Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Paris Passy, Île-de-France Kingsworth International School Temps plein

Kingsworth International School is seeking a highly organized and detail-oriented individual to take on a dual role within our dynamic and multicultural international school in Paris. This position combines two essential responsibilities: supporting the Human Resources department with day-to-day operations and managing the administration of international public examinations.

The successful candidate will be fluent in English and French, and able to balance multiple priorities with professionalism and care.

Key Responsibilities

Human Resources & Administrative Support

  • Maintain and update employee records and HR databases in compliance with French labor laws.

  • Prepare employee documents (work certificates, onboarding packs, evaluation documents, etc.).

  • Track employee absences, leave requests, and timesheets.

  • Assist with training sessions and other internal events.

  • Serve as a point of contact for general HR queries from staff.

  • Support internal communications (newsletters, announcements).

  • Assist in maintaining payroll-related data and liaise with external service providers (e.g. lunch vouchers, health insurance, …).

  • Support recrutement, on-boarding and off-boarding processes.

  • Offer support in other adminstrative tasks (e.g. help organise staff events, prepare staff surveys, update inventories, budget tracking …)

Exams Officer

Oversee full administration of public exams (e.g. IGCSE, A-Levels):

  • Register students with exam boards; manage entry deadlines and student communications.

  • Coordinate accessability arrangements and collect supporting documentation in line with exam board guidelines.

  • Ensure compliance with exam board regulations and oversee exam room setup.
    • Manage secure storage and transfer of confidential exam materials.
    • Supervise invigilators and support staff.

  • Prepare and communicate exam timetables and room allocations.

  • Handle all documentation related to exam compliance, results, and certification including grade appeals, script returns amd special consideration processes.
    • Coordinate with the Finance department to reconcile exam fees, staff hours, and invoices.

Candidate Profile

  • Fluent in both English and French, written and spoken.

  • Able to handle sensitive information with discretion and professionalism.
    • Strong communication and interpersonal skills.

  • Able to manage stressful situations professionally and supportively.
    • Excellent organizational, problem-solving, and multitasking skills.
    • Proficiency in Microsoft Office or Google Workspace.

  • Qualifications or experience in HR and education administration are a plus.

Why Join Us?

  • Be part of a vibrant, international school community in the heart of Paris.
    • Collaborate with a diverse team across education, HR, and administration.
    • Gain professional experience in both human resources and academic operations.
    • Opportunities for continuous learning and development.

  • Flexible working arrangements possible, depending on school needs and scheduling.

In accordance with our commitment to safeguarding, you will be required to apply for and hold an enhanced DBS (Disclosure & Barring Services) certificate if you have lived in the UK, a French criminal record check ("bulletin numéro 3") and the equivalent certification(s) if you have lived abroad.

Job Type: Full-time

Work Location: In person

  • Assistant(e) administratif et gestion H/F indépendant

    il y a 2 semaines

    Paris 16 Passy, Île-de-France Altior formation Temps plein

    À propos du posteNous recherchons un assistant ou une assistante de gestion pour rejoindre notre équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez un élément clé dans le soutien des opérations administratives et organisationnelles de notre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les différents départements pour assurer une gestion...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France FEDERATION FRANCAISE DU BATIMENT Temps plein

    Votre mission :Rattaché(e) à la Secrétaire Générale de l'union, vous serez chargé(e) de : assurer le secrétariat de l'Union : standard, accueil des adhérents et élus, courriers, gestion d'agendas complexes, ...organiser les réunions statutaires et autres de l'Union : réservation de salles, repas, inscriptions, préparation et présentation des...

  • Assistant(e) administratif et de direction H/F

    il y a 4 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France Valther Temps plein

    · A propos du cabinet VALTHER :VALTHER, cabinet d'avocats d'affaires français indépendant, rassemblant près de 40 avocats, implanté à Paris, Bordeaux et Lyon.Plus d'informations : · Poste à pourvoir : Assistant(e) administratif(ve)CDITemps plein 35h / semainePrésentiel au 46, avenue d'Iéna – 75116 ParisRémunération selon profil et expérience...

  • STAGE - Assistant / Assistante de production musicale H/F

    il y a 4 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France RADIO FRANCE Temps plein

    Libellé du posteSTAGE - Assistant / Assistante de production musicale H/FType de ContratStageTaux d'activitéSelon conventionMission générale du posteSous l'autorité de l'Administratrice de l'Orchestre National de France, le stagiaire H/F participe à l'administration de la production des concerts et activités programmés par la formation...

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 4 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France TRUSTONE Temps plein

    Rattachement hiérarchiqueDirection généraleCollaboration régulière avec le Secrétaire Général et les managers opérationnelsMission principaleAssurer un soutien direct à la Direction générale dans la gestion de ses activités quotidiennes, tout en contribuant au bon fonctionnement logistique et administratif de l'entreprise.L'assistant(e) de...

  • Assistant(e) de Direction H/F

    il y a 2 semaines

    Paris 16 Passy, Île-de-France RENNES 81 Temps plein

    À propos du posteNous recherchons un ou une assistant(e) de direction pour notre groupe familial de boulangeries - pâtisseries . Vos fonctions : règlement et gestion des factures fournisseurs , Facturation client sur logiciel , rapprochement bancaire , transmission des documents comptables et des variables de paye à l'expert comptable . Gestion...

  • Assistant polyvalent H/F

    il y a 6 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France FRANCESCO SMALTO Temps plein

    Francesco SMALTO est une Maison parisienne de mode et de luxe dédiée à l'élégance masculine qui cultive un savoir-faire d'exception et une exigence du détail qui font sa singularité.Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour accompagner notre équipe au quotidien et participer activement...

  • Assistante ou Assistant au pôle structures et instances de CNRS Ingénierie H/F

    il y a 4 jours

    Paris 16 Passy, Île-de-France Choisir le Service Public Temps plein

    Informations générales Organisme de rattachement CNRS   Référence INS1660-MOBINT-P56501   Date de début de diffusion /12/2025 Date de parution /12/2025 Date de fin de diffusion /01/2026 VersantFonction Publique de l'Etat CatégorieCatégorie A (cadre) Nature de l'emploiEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine /...

  • Assistant Manager en alternance H/F

    il y a 1 jour

    Paris 16 Passy, Île-de-France STUDIMET Temps plein

    Assistant(e) Manager en Alternance (H/F)Entreprise : StudimetLieu : Paris 16ᵉ (75)Contrat : Alternance (apprentissage ou professionnalisation)Démarrage : Dès que possibleNiveau préparé : Bac à Bac+2À propos de StudimetStudimet est une entreprise en développement, spécialisée dans le commerce, la relation client et la gestion d'activités.Nous...

  • assistant medical paris

    il y a 1 semaine

    Paris 16 Passy, Île-de-France Association HORIZON SANTE TRAVAIL Temps plein

    Horizon Santé Travail, un service innovant véritable partenaire de nos adhérents et de nos collaborateurs Riche de plus de 70 ans d'expérience, Horizon Santé Travail participe à la préservation de la santé et de la sécurité de ses 8 500 entreprises adhérentes, soit salariés suivis. Nos 14 centres médicaux, basés au nord-ouest parisien,...