Chargé de mission-Accueils et secrétariats médicaux

POSTE PROPOSÉ

Chargé de mission-Accueils et secrétariats médicaux

CONTRAT

CDD

DESCRIPTIF

Chargé de Mission - Digitalisation du parcours patient

Pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F

Direction Générale

CDD d'un an renouvelable

Temps plein

Dès que possible

I. Présentation générale du CHU

Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

• Missions générales

Le (la) chargé(e) de mission contribue à l'amélioration continue du parcours patient en portant les projets de digitalisation et en développant des tableaux d'indicateurs relatifs au fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers :

• Déploiement des projets de digitalisation
• Conduire les projets de digitalisation du parcours patient selon les objectifs institutionnels et accompagner les équipes en proximité dans le déploiement des projets, en particulier sur les projets suivants : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, reconnaissance vocale
• En lien avec le déploiement de la prise de rendez-vous en ligne, mener une réflexion sur l'organisation du process de prise de rendez-vous
• Garantir la coordination des acteurs impliqués (médecins, secrétaires, directions) et être en lien étroit avec la Direction du système d'information
• Elaborer des plans d'action, plannings, feuilles de route et indicateurs de suivi afin de planifier, suivre et mesurer les différentes étapes des projets conduits

• Préparer et animer les groupes de travail et rédiger les comptes-rendus

• Réalisation et suivi de tableaux d'indicateurs

• Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs :
• A l'activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d'occupation des vacations médicales, déprogrammations...)
• A l'activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d'attente, nombre d'anomalies de facturation)

• Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel

• Nature du contrat et des conditions de recrutement

• Le poste est à pourvoir dès que possible, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).

• CDD d'un an renouvelable une fois

• Rémunération indiciaire (grille) : de 26K à 29K (indicatif sur une première expérience avérée jusqu'à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires)

• Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires au forfait cadre

III. Profil recherché

• Diplôme et formation requis

• Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets

• Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management

• Compétences et qualités requises

? Savoirs :

• Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis
• Maitrise des outils d'analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis
• Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic't, Pastel, Digihosp)
• Compréhension des enjeux de pilotage de l'activité
• Accompagnement au management

? Savoir-faire :

• Réalisation de diagnostics organisationnels
• Conduite d'entretiens / observations terrain
• Elaboration de tableaux de bord et d'indicateurs : niveau EXPERT requis
• Animation de groupes de travail
• Rédaction de synthèses, notes et comptes-rendus

? Savoir-être :

• Rigueur, sens de l'analyse, rendre compte, sens de l'organisation
• Autonomie et proactivité
• Aisance relationnelle et posture collaborative
• Capacité à fédérer autour de projets transversaux
• Sens du service public et des usagers

IV. Renseignements complémentaires

• Rattachement hiérarchique : Direction de l'appui à la stratégie et à la performance des parcours patients - Département de la coordination et de la transformation des fonctions médico-administratives

• Liens fonctionnels :

• ? Département du suivi budgétaire et du contrôle de gestion

? Département du pilotage de la facturation et des frais de séjours

? Département de la performance des parcours patients

? Direction du système d'information

? Directions fonctionnelles

? Coordinatrices des secrétariats médicaux

? Chefs de pôle et chefs de service

? Médecins

? Cadres supérieurs de santé et cadres de santé des pôles

? Partenaires extérieurs : ANAP, autres établissements sanitaires et médico-sociaux

Le CHU de POITIERS s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nos offres d'emplois sont ouvertes en personnes en situation d'handicap conformément à l'article L1132-1 du code du travail.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?

• Faire preuve d'un engagement fort au sein d'une structure hospitalière publique
• Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
• Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
• Accès à l'ensemble du plan de formation institutionnel
• Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
• Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
• Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame GRANET Emilie - Directrice adjointe de la coordination médico-sociale, par téléphone au

Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 18 janvier 2026.

PERSONNE À CONTACTER

Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'adresse : chupoitiers-

chupoitiers-

URL de l'offre :

ETABLISSEMENT

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie

2 rue de la Miletrie CS 90577

86021 Poitiers