Secrétaires Médico-Administratifs

Vue d'ensemble

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose de 1007 lits et plus de 3000 agents répartis sur plusieurs sites. L'établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d'obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu'une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier).

Ses services sont répartis en pôles.

Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

Mission

3 postes vacants de secrétaire médico-administratif (H/F) à pourvoir dès que possible:

• 1 poste à 80% aux consultations ORL
• 1 poste à 100% en Imagerie Médicale
• 1 poste à 80% en Imagerie Médicale

*Mission:*
Le ou la secrétaire médicale du service des consultations d'ORL est chargé(e) d'accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient et de s'assurer de la complétude du dossier administratif du patient pour procéder à la facturation et à l'encaissement ou permettre la facturation. Le service est à dominante médicale (consultations).

*Activités Principales:*
Aux consultations ORL:

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, chirurgie, examens…)
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (saisie des comptes rendus, de courriers divers, …)
• Tenue à jour du dossier patient
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
• Saisie des données administratives pour la facturabilité des dossiers
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
• Formation et information de nouveaux personnels et de stagiaires

En Imagerie Médicale:

• Accueil, admissions/facturation:
• Accueil physique des patients, des familles
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
• Saisie des données administratives pour la facturabilité des dossiers
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le respect de l'identitovigilance
• Programmation:
• Accueil téléphonique,
• Prise de rendez-vous, planification/programmation des examens d'imagerie externes (sur la base des protocoles)
• Gestion des rendez-vous d'imagerie des patients hospitalisés, gestion des prescriptions connectées
• Bureautique:
• Envoi des résultats d'examens

*Particularité Du Poste Du Poste:*
Aux consultations ORL:

• Planning organisé dans le cadre d'un secrétariat médico-administratif
• Continuité de service public à assurer
• Roulement sur plusieurs postes : retour des consultations, programmations, central d'appels

En Imagerie Médicale:

• Postes nécessitant des compétences médicales et administratives de Secrétaire
• Planning organisé dans le cadre d'un secrétariat médico-administratif
• La secrétaire médico administrative « tourne » sur plusieurs postes de travail

*Relations Professionnelles:*
Aux consultations ORL:

• Responsabilité hiérarchique : coordinateur(trice) des secrétariats médicaux, cadre du pôle et par délégation le cadre de santé responsable du service
• Responsabilité fonctionnelle : cellule admissions facturation
• Relations les plus fréquentes : Equipe médicale et soignante, usagers, autres différents secrétariats du CH, référente des secrétariats médicaux

En Imagerie Médicale:

• Responsabilité hiérarchique : coordinatrice des secrétariats médico-administratifs
• Responsabilité fonctionnelle : cadre supérieur du pôle et par délégation le cadre de santé responsable du service, cellule admissions facturation
• Relations les plus fréquentes : Equipe médicale et soignante, usagers, autres différents secrétariats du CH, référente des secrétariats médico-administratifs, référent RIS, services techniques, service informatique

*Lieu D'exercice Des Fonctions:*

• A la Cité sanitaire

*Horaires De Travail Actuels:*
Aux consultations ORL:

• Sur la base de 35h – 7h30 par jour – 15 RTT
• Horaires selon planning sur une amplitude maximale allant de 08h00 à 18h00

En Imagerie Médicale:

• Sur la base de 37h30 hebdomadaire – 7h30 par jour – 15 RTT
• Les horaires intègrent 30 minutes de repas

Profil

Exigences générales du poste

• Formation en Secrétariat ou expérience
• Maîtrise de la langue française orale et écrite

En Imagerie Médicale:

• Poly-compétences de SMA
• Savoir faire preuve de discernement par l'analyse du contexte
• Etre en capacité de prendre des initiatives (en respectant son champ de compétences)
• Savoir enregistrer les messages, transmettre et retransmettre les informations aux différents intervenants du service (médecins, cadre de santé, MER, aides-soignants…)
• Avoir le sens du travail en équipe, mettre en œuvre des qualités relationnelles -envers les différents collègues
• Mettre en œuvre une écoute attentive, rester calme et souriant(e) quelque soit la charge de travail et la situation
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Respecter le secret professionnel et faire preuve de discrétion
• Connaitre l'outil informatique et les différents logiciels métiers (X-PLORE, GAM…)
• Utiliser la messagerie électronique, l'Intranet et Internet
• Respecter les règles de fonctionnement du service et du temps de travail

Compétences générales requises (savoir-faire requis)

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Rendre les dossiers administratifs facturables
• Savoir encaisser, tenir une caisse (aux consultations ORL)

*Connaissances Associées:
Connaissances opérationnelles:*

• Accueil téléphonique
• Communication / relations interpersonnelles
• Bureautique
• Codage des actes (aux consultations ORL)
• Droit des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissance Générale:

• Réglementation des archives

Connaissances Approfondies:

• Secrétariat
• Vocabulaire médical

Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature).
Merci de préciser pour quel poste vous postuler: consultations ORL ou Imagerie Médicale ainsi que la quotité de travail
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*En postulant à une offre d'emploi du CH St Nazaire, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d'un processus de recrutement et de toute procédure d'embauche. Vous disposez notamment d'un droit d'accès, de suppression, de rectification et d'opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à : rgpd--

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