Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement

Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l'amélioration des conditions de vie matérielle des étudiant.e.s de l'académie de Bordeaux. Etablissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières boursiers.ères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à de repas par an et un parc de logements. Doté d'un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de m² de surfaces bâtis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d'Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.

Sous l'autorité hiérarchique de la Direction du site hébergement , l' assistant.e d'accueil et de secrétariat a pour principale mission d'assurer la gestion locative et administrative, accueil du public de la résidence universitaire Budos.

Activités principales :

Sous l'autorité de la responsable d'accueil et gestion locative :

• Prend en charge la constitution et le suivi personnalisé des dossiers locatifs des étudiants, en liaison avec les différents services du CROUS

• Gère les demandes d'adhésion au dispositif de cautionnement institutionnel (Visale Garantme).

• Assure l'interface avec le pôle logement pour la gestion des réservations et des logements disponibles à la location : départs, logements bloqués pour travaux, suivi des occupations par contingent.

• Accueille, informe, oriente et facilite la vie des étudiants : accueil physique et téléphonique, réponse aux courriels.

• Tient un tableau de bord des entrées et sorties des logements à transmettre aux agents de service en charge des états des lieux dans les logements.

• Procède à la gestion locative sur l'applicatif métier (Heberg) : enregistrement des arrivées, des droits constatés (occupations et prestations), préparation des remboursements des provisions et anticipations.

• Gestion du contentieux : envoi des injonctions 1 et 2, déclaration et suivi des mises en jeux au cautionnaire

• Réalise les opérations de clôture journalière, mensuelle, changement de date comptable.

• Prend le relais sur les autres résidences en cas d'absence des collègues

• Procède à la facturation des contingents si besoin (maison de l'Europe, Crijna)

• Gère le paramétrage de la brique « Mes RDV », assure le suivi des RDV d'entrée et de

• sortie planifiés par les étudiants, pour transmission aux agents de service

• Transmets les fiches de perte des moyens d'accès (clés et badges) à la personne en charge du suivi.

• Paramètre les badges des étudiants et badges de parking.

• Participe aux visites hygiène et complète le tableau de suivi.

• Rend compte et alerte la responsable gestion locative en cas de besoin

• Fermeture à clé et mise sous alarme des locaux si besoin

Conditions d'activité: 1593H annuelles selon planning transmis (roulement jusqu'à 18h ou 19h)

45 minutes de pause déjeunée

Conditions de recrutement:

CDD à partir du 1er février

Rémunération: 1823 euros brut par mois

Connaissances professionnelles:

• Maîtrise des technologies de communication et de gestion : logiciels métiers et de

• bureautique (Pack office)

• Maîtrise de l'expression écrite et orale,

• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue,

• Connaissance des techniques d'accueil et de communication,

• Capacité d'adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière,

• sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté

• Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur,

• Autonomie, réactivité, capacité d'adaptation, savoir rendre compte

Compétences relationnelles:

• Capacité d'adaptation aux différents profils de public : étudiants en difficulté financière, sociale ou psychologique (rupture familiale), étudiants affectés en logement adapté,

• Autonomie, réactivité, capacité d'adaptation, savoir rendre compte