Assistant(e) ADV F/H

Experts dans les métiers de la Qualité et l'Excellence Opérationnelle depuis plus de 30 ans, EURO-SYMBIOSE accompagne ses clients dans l'amélioration de leurs performances opérationnelles et leurs projets stratégiques de transformation. Fort de plus de 1000 clients actifs en France et à l'étranger, EURO-SYMBIOSE occupe aujourd'hui une place importante dans les domaines du Conseil, de l'Audit et de la Formation professionnelle. Nous intervenons dans tous les secteurs de l'Industrie (automobile, aéronautique-spatial-défense, ferroviaire, heavy-transportation, agro-alimentaire, pétrochimie, énergie, nucléaire, environnement, luxe, médical, pharmaceutique, …) et dans les Services (assurances, banques, conseil de gestion, centres hospitaliers, fonction publique, transports et entreposage). EURO-SYMBIOSE est reconnu pour le caractère appliqué, la valeur ajoutée et la pédagogie de ses prestations. Notre savoir-faire combine des méthodologies éprouvées et l'expérience de nos consultants, acquise sur le terrain. En matière de formation, EURO-SYMBIOSE dispense des parcours qualifiants et certifiants, dont certaines formations agréées par l'AIAG, la FIEV, l'IATF France, le Groupe STELLANTIS, le VDA-QMC dans le secteur automobile, le GIFAS dans le secteur aéronautique-spatial1défense. EURO-SYMBIOSE est une filiale du Groupe TRIGO, acteur international de référence dans l'industrie du transport automobile, aéronautique et ferroviaire. Grâce à ses 10000 collaborateurs, présents dans 25 pays, sur 4 continents, TRIGO offre un portefeuille complet de services d'inspection, d'ingénierie et de gestion de la Qualité tout au long de la supply chain.

Dans le cadre de son développement, notre entreprise spécialisée dans la formation recrute un(e) Assistant(e) Administration des Ventes. Véritable point d'entrée et de coordination administrative, vous assurez la gestion des actions de formation du début à la fin, depuis la commande client jusqu'à la clôture administrative et financière de la session. Par votre polyvalence, vous contribuez directement à la qualité de l'expérience client et au bon fonctionnement de l'activité formation.

Au cœur de l'activité, vous assurez l'établissement et le suivi de la facturation des prestations de formation. Vous gérez les bons de commande, conventions et documents administratifs liés aux formations, effectuez l'envoi des factures, assurez les relances clients et contribuez au suivi des impayés. Vous produisez également un état mensuel de la facturation réalisée et à venir, permettant un reporting fiable auprès de votre responsable.

Vous participez activement à la préparation et à la distribution des supports pédagogiques. À partir des informations du CRM, vous identifiez les formations à venir, sélectionnez les supports nécessaires pour les formations standard et collectez les supports auprès des formateurs pour les formations sur mesure. Vous contribuez à leur mise en forme graphique, veillez au respect de la charte graphique et assurez l'impression, l'expédition et la mise à disposition des documents sur l'extranet client dans les délais impartis.

Vous êtes également en charge de la gestion de la documentation de fin de session. À ce titre, vous mettez à disposition les feuilles d'émargement et questionnaires d'évaluation via les outils internes, vous assurez de leur complétude et de leur intégration dans la base de données. Vous établissez et transmettez les attestations de formation aux stagiaires et aux responsables formation, en tenant compte des règlements clients. Vous réalisez la synthèse des évaluations de formation et diffusez en interne les indicateurs et informations clés. Vous assurez enfin la mise à jour des inscriptions aux newsletters et aux actions de formation.

Garant(e) de la fiabilité des données commerciales, vous mettez à jour les informations relatives aux offres et aux comptes clients dans le CRM groupe. Vous gérez également les accès clients aux modules e-learning et veillez à leur bon fonctionnement.

En complément, vous assurez les tâches administratives courantes : accueil téléphonique, aide à la réservation des salles de formation, des plateaux repas et des véhicules de location pour les formateurs, ainsi que la collecte des prérequis stagiaires auprès des responsables formation.

Issu(e) d'une formation administrative ou de gestion, vous justifiez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire, de préférence dans le secteur de la formation. Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens du service, vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs dossiers simultanément.

Fixe + Variable + Accord d'intéressement 

2 jours de télétravail 

Le processus de recrutement est simple et court :

• Vous postulez à l'offre
• Nous revenons vers vous afin d'effectuer un entretien de pré-sélection
• Vous rencontrerez l'équipe de management