Assistant(e) de direction

La Communauté de Communes de la Vallée de Chamonix Mont-Blanc, composée de 4 communes membres, accueille sur son territoire des stations été/hiver à la jonction de la France, de la Suisse et de l'Italie. Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, berceau des 1ers Jeux Olympiques d'hiver, elle est réputée pour son caractère dynamique et sportif.

Elle offre également un ensemble d'infrastructures, ainsi qu'une activité économique, culturelle, historique diversifiée et de premier plan.

Elle recrute pour sa Direction Générale des Services, un(e) Assistant(e) de direction.

Placé(e) auprès de la Directrice Générale des Services, vous intégrez la Direction Générale et intervenez au cœur du fonctionnement institutionnel de la Communauté de Communes.

Vous travaillez en lien direct avec les élus, les directions de services, les partenaires institutionnels et les usagers.

Votre rôle est essentiel : assurer la continuité administrative, organiser la vie professionnelle de la DGS et garantir la bonne préparation des instances décisionnelles.

Appui stratégique à la Direction générale

Vous assurez une organisation fluide et réactive de l'activité du service :

• gestion de l'agenda de la DGS, anticipation des priorités, suivi des échéances,

• préparation administrative des réunions, rédaction de notes et comptes rendus,

• production et mise en forme de documents stratégiques (courriers, tableaux, synthèses),

• mise à jour des outils de pilotage, tableaux de bord et procédures internes,

• suivi de l'exécution budgétaire du service et gestion courante des dossiers.

 Préparation des Assemblées

Vous coordonnez la préparation et le suivi des instances communautaires :

• convocations, ordres du jour et envoi des dossiers,

• suivi des délibérations et décisions en lien avec les Directions,

• suivi du contrôle de légalité, de la publicité et des notifications,

• garant(e) des délais réglementaires et de la qualité des productions.

 Référent(e) sur la gestion du courrier

Vous êtes le point d'appui de la Direction Générale pour la circulation de l'information :

• réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier via le logiciel (DOTELEC),

• traitement des demandes, suivi des délais, alertes aux services et relances si nécessaire,

• coordination des flux de documents et traçabilité administrative.

 Accueil et relation avec les usagers et partenaires

• accueil physique et téléphonique du secrétariat, orientation des interlocuteurs,

• transmission des informations et gestion des messages dans un esprit de service public.

Conditions de recrutement

• Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux - catégorie B - recrutement statutaire ou par voie contractuelle (possibilité de CDD de 3 ans renouvelable)

• Prime métier IFSE

• Avantages sociaux permettant de bénéficier de prestations notamment les chèques vacances

• Titres restaurants

• Avantage santé : participation de l'employeur à hauteur de 15€/mois sur votre contrat groupe prévoyance et ainsi que sur votre contrat groupe mutuelle.

• Amicale du personnel (adhésion annuelle) permettant de bénéficier de tarifs réduits dans des commerces, équipements ou l'achat groupé de produits locaux, billetterie, forfait ski,...

• Cycle de travail modulable : 36h hebdomadaires (6 jours de RTT/an) ou 37h hebdomadaires (12 jours de RTT/an), avec organisation flexible sur 5 jours, en alternance 4j/5j ou sur 4,5 jours (RTT proratisés), selon vos préférences et en accord avec le service.

• Possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine, selon les plannings et nécessités de service et le protocole en vigueur

• maîtrise des techniques de rédaction administrative,

• très bonnes capacités d'organisation, gestion des priorités et rigueur,

• sens du service public, discrétion et professionnalisme,

• aisance relationnelle, adaptabilité et réactivité,

• connaissance du fonctionnement d'une collectivité bienvenue,

• maîtrise de l'anglais appréciée.