Gestionnaire du fonctionnement des assemblées et coordination administrative du service

Missions principales du poste

Le poste comporte deux dimensions :

A) Le secrétariat des Assemblées délibérantes : 75 % du poste

A.1) Gérer le fonctionnement sécurisé et optimisé des instances délibérantes de l'institution

A.2) Assurer le suivi des représentations de l'Assemblée dans les organismes extérieurs.

A.3) Assurer le suivi des arrêtés et des décisions du Président

A.4) Former et assister les utilisateurs du logiciel de gestion des délibérations Airs Delib

B) La coordination administrative du service et l'appui aux collègues dans leurs missions administratives : 25 % du poste

Description des activités à réaliser pour chaque mission

A) Secrétariat des Assemblées délibérantes

A.1) Gérer le fonctionnement sécurisé et optimisé des instances délibérantes de l'institution

Ces missions requièrent de la souplesse dans le travail rythme et une certaine adaptabilité.

L'agent doit obligatoirement être présent aux séances du Conseil départemental et de la Commission Permanente, ainsi que le jour d'envoi des rapports aux élus.

Préparation des séances (sessions et commissions permanente) :

– Participer à l'élaboration du calendrier annuel des réunions.

– Assurer un appui auprès des services gestionnaires dans la préparation des rapports (vérification de la forme et du contenu hors politique sectorielle des rapports).

– Assurer le respect des délais du circuit des validations des rapports.

– Préparer les documents de séance (convocation, ordre du jour avec proposition des rapporteurs, recueil des rapports, déroulé du Président, recueil des rapports par rapporteur, feuille d'émargement…).

– Convoquer les élus avec les documents nécessaires (convocation, ordre du jour, recueil des rapports).

– Envoyer les recueils des rapports par rapporteur aux élus qui seront rapporteurs lors de la séance.

– Réceptionner et comptabiliser les pouvoirs.

– Organiser et suivre les travaux des Commissions thématiques (convocation des élus, préparation des ordres du jour, des recueils des rapports et des comptes-rendus pour chaque commission, gestion des motions).

– S'assurer du respect des dispositions et délais légaux applicables aux travaux des instances délibérantes

– Suivre et mettre à jour le règlement intérieur

Déroulement des Séances :

– Participation impérative aux séances CP/Session (en alternance avec un collègue).

– S'assurer du respect des conditions légales de tenue des réunions (vérification du quorum).

– Noter les votes pour chaque rapport et vérifier les départs/arrivées d'élus tout au long de la séance.

– Noter les interventions des élus pour suite à donner par le ou les services gestionnaires compétents.

Après les Séances :

– Retour auprès des services si nécessaire.

– Traitement des délibérations (application des votes et des présences, rectification des délibérations si

nécessaire).

– Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivage).

– Préparation du registre des délibérations.

– Gestion administrative associée : gestion du contrat de prestation de services de retranscription des débats,

suivi de la facturation.

– Relecture des procès-verbaux des sessions et préparation du relevé de décisions pour les commissions

permanentes.

A.2) Assurer le suivi des représentations de l'Assemblée dans les organismes extérieurs.

– Gestion des représentations et mise à jour du recueil des désignations.

– Suivre les renouvellements des désignations.

– S'assurer de l'absence d'incompatibilité d'un rapporteur.

A.3) Assurer le suivi des arrêtés et des décisions du Président

– Attribution des numéros aux services

– Publications des arrêtés et décisions sur le site internet du Département.

A.4) Former et assister les utilisateurs du logiciel de gestion des délibérations Airs Delib

B) Coordination administrative du service et appui aux collègues dans leurs missions administratives

– Gestion et suivi des courriers (entrants et sortants) avec le logiciel de gestion électronique des courriers

– Relais du chef de service dans la collecte des indicateurs d'activité

– Missions variables selon les nécessités, principalement axées sur l'appui des collègues des pôles Contentieux social et Juridique, notamment pour enregistrer et trier les dossiers d'aide sociale

Connaissances théoriques et savoirs faire

– Niveau requis (niveau d'études souhaité) : Niveau BAC

– Formations et qualifications nécessaires : Permis B (si session décentralisée notamment)

– Connaissances / compétences requises : Organisation des collectivités territoriales, connaissance du fonctionnement d'une assemblée délibérante, règles de base en matière de droit administratif.

– Savoir faire (compétences techniques) : Maîtrise des outils informatiques et de logiciels de traitement des rapports et délibérations

Savoir être / posture professionnelle

Capacité à travailler en équipe

Organisation

Forte capacité d'adaptation

Forte autonomie dans le travail

Respecter et faire respecter les délais auprès des services

Réactivité

Grande rigueur

Discrétion

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