Adjoint en gestion administrative

Type de recrutement :

Poste ouvert en CDD

Quotité de travail :

100%

Niveau d'emploi :

C - Tous C

Durée du contrat :

1 an

Localisation :

UFR SHS

1251 Avenue centrale

38610 Gières

Présentation de la structure

L'UFR Sciences de l'Homme et de la Société (SHS) a pour principaux axes d'activités : les comportements humains individuels et collectifs, la cognition, la psychologie clinique et sociale, l'éducation, les représentations sociales et culturelles, la communication homme-machine, les mathématiques appliquées aux sciences sociales, les statistiques et l'analyse des données. L'UFR comprend 2800 étudiants répartis au sein de 4 départements de formation : Psychologie, Sociologie, Sciences de l'Éducation et Informatique et Mathématiques appliquées aux Sciences Sociales.

Pour en savoir plus sur l'UFR SHS :

Missions principales

Sous la responsabilité de la responsable du service accueil/communication, vous serez intégré au pôle accueil/communication, composé de trois agents et d'une responsable de pôle. Vous aurez pour mission principale faciliter l'accueil, l'intégration et la réussite des étudiants de première année de licence en coordonnant et en optimisant l'ensemble des informations et dispositifs mis à leur disposition, en lien étroit avec les équipes pédagogiques et le service de la scolarité.

Activités principales

Suivre les dispositifs et les emplois étudiants en lien avec la réussite des étudiants (loi ORE) :

• Recenser les besoins, planifier les séances dans l'emploi du temps, gérer les ressources (Moodle, reprographie) et assurer la communication et la visibilité du tutorat
• Suivre les heures des emplois étudiants, fiabiliser les données pour mise en paiement, et établir les bilans semestriels et indicateurs

Participer au cycle d'accueil des L1 et à la préparation de la rentrée :

• Contribuer à la préparation de la rentrée, gérer les candidatures au poste de parrainage et communiquer sur la semaine d'accueil
• Aider à la préparation de la formation des parrains et mise en ligne des ressources (sur Moodle)

Gérer les plateforme SPHYNX UGA : réorientation (L1) et étudiants engagés pour l'UFR SHS :

• Gérer les inscriptions administratives pour les étudiants en réorientation et assurer le suivi des étudiants engagés
• Faire le bilan des campagnes de réorientations ; établir des statistiques sur leur réussite ou leur poursuite d'étude

Participer en lien avec la responsable du pôle, aux différentes actions de communication de l'UFR :

• Participer et assister à des évènements (Journée du lycée, forum, salon etc)
• Participer à la fiabilisation des données de différents supports (papiers, dématérialisés, site web, plateforme de candidature etc)

Être la référente Moodle pour les étudiants et les enseignants (créer de nouveaux cours, inscrire les utilisateurs, gérer l'archivage, assister les enseignants sur la mise en ligne des supports de cours)

Compétences attendues

• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel), de mails
• Savoir anticiper les échéances
• Savoir recueillir et traiter l'information
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Savoir alerter son supérieur, être force de proposition
• Avoir de bonnes qualités relationnelles et s'adapter à différents interlocuteurs
• Faire preuve de diplomatie
• Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode

Connaître l'environnement de l'université, la réglementation juridique de la scolarité de l'étudiant et les logiciels de scolarité (Apogée, ADE, eCandidat) serait un plus. Expérience professionnelle de 2 à 5 ans est souhaitée. Une expérience dans la fonction publique serait appréciée.

Conditions de diplômes

BEP / CAP

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.