Assistante de direction du CCAS

Vos missions principales :

Secrétariat général et suivi administratif

• Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne ou externe : mails (boîte action sociale), courriers, notes, tableaux.

• Assurer la gestion du courrier via le logiciel Post Office.

• Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.

• Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services.

• Rédiger des courriers simples.

• Organiser l'agenda de la direction, gérer la prise de rendez-vous selon les priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.

• Classer et archiver les dossiers du service.

• Suivre les dossiers administratifs du personnel : congés, absences, ordres de mission, vacations, intégration, stages, jours de formation et télétravail.

• Prendre les rendez-vous avec l'élu du secteur.

Secrétariat Pôle Solidarité et Pôle Social et suivi des activités

• Assurer le suivi administratif en lien avec les responsables des pôles Solidarité et Social.

• Vérifier la conformité et la mise à jour des dossiers administratifs en lien avec les services concernés.

• Centraliser les tableaux de statistiques des activités de la direction et de ses deux pôles.

• Participer à l'élaboration du rapport d'activité annuel

• Relayer les informations importantes auprès de la direction

Préparation et suivi du Conseil d'Administration et des Commissions

• Organiser les commissions des aides facultatives, ainsi que la logistique et le suivi des réunions de concertation pour l'accès à la boutique alimentaire.

• Mettre en forme définitive et envoyer les délibérations et procès-verbaux des commissions.

• Gérer les convocations, affichages et comptes-rendus.

• Assurer la transmission des délibérations à la Préfecture et le suivi auprès du contrôle de légalité.

Communication et visibilité du service

• Gérer la mise à jour du site Ville pour le service.

• Être référent communication : conception et diffusion d'affiches, information sur le site internet, supports internes et externes.

Référent(e) RGPD

• Veiller au respect des obligations liées au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein du CCAS.

• Participer à la mise à jour du registre des traitements et à la sensibilisation des agents aux bonnes pratiques.

• Assurer le lien avec le Délégué à la Protection des Données (DPD) de la collectivité.

• Contribuer à la mise en conformité des procédures internes et au traitement des demandes relatives aux données personnelles

Missions Occasionnelles

• Participer aux événements du service,

• Suppléer l'accueil en cas de besoin.

Vos compétences techniques :

• Bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et d'un CCAS.

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.

• Maîtrise des logiciels : Post-Office, Mon Suivi Social, Canva

• Bonne compréhension des règles de gestion administrative et juridique : délibérations, arrêtés, décisions, courriers, contrôle de légalité.

• Connaissance des techniques de communication et des procédures internes.

Vos Aptitudes :

• Organisation, sens des priorités et rigueur dans le traitement des dossiers.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Autonomie, sens des responsabilités et capacité d'initiative.

• Réactivité face aux urgences et flexibilité dans la gestion de l'imprévu.

• Bon relationnel, sens du service public et diplomatie.

• Esprit d'équipe et coopération avec les autres assistantes et chefs de service.

• Capacité d'adaptation aux outils numériques et aux évolutions des missions.

Diplômes souhaités :

Bac +2 : BTS Assistant(e) de Manager / Assistant(e) de Gestion PME-PMI

Avantages et conditions d'exercice :

Temps de travail : 38 heures hebdomadaire, Nocturne le mardi.

Droits aux congés : 25 jours de congés + 18 jours de RTT.

Rémunération : rémunération indiciaire et selon profil, sur 13 mois.

Action sociale : PLURELYA (chèques vacances, coupons sport…), participation complémentaire santé et prévoyance

• Prime de fin d'année
• Compte-Epargne Temps
• Prise en charge Mutuelle
• Prise en charge frais déplacement formation
• Régime indemnitaire
• ARTT
• Bilan de compétence/carrière
• Autorisations spéciales d'absence
• RIFSEEP
• CIA

Commune centre de Saint Quentin en Yvelines, située au sud-ouest de Paris, MONTIGNY LE BRETONNEUX, ville de habitants, très attachée à son environnement, veille tout particulièrement à son cadre et à sa qualité de vie.

Reconnue par diverses distinctions officielles, notamment celles de Territoire engagé pour la nature et la biodiversité, Ville fleurie, Ville active et sportive, Ville amie des enfants (UNICEF)…

La Ville a à cœur de recruter et d'accompagner son personnel grâce à une politique RH de développement des compétences par la formation, la mobilité et l'évolution professionnelle.