Un responsable administratif ou une responsable administrative en EHPAD H/F

Le CCAS (Centre Communal d'Action Sociale) est un établissement public administratif communal, chargé de mettre en œuvre la politique sociale de la Ville. En plus des obligations au titre de l'aide sociale légale, le CCAS conduit la politique sociale communale telle que décidée par les élus. Le CCAS de Poitiers développe donc ses actions autour de 4 missions :

• Petite enfance et parentalité
• Grand âge-autonomie
• Développement social et accès aux droits
• Prévention et santé

Le service Établissements de la Direction Grand Âge et Autonomie du CCAS assure le pilotage, la coordination et l'accompagnement administratif, organisationnel et managérial des résidences autonomie et EHPAD.

Dans ce cadre, l'EHPAD Marguerite le Tillier cherche futur.e Responsable à compter du 1er février à temps plein. Située près du pont St-Cyprien, cet établissement est doté d'un EHPAD (77 appartements), d'un UPAD (12 appartements) et d'un accueil de jour (10 places).

En tant que Responsable , vous serez en charge d'assister le chef de service et son adjoint en assurant la coordination et le suivi de l'activité administrative et hôtelière de l'établissement.

Vos missions principales sont :

• Encadrer l'équipe administrative et hôtelière de la résidence, ainsi que les membres de l'équipe ressource.
• Assurer l'accompagnement administratif lors du parcours résidentiel auprès des résidents et des familles.
• Assurer un relais sur l'ensemble des questions RH auprès des agents de la résidence.

Pour cela, vous devrez :

1/ Assurer la gestion administrative de l'établissement

• Participer au développement de la démarche qualité
• Veiller à la continuité du service en organisant l'accueil des résidents et leurs familles et en assurant l'encadrement du personnel.
• Assurer le suivi de l'accompagnement hôtelier des résidents.
• Participer à l'amélioration de la prise en charge de la personne âgée.
• Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale.
• Contribuer à l'élaboration du bilan d'activités.

2/ Assurer l'encadrement des équipes administrative, hôtelière et ressource.

• Collaborer avec les responsables de service et les services supports à la gestion des ressources humaines
• Encadrer et accompagner les agents sous sa responsabilité (organisation du travail, gestion des plannings, des formations et des remplacements, demandes engagements, réalisation des entretiens annuels, suivi et mise à jour logiciel gestion des activités etc.)
• Elaborer tous documents nécessaires à la gestion des équipes et en assurer le suivi
• Animer les réunions d'équipe
• Veiller à la bonne intégration des nouveaux professionnels et assurer le suivi des stagiaires auprès des équipes administratives et hôtelières.

3/ Assurer la coordination de l'activité administrative de la résidence

• Assurer le bon fonctionnement de l'organisation administrative de l'établissement en veillant à la bonne répartition et réalisation du travail entre l'agent d'accueil et l'agent de gestion administrative (commandes, boîte mail générique, dossiers contrats, courriers, facturation etc.)
• Organiser et assurer le remplacement de l'agent d'accueil en son absence.

4/ Organisation et Mise en œuvre de la sécurité au travail :

• Mettre en œuvre la démarche de prévention, réaliser l'analyse des risques
• Faire appliquer et contrôler les règles en matière d'hygiène et de sécurité
• Mettre à disposition des agents les documents d'évaluation des risques, les registres d'hygiène et de sécurité
• Répondre au rapport de l'ACFI à faire valider par la hiérarchie
• S'assurer que les agents sont habilités à réaliser les travaux qu'ils leur confient, qu'ils disposent et qu'ils portent les équipements de protection individuelle adaptés (EPI)
• Informer la hiérarchie des incidents et des accidents
• Vérifier que les formations relatives à la sécurité au travail sont demandées et effectuées dans le service

Enfin, ponctuellement, vous devrez :

• Assurer la continuité de service et de la gestion planning en l'absence de l'IDEC.
• Assurer la promotion de l'établissement (en interne et externe) et participer au bon fonctionnement général de l'établissement.
• Répondre aux différentes demandes administratives de la part des organismes demandeurs de tableaux de bords.

Vous disposez d'un diplôme de niveau BAC+3 dans la gestion administrative d'établissement médico-sociaux et vous avez une expérience d'au moins 5 ans en tant que manager d'équipe pluridisciplinaire.

Vous savez travailler en transversalité, vous maîtrisez la gestion RH d'une équipe et connaissez les obligations liées à cette responsabilité.

Vous connaissez le secteur médico-social, si possible le secteur public, et êtes doté.e d'un très bon relationnel. Vous avez eu une expérience similaire dans un établissement accueillant du public.

Vous êtes autonome, et disposez d'une bonne capacité d'analyse organisationnelle.