Coordinateur(trice) Administrative

The story of Cartier is founded on audacity and passion. For more than 170 years we have embraced a bold, pioneering spirit that continues to inspire our teams across all Métiers from our boutiques to our workshops and corporate offices. Our 9000+ colleagues of 105 nationalities are united by a shared independent spirit and commitment to excellence, striving to continuously enrich our Maison's heritage by pushing the boundaries of creativity.

En tant que Coordinateur/trice administratif/ve, vous êtes chargé(e) de soutenir le l'équipe Créative Visual Experience, au sein du département Brand Experience,  dans diverses tâches administratives et opérationnelles.

MISSIONS PRINCIPALES

Création des comptes fournisseurs et suivi de la facturation

• Création des comptes fournisseur dans SAP
• Enregistrement des factures dans le tableau de suivi comptable
• Gestion des flux de facturation et vérification l'exactitude des données renseignées
• Coordination de la facturation avec les fournisseurs et vérification avec la comptabilité des états de factures impayées
• Vérification trimestrielle des états budgétaires transmis par la comptabilité

Pilotage des bons de commandes « PO »

• Centralisation des besoins
• Saisie des bons de commande d'achats dits « PO » dans SAP
• Suivi des étapes de validation pour paiements des factures dans les délais impartis
• Garantir des échanges fluides et précis avec les parties prenantes

Support opérationnel et organisationnel

• Mise à jour des différents documents de synthèse : organigrammes, listes des destinataires internes (HQ+ filiales) et externes (liste des fournisseurs…)
• Centralisation et archivage des documents (devis, PO, factures, contrats simples)
• Gestion du stockage et de l'archivage : suivi du stock interne et sur sites de stockage ; coordination des entrées/sorties de stock, aide à l'organisation des envois, retours et inventaires ponctuels.
• Aide et suivi de l'envoi de décors, de prototypes et de matériel auprès des marchés et des fournisseurs (rédaction des proformas, préparation des colis)
• Organisation du transfert des vitrines pour préparation des instances de validation de la Présidence.
• Gestion des contrats de confidentialité avec l'équipe Juridique
• Commande des fournitures pour l'équipe et ponctuellement pour les besoins liés aux évènements
• Support ponctuel à l'équipe sur l'organisation et la coordination de projets salon (W&W, HJ)

Coordination Projets

• Suivi et actualisation du site OCP (récupération des photos des POSM)
• Support logistique en amont et aval des évènements, salons (tableaux, plannings, récapitulatifs)
• Suivi et actualisation du site IWD (plateforme de partage de photos avec les marchés) , création de questionnaires sur la plateforme pour chaque lancement d'animation Retail, assurer le suivi, les relances marchés et reporting. 
• Création des références sur SAP pour l'élaboration du VM news (document de commande des décors d'animation), en coordination avec les Cheffes de Projets et les départements Cartier Opérations et Achats/Développement.
• Support d'aide à l'organisation de séminaire en coordination avec les équipes Visual Merchandising
• Gestion et coordination du Showroom avec les équipes Store Design et Visual Merchandising (planning, logistique, optimisation)

VOTRE PROFIL

Issue d'une formation spécialisée en gestion et/ou secrétariat, vous bénéficiez d'une première expérience significative dans un rôle administratif/coordination et avez été amené(e) à gérer des projets similaires au sein d'un groupe international.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre fiabilité

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre gestion des priorités et votre respect des deadlines

Vous savez vous adapter à des environnements complexes

Vous parlez anglais couramment afin de pouvoir échanger avec des interlocuteurs internationaux

Vous êtes dôté(e) d'un vrai sens du service

Vous êtes fiable, patiente et appréciez les chiffres

Vous maîtrisez parfaitement l'outil SAP