité des rendus.
- Ponctuellement soutenir les fundraisers dans la préparation des dossiers et des présentations.
- Gestion et suivi des signatures de contrat, rédaction des courriers suite à nomination…
- Centralisation des demandes internes et externes notamment gestion des mails de l'adresse contact.
- Soutien à l'équipe dans la détection des évènements pertinents organisés par les différentes BU et partenaires.

4/ Gestion Budgétaire et Administrative
- Suivi du budget de la Direction en lien avec les services financiers.
- Préparation des réunions budgétaires, suivi des commandes via SAP.
- Analyse des résultats et proposition d'améliorations.

- Formation Bac+2 minimum.
- Expérience confirmée (3 ans minimum) en
assistanat de direction et/ou commercial.
- Forte orientation résultats et sens du service.
- Adaptabilité, flexibilité et esprit d'équipe.
- Excellente organisation et gestion des
priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office
avec une très bonne maitrise d'Excel) et digitaux (CRM, SAP).
- Intérêt pour et capacité à travailler sur des
outils innovants (IA, automatisation) et investir du temps pour se former.
- Sens du service, autonomie, initiative.
- Excellentes compétences relationnelles et
interculturelles.
- Français et anglais courant (idéalement
bilingue).
 - Intérêt
pour la levée de fond et le milieu académique (un plus).

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- An exceptional working environment in a wooded park
- Free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- A company restaurant
- Free parking
- Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

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profile matches our search criteria, we will contact you for an initial phone
interview.
HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we
welcome and consider applications solely on the merit of professional
proficiency.