Assistant(e) des services généraux

Présentation GALIAN-SMABTP
GALIAN-SMABTP est le leader français de la garantie financière et l'un des acteurs majeurs en termes d'assurance et de courtage pour les professionnels de l'immobilier.

Acteur indépendant et mutualiste, GALIAN-SMABTP a 60 ans d'expérience et regroupe aujourd'hui près de sociétaires auxquels il propose un ensemble de produits et services adaptés afin de les soutenir à développer leur activité.

Missions principales

Par roulement au sein de l'équipe, le titulaire du poste prend notamment en charge les missions suivantes :

• Gestion du courrier « arrivée » :

• Prise en charge du traitement du courrier « arrivée ».

• Préparation, numérisation et vidéocodage de celui-ci et des autres documents numérisés après traitement par les services opérationnels sous forme papier.

• Recherche d'originaux numérisés à la demande.

• Production & éditions des documents clients : courriers, attestation, affiches.

• Courrier départ : mise sous pli, traitement des recommandés et des colis, affranchissement.
• Ronde journalière des locaux pour veiller au bon état, préparations de salles de réunion…
• Suivi et résolution des problèmes techniques & interventions diverses : copieur, papier reprographie, fuite, fontaines à eau, climatisation…
• Gestion des livraisons Services Généraux.
• Gestion de l'archivage extérieur : enlèvements, consultations et réintégrations.
• Gestion des demandes de fournitures de bureau.
• Assistance du Responsable des Services Généraux sur les dossiers en cours (facturation, support administratif, gestion de commandes, flotte automobile …).
• Réalisation de travaux de maintenance de niveau 1.

• GED :

• Suivre le fonctionnement et l'évolution de la GED

• Reporter au manager les éléments nécessaires à la prise de décisions
• Communiquer conjointement avec le manager l'avancée et les évolutions de la GED à l'équipe Service Généraux
• Mettre à jour, avec l'aide du manager, toute procédure en lien avec l'évolution de la GED
• Permanence à l'accueil téléphonique et remplacement en cas de besoin.
• En l'absence du responsable des services généraux assurer avec l'équipe le back-up des tâches prioritaires du service.
• D'une façon générale, contribuer au renfort de l'équipe et à la mise à disposition des moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement des Directions.

Exigences requises

• Expérience professionnelle d'au moins 5 années sur des postes similaires.

Compétences recherchées

• Classement et archivage de documents
• Petite manutention
• Organisation et respect des délais
• Gestion d'une flotte automobiles
• Aisance informatique
• Connaissance en sécurité bâtiment (incendie, intrusion etc.)

Savoir-être

• Adaptabilité face aux imprévus
• Réactivité
• Polyvalence et méthodologie
• Bon relationnel et sens du service
• Efficacité
• Ponctualité
• Prise d'initiative

Pourquoi nous rejoindre ?

• Environnement de travail stimulant et convivial.
• Opportunités de développement professionnel continues.
• Rémunération fixe en rapport avec l'expérience du candidat et l'équité interne + package salarial avec de nombreux avantages sociaux (contrat de 39 h par semaine avec 22 jours de RTT annuel, mutuelle et prévoyance prises en charge à 100%, intéressement et participation, retraite supplémentaire, CSE etc...).

Processus de recrutement

• Un premier entretien avec le manager et le responsable des ressources humaines
• Un second entretien avec l'office manager (N+2)
• Vous intégrerez l'entreprise dès que vous êtes disponible

Notre entreprise est dédiée à la diversité et à l'inclusion, encourageant les candidatures de tous les horizons. Nous croyons fermement que la diversité renforce notre performance et notre innovation.