Assistant(e) administratif(ve)

Lieu : Bègles (33) – Présentiel – 35 h/semaine

Salaire brut : 2 200 € / mois

Prise de poste : début janvier 2026

Le Comptoir Beauté, organisme de formation professionnelle, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) & logistique formation.

Le poste se déroule en open space avec 4 collaboratrices.

Il s'agit d'un poste sédentaire, en présentiel.

Vos missions principales

Accueil et information

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des stagiaires et partenaires, et formateurs.
• Identifier le besoin et le prendre en charge (inscription, financement, hébergement…) Informer sur les modalités pratiques : dates, lieux, hébergement, déroulé administratif.

Gestion administrative des formations

• Gérer les inscriptions : collecte, vérification et mise à jour des pièces des dossiers.
• Rédiger et envoyer les documents contractuels : conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations.
• Suivre administrativement les parcours stagiaires avant, pendant et après la formation, effectuer les relances (dossiers, règlements ..) Monter et suivre les dossiers de financement (FAFCEA et autres financeurs) sur les portails dédiés. Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord, saisies diverses, archivage

Organisation logistique des formations

• Préparer les ressources matérielles : salles, matériel, supports pédagogiques, consommables.
• Planifier et confirmer les réservations (formateurs, salles, matériel, hébergement sur place des stagiaires, repas).
• Transmettre aux stagiaires et formateurs toutes les informations pratiques (horaires, accès, documents…). Assurer une assistance de premier niveau en cas d'incident (matériel, salle, connexion).

Logistique du soir

• Préparation et remise en ordre des salles pour les formations du lendemain chaque fin de journée, gestion du linge des salles de formations et des hébergements
• Mettre en place le matériel et les consommables nécessaires selon les programmes.

→ Pas de manutention lourde, mais des tâches pratiques ( aisance du mouvement requis)

Suivi financier et facturation

• Préparer les éléments nécessaires à la facturation : émargements, attestations.
• Transmettre les factures et documents aux clients et financeurs. Participer au suivi des paiements, relances simples, gestion des impayés (aisance relationnelle requise)

Services généraux, hébergement et repas

• Veiller à la tenue générale des locaux.
• Gérer les inventaires de consommables, commandes et livraisons.
• Organiser l'hébergement des stagiaires (planning, petits-déjeuners, facturation).
• Gérer les commandes de repas di midi et leur réception.

Profil recherché – compétences & savoir être

Sur ce poste, la personne doit maîtriser les outils informatiques (messagerie, bureautique, logiciels de gestion interne) et être en capacité de gérer des dossiers de formation de A à Z, depuis l'inscription jusqu'à la clôture administrative. Elle dispose d'une grande qualité rédactionnelle et d'une forte rigueur administrative, et fait preuve d'une réelle polyvalence dans son quotidien.

Sur le plan humain, elle fait preuve d'aisance relationnelle aussi bien au téléphone qu'en présentiel, est bienveillante et accueillante avec les stagiaires, les formateurs et l'équipe. Elle est rigoureuse et organisée, respecte les procédures en place, sait rester réactive et s'adapter aux imprévus, tout en appréciant le travail en équipe et la coopération au sein d'un open space.

Conditions du poste

• CDI – 35 h.
• Salaire brut mensuel : 2 200 €.
• Horaires actuels : mardi au vendredi, 9 h – 19 h (1 h de pause).
• Organisation actuelle sur 4 jours, susceptible d'évoluer en terme de jours travaillés et des horaires en fonction des besoins futurs du service
• Mutuelle + prévoyance d'entreprise.
• Tickets restaurant possibles (optionnel).
• Aucun télétravail – poste 100 % en présentiel.

Pour postuler

Merci d'envoyer votre CV + lettre de motivation impérativement pour analyse de la candidature

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 200,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel