Assistant d'accueil et de secrétariat

L'environnement

Le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (Crous) de Poitiers est un établissement public administratif placé (EPA) sous la tutelle du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI). Il est régi par les décrets n°87-155 du 5 mars 1987 et n° du 29 juillet 2016 relatifs aux missions et à l'organisation des œuvres universitaires. Il a pour mission d'améliorer les conditions de vie et d'étude des étudiants de l'académie de Poitiers.

Le Crous est doté d'un budget annuel de 36 millions d'euros (29 en fonctionnement et 7 en investissement). Il intervient au service des étudiants situés sur quatre départements (Vienne, Deux-Sèvres, Charente, Charente-Maritime) de l'académie de Poitiers.

Effectifs : 327

Missions du Crous : restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, vie de campus, job étudiant.

À propos du poste

Placé(e) sous l'autorité de la directrice du pôle hébergement de Poitiers et intégrant une équipe de 9 personnes, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat exerce ses fonctions au sein de la cité universitaire Marie-Curie, située 21 rue Jean Richard Bloch (Poitiers).

Il(elle) participe à la gestion administrative et financière de la structure et assure le lien entre les étudiants et l'administration du pôle.

L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour activités principales :

• Assurer l'accueil physique du public, identifier les demandes, renseigner, orienter, accompagner vers l'interlocuteur, service ou lieu demandé, faire patienter.
• Réceptionner et acheminer les appels téléphoniques, informer et orienter les correspondants, mettre en attente.
• Gérer la boite courriel de l'accueil, recueillir et transmettre les messages.
• Conseiller et assister les interlocuteurs dans leurs démarches administratives et dans l'organisation de leur vie quotidienne.
• Suivre quotidiennement les disponibilités d'hébergements avec le gouvernant et coordonner la planification des chambres en lien avec le secrétariat.
• Encaisser les loyers (chèques, cartes bancaires).
• Consulter et saisir des données informatiques (fiches de situation des étudiants et fiches comptables).
• Diffuser des informations auprès des résidents et effectuer les relances pour les documents manquants.
• Réaliser les opérations de classement, d'archivage et de diffusion de documents.
• Superviser les livraisons de matériel.
• Veiller à l'entretien de son poste de travail et des locaux et à l'application des mesures d'économie d'énergie.
• Mettre en place les protocoles liés aux nuisibles.
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux.
• Garantir la sécurité des personnes, des biens et locaux de l'unité d'affectation au quotidien.
• Prendre en charge les situations d'urgence et prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accidents.
• Manipuler le système de sécurité incendie (SSI) en cas de déclenchement d'alarme ou de dysfonctionnement.
• Participer à l'élaboration et à l'animation des projets de résidence.
• Sensibiliser les étudiants au respect de la propreté et au bon usage des locaux.

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat peut être appelé(e) à se voir confier toute autre tâche nécessaire à l'organisation et au fonctionnement du service hébergement.

Les compétences attendues :

• Connaissance des techniques d'accueil et de communication.
• Maitrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies de communication et de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique, etc.).
• Connaissance du Crous et des problématiques du milieu étudiant.
• Maitrise de l'expression écrite et orale.
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
• Techniques administratives et financières du droit public et règles de la comptabilité publique.
• Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
• Gestion des conflits.

Les qualités requises :

• Aisance relationnelle, écoute et accueil.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation.
• Organisation et rigueur.
• Capacité d'adaptation, réactivité, dynamisme.
• Polyvalence et fiabilité.
• Sens du service public.
• Respect de la hiérarchie.
• Savoir rendre compte.

Les conditions particulières d'exercice :

• Contraintes liées au calendrier universitaire.
• Critères horaires : 7h - 14h30 ou 14h00 - 21h30 (1 semaine sur 2).
• Poste à temps complet.

Le poste est à pourvoir le 1er décembre 2025.

Pourquoi candidater au Crous de Poitiers ?

Un établissement engagé :

• Pour le service aux usagers.
• Pour la jeunesse.
• Pour l'égalité des chances.
• Pour la transition écologique.

Une carrière dynamique :

• Le développement et le renforcement des compétences via une offre de formation riche et accessible.
• L'accompagnement des projets d'évolution professionnelle.

La conciliation de la vie personnelle et professionnelle :

• Des droits à congés (50j/an).
• La modulation annuelle du temps de travail.

Des avantages sociaux :

• Le remboursement d'une partie des frais de transport.
• Une contribution à la mutuelle.
• Des prestations d'action sociale.

Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 1 mois

Rémunération : à partir de 1 801,80€ par mois

Lieu du poste : En présentiel