Une assistante ou un assistant administratif pour le site funéraire métropolitain

A la direction relation usagers - vie citoyenne

Délai de recevabilité : 12/12/2025.

MISSIONS:

Placé-e sous l'autorité de la responsable du site funéraire, l'assistant-e assistera la gestionnaire du site funéraire sur certaines missions du cimetière métropolitain géré en régie ainsi que sur certaines missions du crématorium géré en délégation de service public.

L'agent-e assurera l'accueil des familles et des professionnels, la gestion des concessions (vente, renouvellement, rétrocession…) et particpera au bon déroulement des opérations funéraires en garantissant le respect de la législation funéraire.

Il/elle assurera le suivi administratif des concessions, la rédaction des courriers, la gestion des fournitures et besoins du site funéraire.

Il/elle assurera le bon fonctionnement du site funéraire en lien avec les agents techniques du cimetière, l'équipe du crématorium, les partenaires et prestataires (pompes funèbres, marbriers, entreprises d'espaces verts…) et la responsable du site.

ACTIVITÉS :

Missions principales

Accueil du public, des familles, des professionnels et des prestataires :

Accueillir et renseigner les familles, les professionnels (pompes funèbres, marbriers…) et prestataires (espaces verts, techniciens…). Accueil physique et téléphonique.

Participer à la vente de concessions et au suivi des dossiers et des concessions (renouvellements, abandons, conversions, rétrocessions, reprises administratives)

Suivi des opérations funéraires :

Veiller au bon déroulement des opérations funéraires (inhumations, exhumations, dispersions…) et garantir la bonne application de la réglementation funéraire

Gérer le suivi administratif des opérations funéraires (dossier papier et logiciel métier Elabor)

Suivi administratif des concessions :

Assurer le suivi des renouvellements des concessions, préparer les courriers de renouvellements

Rechercher les concessionnaires et ayants-droit

Préparer les conversions de durée des concessions sollicitées par les familles

Effectuer le suivi des reprises administratives

Rédiger les arrêtés de vente, de renouvellements ou de conversion des concessions

Assurer le suivi des arrêtés via les logiciels X.Bus (signature élu) et X.Acte (contrôle de légalité) en lien avec le service Assemblées et rédiger les notifications

Saisir et mettre à jour, dans le logiciel métier, les opérations concernant les concessions (travaux, inhumations, dépôt d'urne, exhumation, retrait d'urne …)

Classer et archiver les dossiers

Gestion des fournitures et besoins du site :

Assurer la gestion des stocks

Gérer la commande de fournitures de bureau, de matériel technique et d'équipements pour les agents

Saisir les demandes d'intervention en interne

Solliciter des devis auprès d'entreprises pour le cimetière ou le crématorium

Effectuer le suivi du courrier

Gestion du site funéraire:

Suivre l'exécution du budget du cimetière et du crématorium en lien avec la responsable pour valider des factures voire réaliser des opérations pour ordonner des virements, des bons de commande et des engagements en l'absence de la gestionnaire du site via Grand Angle en lien avec les comptables du service Finance

Réaliser les statistiques mensuelles de l'activité du cimetière et du crématorium et l'inventaire mensuel des concessions et participer à la rédaction du rapport d'activité annuel

Gérer les demandes de vente de fleurs pour la Toussaint (enregistrement des demandes, suivi des professionnels et de la facturation en lien avec le service Finance)

Assurer le suivi de la régie des recettes du cimetière en tant que mandataire suppléant

Missions secondaires

Effectuer l'ouverture et la fermeture du site en l'absence des agents techniques gardiens de cimetière

Surveiller les opérations funéraires (inhumations, dépôts d'urne, exhumations, retraits d'urnes, dispersions) en l'absence ou en complément des gardiens de cimetière

Veiller à la propreté et à la sécurité du site

PROFIL:

Autonomie, sens du travail en équipe et en partenariat, grande rigueur professionnelle et bonnes qualités relationnelles

Savoir adapter son discours et son comportement aux publics et aux situations

Être polyvalent pour gérer l'administratif, le technique et les publics (familles, professionnels, prestataires…)

Savoir prioriser les tâches et faire face aux urgences, capacité d'adaptation et d'organisation

Faire preuve d'écoute et de discrétion professionnelle

Disponibilité et sens du service public

Être respectueux du deuil frappant les familles et savoir rester neutre dans les situations de conflit familial

Capacité à travailler dans le secteur funéraire (opérations funéraires, relations avec les familles endeuillées...)

Connaissances techniques :

Maîtrise de l'outil informatique (Word, OpenOffice, LibreOffice Excel, Outlook, Teams…)

Connaître la législation funéraire ou suivre une formation adaptée

Gérer les outils Muse ; AWS ; Grand Angle ; X.Bus et X.Acte

Permis B obligatoire

Poste à temps complet

Du lundi au vendredi amplitude horaire variable :

de 8h à 17h20 du 3 novembre au 14 mars

de 8h30 à 18h du 15 mars au 2 novembre

Pause méridienne de 12h à 13h30

Permanence le samedi matin de 8h30 à 12h, par roulement avec les agents du site soit 1 samedi matin sur 5 en fonctionnement normal, incluse dans les 1607h annuelles

Ouverture de l'accueil et présence des agents à la Toussaint.

Conditions de recrutement :

Recrutement sur catégorie C (cadre d'adjoint administratif) : recrutement par mutation, détachement ou liste d'aptitude.

ou à défaut par voie contractuelle en application du code général des collectivités territoriales.

rémunération selon les grilles indiciaires de la fonction publique territoriale (en fonction des qualifications et de l'expérience professionnelle).

Rejoignez Dijon métropole : une collectivité engagée dans une démarche de responsabilité sociétale (RSO)

• Collectivité labellisée diversité - égalité professionnelle
• Santé : participation Mutuelle labellisée et garantie maintien de salaire (avec une prise en charge minimale à hauteur de 50 % )
• Action sociale : adhésion au Comité National d'Action Sociale (CNAS) et au CAS21
• RSO : Projet Mét'ODD : Agir pour une Métropole responsable et durable
• Accompagnement des agents proches aidants
• Forfait mobilité durable (jusqu'à 300 € par an )

Quelle que soit l'offre à laquelle vous répondez, vous devez adresser :

• une lettre de motivation
• un CV