Chef(fe) adjoint de cabinet H/F

I – Coordination stratégique et appui à la direction

Sous la supervision du chef (fe) de cabinet, il :
-  Contribue à la préparation des réunions et comités stratégiques (COSTRAT, réunions interministérielles, etc.)
-  Produit en lien avec les départements concernés les notes de synthèse, éléments de langage, EDL et supports de présentation nécessaires à la direction
-  Assure la liaison quotidienne entre la direction les pôles métiers du SIG et les interlocuteurs extérieurs (DICOM, préfectures, agences, etc.).
-  Veille à l'organisation de l'activité quotidienne de la direction et du cabinet en binôme avec l'assistant(e) de direction : tenue de l'agenda, suivi du courrier et gestion des réponses, organisation de l'accueil de délégations y compris étrangères, et rappel des consignes aux différents contributeurs, suivi et gestion financière des frais de représentation et abonnements,

II – Soutien à la gestion du cabinet et à la représentation du directeur

-  Appuyer le chef de cabinet dans la planification stratégique de l'agenda et la gestion des priorités du directeur
- Superviser la préparation logistique et politique des rendez-vous, interventions et déplacements.
- Suivre les affaires réservées et dossiers sensibles,
-  Réaliser une veille informationnelle permettant notamment la mise à jour des bases de contacts du directeur.
- Être en appui sur la rédaction des courriers sensibles et des correspondances à forte visibilité.
-  Participer à la stratégie d'advocacy du service en rédigeant des posts pour les réseaux sociaux du directeur et en diffusant des insights te informations utiles aux réseaux du directeurs (chefs de pôle, conseillers communication, directeurs de la communication des ministères, partenaires de l'Etat).

III – Pilotage des projets stratégiques transverses, en appui aux responsables de dispositifs de communication et en collaboration avec les différents pôles du SIG 

Organiser les sessions de travail des groupes de projet interne au SIG et externe en associant les acteurs de la sphère interministérielle en lien avec l'ensemble de l'écosystème (cabinets ministériels, DICOM, agences, partenaires…) ;
Mettre en place des process pour favoriser le partage d'information entre les experts métiers du SIG, consolider les informations et les synthétiser aux fins de présentations lors des groupes de projets interministériels Produire les présentations PowerPoint mises à l'appui des comités dit de projets interministériels ;
Participer aux groupes de projet, rédiger des procès-verbaux et suivi de leur mise en application ;
Proposer les bilans des dispositifs de communication aux fins de diffusion sur l'espace SIG du site ,  sur le site et sur
Contribuer à la consolidation et à la valorisation des reporting interne à l'aide d'outils de suivi et

Vous justifiez d'expériences d'au moins 10 ans sur des
fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel. Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (pack office ; Word, Excel, PPT, Outlook…).

Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualité relationnelle, de discrétion professionnelle, de dynamisme et réactivité, de rigueur et d'organisation.

Savoirs :
· Culture politique générale et environnement institutionnel;
· Expressions orale et écrite irréprochables;
· Techniques de secrétariat avancées (niveau expert) et d'archivage ;
· Anglais (niveau maîtrise);
· Maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie électronique (niveau expert).
Savoir-faire :
· Sens de l'organisation et du protocole, anticipation, exigence et autonomie;
· Savoir gérer les urgences en période de surcharge d'activité;
Savoir être :
· Confidentialité, discrétion, agilité, écoute, persuasion;
· capacité de travail, adaptabilité;
· Esprit d'équipe, travail collaboratif.

• Niveau
  Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2