Assistant administratif H/F

Vos Missions

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence
• Transmettre les messages
• Réaliser les commandes de matériel et de fournitures, de consommables et vérifier la conformité de la livraison
• Saisir des documents numériques et courriers divers
• Compléter les documents de gestion
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Plannings des occupations des salle : Tarare, Givors et département de la Loire
• Assurer l'affichage obligatoire à Tarare
• Suivi administratif des dispositifs de l'agence Ouest (PPAIP, Département de la Loire...)
• Relevé d'heures de la femme de ménage et envoi au responsable de l'entreprise concernée
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers administratifs des stagiaires
• Réaliser le suivi des présences stagiaire
• Récolter les documents administratifs des futurs salariés
• Réceptionner les émargements originaux, les trier, les scanner
• Ranger les documents dans le sharepoint
• Créer des sessions de formation sur le logiciel des financeurs (250 par mois) entre le 15 et fin de mois
• Réaliser l'inventaire de l'agence Ouest (Tarare, Roanne, St Etienne, St Priest en Jarez, Givors)
• Gestion des ordinateurs (entrée/sortie, contrôle du bon allumage, étiquetage)
• Demander les disponibilités des formateurs et interprètes et les saisir dans un tableau
• Répondre aux mails de la FC (demande d'attestations, donner des dates pour re convocation…)
• Demander les documents aux nouveaux prestataires pour constitution du dossier
• Demander les documents aux prestataires tous les 6 mois (convention, attestations URSSAF)
• Recenser les dates des 4 journées de chaque stagiaires dans un tableau pour élaboration du tableau physico financier global

Profil Recherché
Profil recherché

• Expérience administrative significative dans un rôle similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office 365.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellent relationnel et une capacité d'adaptation
• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un(e) bon(ne) collaborateur(trice) d'équipe.

CDD temps partiel, 3 jours par semaine qui peut évoluer vers un temps plein

Si vous êtes motivé(e) par le partage de connaissances et que vous souhaitez contribuer à un développement professionnel stimulant, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Rejoignez-nous pour contribuer à notre succès collectif

Présentation De La Structure
Nepsod, un centre de formation ancré sur son territoire
Centre de formation et CFA (Centre de Formation d'Apprentis) spécialisé dans la formation professionnelle en alternance et en continu, notre mission est de vous offrir les moyens de monter en compétences, et vous accompagner dans l'emploi
Né en 2010 dans le Nord-Ouest Rhodanien, Nepsod s'oriente d'abord vers les formations civiques et Français Langue Étrangère pour répondre aux besoins des publics primo-arrivants.
Après son alliance avec le groupe
Osengo
en 2015 et le lancement de son CFA L'Alternance by Nepsod,
Nepsod développe son offre de formations et d'accompagnement professionnel afin de s'adresser à tous les publics
: particuliers (jeunes, adultes et séniors), entreprises, salariés, demandeurs d'emploi et personnes en situation de handicap.

Fortement ancré sur son territoire, Nepsod est aujourd'hui
implanté dans l'ensemble du Rhône-Alpes
avec 3 agences à Tarare son siège, Lyon et Echirolles et une dizaine de sites de formation. Dans
une démarche de proximité et une volonté d'être au plus près des besoins de nos apprenants et des entreprises de la région
, nos sites de formation sont implantés dans de grandes agglomérations aussi bien que dans des zones péri-urbaines et plus rurales.