Secrétaire administratif — H/F

La résidence Les Aigueilleres, appartenant au Groupe Oc Santé, est situé sur la commune de Montferrier sur Lez. L'établissement dispose de 60 lits dont 10 lits en secteur protégé, pour les personnes présentant des troubles cognitifs.

Nous recrutons une secrétaire administrative à temps plein

Vos principales missions seront les suivantes :

o Vérifier la présence du personnel et la bonne organisation du travail.

o Prévenir la direction des problèmes ressentis, et participer à leur résolution dans le champ de ses responsabilités.

o En lien avec la Gouvernante, prévenir le responsable technique en cas de panne de matériel essentiel au bon fonctionnement de l'établissement.

 Activités administratives :

• Traite les courriers et appels téléphoniques
• Rédaction de courriers divers : courrier tutelle, courrier familles, etc.
• Prise de RDV pour la Direction

Gestion des Ressources Humaines :

• Suivi des planning des professionnels
• Suivi et gestion des absences sur planning
• Tenue des dossiers individuels du personnel
• Participe à la préparation des éléments de paye
• Tenue du registre unique du personnel

 Gestion dossiers des résidents :

• Suivi et mise à jour des dossiers administratifs du résident, suivi mouvements entrées/sorties
• Registre des entrées et sorties des résidents
• Préparation du contrat de séjour, règlement intérieur, livret d'accueil avant une admission.

 Facturation mensuelle :

• Participe au contrôle et suivi des factures résidents
• Suivi avec les conseils départementaux

 Activités hôtelières :

• Accueil des nouveaux résidents et de leur famille
• Participe à l'accueil des stagiaires, des remplaçants (remise des fiches de postes et signature du contrat)
• Accueil des visiteurs et des prestataires
• Répondre aux attentes des résidents : questions diverses et requêtes

 Activités annexes :

• Supervise le classement et l'archivage des documents
• Mise à jour de tous les documents qui nécessitent un suivi.

La liste des tâches n'est pas exhaustive, la secrétaire administrative devra s'adapter aux évolutions de son emploi et suivre notamment les formations nécessaires.

Liens fonctionnels :

Pour la bonne réalisation de ses missions, la secrétaire administrative aura des relations fonctionnelles avec tous les corps de métier représentés au sein de la structure. Il/Elle aura également des liens de travail avec la comptabilité et le service paye ainsi qu'avec les autorités de contrôle et de tarification, notamment dans le cadre du suivi des dossiers concernant les résidents.

Horaires et rythme de travail :

CDI à temps plein

Lundi au Vendredi de 9h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00.

Rémunération :

Filière administrative – Position I – Niveau Employé hautement qualifié

Coefficient 236 + SEGUR 1 + ancienneté

= à partir de € brut + ancienneté en fonction de l'expérience

Prise de poste le 15 mars 2026.

Savoirs techniques et professionnels :

Il est impératif de posséder au minimum un diplôme de niveau Bac +2/3 ainsi qu'une maîtrise des principaux logiciels, une bonne orthographe et une aisance rédactionnelle :

› Maîtriser les outils bureautiques ;

› Filtrer et orienter les appels téléphoniques ;

› Renseigner les interlocuteurs ;

› Rédiger et mettre en forme un document de manière autonome ;

› Travailler en équipe ;

› Organiser et prioriser les activités de secrétariat ;

› S'exprimer aisément devant des interlocuteurs divers et variés.

Savoirs être :

› Bon relationnel ;

› Esprit d'initiative ;

› Disponibilité ;

› Sens de la confidentialité / Discrétion ;

› Rapidité d'exécution ;

› Polyvalence ;

› Diplomatie.

LE GROUPE OC SANTE

Oc Santé est le premier groupe de santé indépendant de la région Occitanie. Il réunit et gère 17 établissements regroupant toutes les spécialités : chirurgie, maternité, médecine, hospitalisation à domicile, soins de suite et de réadaptation, psychiatrie et hébergement de personnes âgées (EHPAD et résidence sénior).

Depuis sa création, le groupe Oc Santé a connu un développement continu intégrant parfaitement l'évolution des exigences sanitaires et privilégiant une offre de soins de proximité, à l'écoute du patient et basée sur la complémentarité des établissements tout en prenant en compte les spécificités de chacun.

Le patient et l'accès pour tous à des soins sécurisés et de qualité sont au cœur d'un projet médical ambitieux et partagé afin de tisser un réseau de santé performant et de garantir une répartition optimale des spécialités médicales.

Visant une qualité de soins optimale, les établissements du groupe Oc Santé ont su développer leurs complémentarités médicales, techniques et administratives pour tisser un réseau de soins performant, proposant une répartition équilibrée des spécialités médicales.

Porteurs d'investissements constants en matière d'amélioration ou de rénovation de leurs structures d'accueil et de leurs plateaux techniques, les établissements du Groupe Oc Santé offrent aux patients une prise en charge globale alliant qualité, confort et sécurité.

Oc Santé permet à l'ensemble de ses établissements d'optimiser leur gestion à travers la mise en commun de services logistiques (ressources humaines, systèmes d'information, information médicale, finances et contrôle de gestion, technique et biomédical, restauration) et de fonctions supports animées par des référents dans de nombreux domaines (achats, immobilier, juridique, communication, qualité, gestion des risques et développement durable).

Montferrier-sur-Lez

Bac +2/3

Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

CDI

Secrétaire / secrétaire de direction