Chargé de scolarité H/F/X

DESCRIPTION DU POSTE :

En relation étroite avec les étudiants, les professeurs ou les équipes de l'Enseignement, le/la Chargé.e de Scolarité assure la coordination de la vie scolaire des étudiants du Bachelor et Master Fashion Design d'ESMOD, et les accompagne de manière proactive sur leur scolarité. A ce titre, il/elle est un maillon essentiel dans la centralisation et la diffusion des informations en interne, tout comme l'expérience et le service rendu à nos étudiants.

Suivi de l'assiduité :

• Mettre à jour et suivre d'assiduité des étudiants : réception et traitement des justificatifs d'absence, relance professeurs et intervenants en cas d'émargement manquant, corrections en cas d'erreur sur l'émargement…
• Accompagner de façon préventive la scolarité des étudiants : convocation des étudiants en difficulté ou absentéiste, prise de rendez-vous avec étudiants/parents/enseignement.
• Gestion et suivi des situations individuelles en fonction des particularités et besoins spécifique des étudiants : mise en place de suivi personnalisé en cas de situation le nécessitant.
• Être relai d'informations sur le suivi assiduité auprès de l'Enseignement, le Chef d'établissement et/ou la Direction pour mise en place d'actions appropriées.

Administration des bulletins de note :

• Suivre, éditer et publier les bulletins de note auprès des étudiants et parents.
• Saisir les notes de rattrapages et valider des (crédits) ECTS manquants.
• Accompagner les professeurs dans la saisie des notes et la rédaction d'appréciations.

Planification et organisation logistique :

• Organiser et gérer les conseils de classe, les réunions parents/professeurs et sessions de rattrapages : planification, convocations, suivi des participants, logistique etc.
• Organisation, suivi et gestion du planning des Commissions de Validation et Orientation (CVO) et participation à la préparation du contenu de celles-ci.

Suivi administratif des étudiants :

• Préparer, établir et gérer les listes de classe : demandes de changements, validation etc.
• Assurer la complétion des dossiers administratifs des étudiants (visa, CVEC, responsabilité civile, signature du Règlement Intérieur et Pédagogique, etc…)
• Participer à l'organisation et à l'accompagnement des étudiants lors des rentrées scolaires.
• Traiter et suivre les courriers à destination des étudiants/parents, transmettre les informations nécessaires aux étudiants et professeurs sur la Scolarité et le suivi étudiants.
• Participer aux rentrées administratives.

Suivi académique des étudiants fin de cursus et post cursus ESMOD :

• Editer et envoyer les diplômes, certificats, attestations des promotions sortantes suites aux notes de fin d'année après validation par le management.
• Envoyer les titres certifiés après validation des stages en entreprise.
• Répondre aux demandes de duplication certificats/ diplômes des étudiants sortants.
• Assurer la gestion administrative des archives scolaires via une plateforme spécialisée (diplômes et bulletins de notes antérieurs aux années

Suivi de la boutique aux étudiants (matériel de couture) :

• Assurer une présence permanente à la boutique pour vente aux étudiants : conseil, orientation, vente, suivi des demandes.
• Suivre et anticiper les ruptures de stocks : faire les commandes de réapprovisionnement des fournitures, documents de suivi des entrées-sorties de stock, manutention avec les Services Généraux etc.
• Mettre en compétition les différents fournisseurs pour optimiser les couts : négociation et mise en signature des devis auprès du management.
• Compter la caisse et transmettre les rapports à la comptabilité.
• Analyser les ventes de la boutique et être force de propositions pour développer le service aux étudiants.
• Constituer des packs fournitures sur les différents programmes de l'école en lien avec les autres pôles concernés (ex : Admissions, Comptabilité).

Plus largement, vous participez à la vie d'un service entier, au cœur de l'accompagnement, de l'expérience et du service rendu aux étudiants. Cette liste est donc non exhaustive, et pourra évoluer en fonction de l'actualité de l'équipe.

PROFIL RECHERCHE :

• Entre 2 et 5 ans dans l'univers de l'éducation (Coordination, Vie Scolaire, Scolarité, Vie Etudiante etc.)
• Maîtrise des outils de bureautique et de la suite office (Excel notamment). La connaissance ou maitrise d'un outil de gestion de scolarité est un plus.
• Anglais indispensable (au sein d'un environnement multiculturel).

Savoir-être :

• Faire preuve de patience, d'écoute et de disponibilité, et gérer ses émotions avec tact et diplomatie.
• Travailler efficacement en équipe et contribuer activement à la dynamique collective.
• Garantir la discrétion et le strict respect de la confidentialité des informations traitées.
• Se distinguer par sa rigueur, son sens de l'organisation et sa capacité à gérer son temps et ses priorités.
• Communiquer de manière claire et constructive, apporter des feedbacks pertinents et faire preuve d'autonomie, d'empathie et d'une forte capacité à résoudre les problèmes.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

• Type d'emploi : CDI, Temps plein.
• Statut : Technicien, Personnel administratif et de service.
• Avantages : Prise en charge des titres de transports, mutuelle et prévoyance, tickets restaurant, accord de participation lorsque les résultats de l'entreprise le permettent.
• Horaires : Du lundi au vendredi, travail en journée.
• Télétravail : Non.
• Lieu du poste : Poste basé à Paris 75009, avec déplacements ponctuels à Pantin.
• Rattachement hiérarchique : Responsable Scolarité.

La richesse de nos équipes naît de la diversité des parcours et des singularités de nos talents : ce poste accueille toutes les candidatures, dans ce même esprit de respect et d'inclusion.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : Jusqu'à 30 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel