responsable du secrétariat des élus h/f

Département de la Haute Savoie

Le Département, qui s'appuie sur plus de 3000 agents, accompagne les Haut-Savoyards au quotidien, dans toutes les étapes de leur vie. Porteur de dynamisme, il maintient un haut niveau d'investissement pour que les services publics répondent au mieux aux préoccupations des habitants du Département. Ainsi, fort de son implication auprès des Haut-Savoyards et des agents, le Département s'engage pour garantir les solidarités, animer, aménager et préserver le territoire. Travailler au sein du Département, c'est rejoindre une équipe pluridisciplinaire, investie dans les actions du territoire : solidarité, action sociale, culture, sport, environnement, collèges, voirie départementale … afin de participer à l'évolution et la construction d'un des départements les plus attractifs de France.

Le petit plus ? Un terrain de jeux exceptionnel et les plus beaux espaces naturels sensibles à portée de main.

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Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle
Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d'action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d'environnement, de culture... au service de plus de Haut-Savoyards
Et si le prochain talent c'était vous ?
Le/la Responsable du secrétariat des élus est en charge d'assurer un rôle d'appui et de conseil auprès de la direction, et de conduire et contrôler des processus administratifs. Son rôle est aussi de planifier les tâches des équipes en qualité d'expert du métier et s'assurer de la qualité des services faits, tout en assurant un rôle en matière de pilotage et de suivi budgétaire.
Encadrement de l'équipe :

• Organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions ; - Répartir et planifier les activités ; - Piloter, suivre et évaluer les activités des agents ; - Apporter une aide technique et méthodologique aux agents ; - Conduire les entretiens professionnels annuels, et évaluer les besoins de formation des agents.

Suivi de la gestion des remboursements des frais de déplacements et de missions des élus
(application GFD Elus), et suppléance de l'agent chargé de cette mission en cas de besoin.
Suivi et mise à jour permanente des informations relatives aux élus de l'Assemblée départementale
et à leurs attributions avec notamment la gestion et le suivi des représentations du Conseil départemental au sein de divers organismes.
Suivi de la gestion des frais des élus.
Suivi des dispositions relatives au statut juridique des Conseillers départementaux
(droits à la formation, indemnités de fonction, frais de déplacements, moyens mis à disposition, Charte de l'Elu, etc) en lien avec les directions concernées et préparation des délibérations correspondantes.
Suivi budgétaire et comptable des crédits du service.
Secrétariat permanent ou ponctuel de plusieurs Conseillers départementaux
et diffusion d'informations de toute nature, notamment celles émanant d'associations ou d'organismes regroupant des élus (ADF, ANEM, etc.).
Soutien logistique au Cabinet du Président pour la réalisation de tâches administratives.
Distribution, en lien avec la Direction des Grands Evénements, Communication, Rayonnement du Territoire, de lots pour les manifestations organisées sur les cantons des élus.
Gestion administrative, en lien avec la Caisse des Dépôts et Consignations en charge de la gestion financière des prestations
(versements des pensions, acomptes provisionnels et frais de gestion) de l'Association Mutuelle de Retraite des Conseillers Généraux de Haute-Savoie (AMRCG74) et préparation des réunions statutaires.,

• Connaissance approfondie de l'Institution (fonctionnement, organisation, missions) - Maitrise des procédures administratives des collectivités - Connaissances de la comptabilité publique - Maîtrise des techniques rédactionnelles - Maitrise des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers - Disponibilité et réactivité - Rigueur, méthode et sens de l'organisation - Sens du travail en équipe et des responsabilités - Confidentialité et devoir de réserve
• Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT) - Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA) - Possibilité de télétravail - Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité) - Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles) - Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions) - Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)