Assistant(e) de direction

Lettre de motivation et CV détaillé à déposer avant le 08/01/2026 sur la plateforme : https://gestionrh.bordeaux---> Les candidatures déposées directement sur Indeed ne seront pas étudiées.Vos missions en quelques motsL'ENSEIRB-MATMECA est l'une des 6 écoles d'ingénieurs de Bordeaux INP. Elle compte près de 1200 étudiants, 90 personnels enseignants et enseignants-chercheurs, 25 personnels administratifs et techniques. Pour assurer ses missions, l'école s'appuie sur plus de 190 personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, personnels administratifs et techniques) et près de 400 vacataires issus du monde académique et industriel.Le projet du service consiste s'articule autour du pilotage stratégique et administratif de l'école. Il s'agit d'assister la direction (directeur et directeur adjoint) en gérant les réunions des instances de l'école (conseil d'école, conseil de direction, comité de pilotage), en effectuant la prise de notes et la rédaction d'un compte-rendu pour chacune des réunions, en réalisant des rapports de synthèse, en synthétisant les documents et en interfaçant avec l'établissement (direction, ressources humaines, direction financière, direction des systèmes d'information, direction du patrimoine immobilier, juridique).L'assistant, ou assistante, de direction exerce ses activités auprès du Directeur et du Directeur adjoint.ActivitésDans le cadre de vos missions, vous assurez des fonctions polyvalentes en soutien des missions de l'équipe de Direction. Vous :Participez à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;Assurez la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet ;Participez et/ou assurez l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;Proposez et concevez des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;Alimentez des tableaux de bord et faites des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines (TRV E-Vacataires et TRC Charges d'enseignement) ;Réalisez des tableaux de bord, identifiez des indicateurs et en assurez le suivi, produisez des bilans et des statistiques ;Programmez le calendrier et la convocation des conseils (Conseil d'école, Commission de recherche, etc.), des réunions avec les services internes (Conseil de direction, comité de pilotage) et externes à l'école (Audit CTI, évaluation HCERES) ;Établissez des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision ;Sélectionnez et diffusez de l'information en interne et en externe ;Assurez la circulation de l'information, communiquez avec les services de la structure et les partenaires extérieurs ;Effectuez l'interface avec les services de l'établissement (gouvernance, direction des ressources humaines, cellules juridiques marchés, service du patrimoine, service financier) ;Informez et accompagnez dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;Répondez aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;Utilisez les outils spécifiques à l'établissement ;Gérez les dossiers des enseignants statutaires (saisie des responsabilités administratives) ;Gérez le(s) agenda(s) et contrôlez les échéances ;Assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.Dans le cadre d'activités spécifiques, vous :Suivez le bilan des campagnes d'emploi ;Assurez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;Rédigez des notes et des courriers administratifs.Profil recherchéConnaissances générales dans les domaines suivants :Fonctionnement des administrations publiques ainsi que de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;Budgets, ressources humaines et droit des examens et concours ;Méthodologie de gestion de projets ;Techniques de communication et d'élaboration de documents (tableaux de bord, synthèses).Compétences comportementales :Sens de l'organisation, planification des activités et des priorités, et respect des délais ;Capacité à rendre compte, rigueur et réactivité ;Travail en équipe et sens du relationnel ;Sens de la confidentialité et de la discrétion ;Qualités relationnelles et capacité d'écoute.Travailler à Bordeaux INP, les +Entre 47 et 52 jours de congés annuelsTélétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine (après 6 mois d'ancienneté)Participation mutuellePrise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en communForfait "mobilités durables" (vélo, covoiturage) pour le trajet domicile/travailAccès au parking du personnelType d'emploi : CDDDurée du contrat : 12 moisRémunération : à partir de 24 132,00€ par anLieu du poste : En présentiel