Assistant de direction F/H

L'entreprise

Vous souhaitez donner du sens à vos missions, le Foyer Notre-Dame des Sans-Abri répondra à votre attente.

Le Foyer propose aux personnes en grande précarité des solutions de logement, d'hébergement d'urgence et d'insertion, d'accueil de jour, de soins, d'hygiène, d'accompagnement et d'aide à l'insertion professionnelle et sociale.

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Description du poste

L'Assistant de direction est une clé du fonctionnement de l'association.

Il accompagne la directrice de l'association afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.

MISSIONS

Secrétariat et gestion de la vie associative des réunions internes (comité de direction, réunion des cadres, journées d'accueil des nouveaux, journées portes-ouvertes…), du Bureau, du Conseil d'Administration et de l'Assemblé Générale (en lien avec la Secrétaire du Bureau).

· Définir un calendrier semestriel.

· Organiser la tenue des différentes instances : Ordre du Jour, communication, documents, invitations.

· Organiser la logistique des différentes instances / réunions.

· Tenir à jour les registres, assurer les déclarations en préfecture, les procédures relatives aux administrateurs, le reporting / suivi des décisions.

· Faire circuler l'information au sein des instances associatives.

· Organiser les procurations bancaires.

Secrétariat de direction du Président et de la Directrice

· Gérer avec optimisation les agenda, planning, organisation de rendez-vous et réunions, suivi des différentes instances.

· Rédiger les courriers et gérer les contacts dans le CRM.

Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services internes ou partenaires externes, avec discernement et dans le respect de la confidentialité.

Participer à l'organisation des évènements en lien avec le service communication (invitations, organisation matérielle).

Organiser, gérer et suivre des dossiers transverses.

· Astreintes : planning, remplacements, formation, consolidation des Comptes Rendus.

· Planning des mises à dispositions de personnel à la Maison de la Veille Sociale.

· Distribution de places d'évènements sportifs ou culturels.

· Conventions partenariales non financières : suivi, mise à jour, archivage.

· Tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers - rendre des comptes, statistiques, suivi des indicateurs.

· Tri et archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).

· Formalités liées aux décès des Passagers.

· Planning d'utilisation de la flotte des véhicules.

Organiser la fonction accueil

· Organiser et superviser l'accueil physique et téléphonique au siège.

· Superviser l'agent d'accueil et gérer les remplacements en cas d'absence.

· Veiller au bon fonctionnement et à la répartition des salles de réunion, à leur état général.

· Veiller à la qualité de vie des équipes du siège ou des équipes venant sur le site.

Contrat à durée indéterminé - Temps plein du Lundi au Vendredi en journée.

Prise de poste : Au plus tard le

Laurence Salvador – Responsable Développement RH 

Profil recherché

Minimum BAC+3 / BTS – Assistant de direction

Expérience professionnelle de 8 ans minimum

Confidentialité, discrétion

Ecoute, patience

Anticipation, organisation, respect des délais

Sens des priorités

Diplomatie et pédagogie

Rigueur, méthode

Autonomie

Curiosité

Persévérance

Capacité d'adaptation et de gestion du stress

Maîtrise des techniques de communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données

Être force de proposition

Avantages selon Accord d'entreprise

• Statut Agent de Maîtrise
• Niveau de rémunération tenant compte d'une éventuelle reprise d'ancienneté.
• Indemnité mensuelle des métiers socio éducatifs.
• Prime de transport.
• Mutuelle obligatoire (contrat responsable).

Réf: d3ca195a-ea4b-4ff6-8bb8-6b6e68c6050c

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