Adjoint(e) administratif(ve)

Bienvenue au Conseil départemental de Tarn-et-Garonne

Vous recherchez un environnement professionnel dynamique, engagé et tourné vers l'intérêt général ? Ne cherchez pas plus loin Rejoignez notre collectivité et participez à la construction d'un territoire où il fait bon vivre, travailler et s'épanouir.

En tant que Conseil départemental, notre mission principale est d'assurer le bien-être et le développement de tous les habitants de Tarn-et-Garonne. De la gestion des collèges à l'entretien des routes, de l'accompagnement des personnes en situation de handicap aux actions en faveur du social et des séniors, ou encore du développement durable du territoire, nous nous engageons chaque jour pour améliorer la qualité de vie des Tarn-et-Garonnais.

En intégrant le Conseil départemental de Tarn-et-Garonne, vous aurez l'opportunité de contribuer à ces missions essentielles et de participer activement à la construction d'un avenir meilleur pour notre département, en étant au service de l'intérêt général.

Que vous soyez passionné par le service public, les politiques sociales, l'aménagement du territoire ou tout simplement animé par l'envie de faire une différence dans la vie des gens, vous trouverez chez nous un environnement stimulant où vous pourrez vous épanouir professionnellement.

Rejoignez-nous dès aujourd'hui et ensemble, construisons l'avenir du Tarn-et-Garonne

MISSIONS - ACTIVITÉS :

Mission de secrétariat au sein d'un service de 6 éducateurs spécialisés et d'un animateur ASE:

• Accueil téléphonique et physique,

• Gestion du courrier :

• Réception du courrier arrivé,

• Gestion de la boîte mail du service jeunesse,
• Expédition de tous les courriers.
• Élaboration et renseignement du planning mensuel des congés, formations, des agents du service,
• Gestion du planning des réunions, réservation des salles, convocations, feuilles d'émargements,
• Prise de notes lors de réunions et rédaction des compte-rendus,
• Élaboration des différents courriers et notes,
• Planning des permanences, des réservations de véhicules,
• Commande mensuelle de fournitures diverses pour le service
• Relation avec les MDS et l'ensemble des services de l'ASE,
• Gestion de I 'archivage

• Formation :

• Enregistrement des demandes de formation des travailleurs sociaux

• Comptabilité :

• Suivi des lignes budgétaires (47 lignes) en lien avec l'ensemble des missions,

• Préparation et participation aux réunions de préparation budgétaire, en lien avec la Direction Enfance Famille

Missions spécifiques du secrétariat dans le cadre de l'Aide Éducative à Domicile (déployée sur toutes les MDS et pilotée par la Direction Enfance Famille :

• Gestion du planning des réunions, invitations, réservation des salles
• Élaboration de l'ordre du jour, des attestations de prises en charge et retour aux référents concernes,
• Prise de notes et rédaction des compte-rendus,
• Gestion et réception des demandes d'aides financières,
• Lien entre les éducateurs et les responsables de toutes les MDS du département

Missions relatives aux Mineurs Non Accompagnés accueillis (dans l'attente de la décision du Parquet) :

• Accueil des mineurs lors de leur arrivée au service :

• Entretien préalable avec le jeune (explications des différentes étapes de l'évaluation et prise en charge), distribution du kit d'hygiène et des tickets repas,

• Réservation du lieu d'accueil,
• Prise de rendez-vous auprès de la Préfecture pour passage au fichier d'appui à l'évaluation de la minorité,
• Accompagnement des jeunes au fichier AEM en l'absence de travailleurs sociaux disponibles.

• Accueil quotidien des jeunes en évaluation :

• Distribution des tickets repas, rendez-vous" médicaments, habits

• Échanges avec les jeunes

• Réalisation de l'évaluation prévue par la loi (possibilité de prendre un interprète)

• Entretien d'évaluation et rédaction du document transmis au Parquet,

• Prise de rendez-vous pour les examens osseux, envoi éventuel des documents d'identité à la Police aux Frontières (PAF),
• Transmission de l'évaluation au Parquet,
• Informer le jeune lors du retour de la décision du parquet : fin d'accueil ou prise en charge.

• Pour les jeunes confiés à l'ASE .

• Recherche d'un leu d'accueil,

• Immatriculation au registre du placement,
• Intégration dans le fichier du placement,
• Élaboration du dossier administratif (contrat d'accueil, fiche de liaison, attestation
• Immatriculation Couverture Santé Solidaire du jeune, suivi et renouvellement.

Missions relatives aux mineurs non accompagnés confiés à l'ASE :

• Suivi d'un tableau informatique à transmettre à la Préfecture,
• Lien avec la Préfecture et la Paf pour la vérification de documents d'identité,
• Liens avec les autorités judiciaires (Préfecture, PAF, Tribunal, commissariat ) - Gestion du planning des tickets repas,
• Élaboration du tableau des MNA accueillis en période d'évaluation (remboursement de l'État dans le cadre du décret),
• Lien avec la Corne d'Or et vérification des factures, - Établissement carte vitale,
• Suivi du tableau complémentaire santé solidaire en lien avec la CPAM,
• Lien avec les assistants familiaux ou établissements (accueil, téléphone, mail . - Lien avec les autorités judiciaires (convocations, audience, notes . . .),
• Lien avec le ministère de la justice (suivi statistique des jeunes), - Statistiques mensuelles,
• Saisie des différents écrits ( bordereau, correction des notes effectué par les éducateur, courrier

Missions relatives aux jeunes majeurs (ex MNA, ex Mineurs issus du placement traditionnel 18-21ans) sortant de l'ASE :

• Création du dossier, enregistrement de l'immatriculation,

• Radiation de l'ASE pour la CPAM

• La commission jeune majeur (l er mercredi de chaque mois)

• Réception des demandes (1 ère et renouvellement)

• Étude de la demande et constitution des fiches de présentation,
• Élaboration de l'ordre du jour, du procès-verbal

• Participation à la commission

• Présentation de chaque dossier avce l'historique de la situation du jeune depuis son entrée sur le dispositif,

• Élaboration des contrats jeunes majeurs, courriers aux bénéficiaires, attestation famille d'accueil,
• Réception des contrats pour signature du Président et classement,

• Préparation des allocations jeunes majeurs

• Lien avec la comptabilité et le service des finances, - Création du tiers,

• Élaboration d'un tableau des aides versées,
• Suivi des aides accordées,
• Transmission à la comptabilité

• Participation à la préparation de la journée d'accompagnement à la majorité

• Participation aux réunions,

• Rédaction des différentes notes,
• Travail sur l'organisation de la journée,
• Rédaction et envoi des courriers d'invitation,
• Participation à la journée

• Fonds d' Aide aux Jeunes C16-25anž)_:

• Suivi de l'enveloppe mensuelle ct annuelle du FAJ,

• Réception des fiches statistiques,
• Enregistrement informatique des résultats FAJ sur chaque comité,
• Préparation de l'assemblée plénière,
• Élaboration des statistiques,
• Envoi des courriers d'invitation, réservation de salle

Missions en lien avec les établissements :

• Réception et gestion des documents administratifs

MISSIONS ANNEXES :

• Enregistrement des factures en l'absence de l'agent chargé de cette mission

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Relation avec les Maisons de Solidarités
• L'ensemble des services de l'ASE
• Partenaires extérieurs (établissements, tribunal, plateforme nationale)

SPECIFICITES DU POSTE :

Risques liés au poste : Risque sanitaire lié à l'accueil des migrants, contact avec des publics en difficultés

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs :

• Maîtrise des outils informatiques,
• Respect du secret professionnel,
• Législation en protection de l'enfance et mineurs non accompagnés

Savoir-faire :

• Évaluation et gestion de I 'urgence,
• Capacité de mémoire,
• Rigueur dans la gestion des dossiers,
• Qualité d'accueil,
• Qualité d'écoute téléphonique

Savoir-être :

• Compétences relationnelles
• Rigueur
• Sens de l'organisation et des priorités
• Travail en équipe
• Sens du relationnel avec les partenaires et « usagers »
• Adaptabilité, disponibilité, aisance relationnelle
• Ponctualité, prise d'initiative
• Sens du service public