assistant administratif

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..

Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.

Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.

Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).

Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".

Quelques chiffres : habitants, étudiants et enseignants-chercheurs, emplois, 1400 agents municipaux

La ville de Villeneuve d'Ascq recherche un assistant administratif pour le service petite enfance et ludothèques. En rejoignant notre Mairie, vous intégrez une équipe de travail dynamique, attentive à la valorisation des carrières et parcours professionnels en adéquation avec la Loi de transformation de la Fonction publique du 6 août 2019. Rattaché à la Direction de la Petite Enfance, vous mettrez vos compétences, vos talents et votre personnalité au profit d'un service solidaire et ambitieux.

Sous l'autorité de l'adjointe et de la cheffe de service Petite enfance et ludothèques, l'assistant administratif :

• Assure la gestion administrative des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant : Accueil physique et téléphonique pour les inscriptions et admissions des enfants, calcul des participations familiales, gestion des dossiers administratifs.

• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et gère les dossiers selon l'organisation du même service

• Prête assistance à la hiérarchie dans la réalisation des rapports d'activité.
• Assure le secrétariat du Relais petite enfance (RPE).

Missions permanentes :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (informer sur l'activité du service, répondre aux familles en recherche d'un mode de garde, les inscrire sur la liste d'attente, assurer les permanences, informer sur les évènements, l'activité des ludothèques et sur le relais petite enfance).

• Recevoir les familles pour l'admission de leur enfant en crèche :

• Expliquer le fonctionnement des équipements de la Petite Enfance

• Calculer des participations tarifaires

• Renseigner la famille sur le règlement intérieur et les modalités d'accueil (contrat d'accueil, factures, réservations, congés, absences pour maladie, dépannages etc…)

• Réaliser et suivre le dossier administratif des familles (enregistrer les contrats, calculer les régularisations, saisir les réservations et les heures supplémentaires, les arrêts maladie… Tenir et mettre à jour les saisies sur le progiciel Concerto Opus et les tableaux de bord).

• Effectuer les tâches de secrétariat du service petite enfance (rédaction de courrier, mailing, suivi du courrier arrivé/départ, suivi de la commission d'admission, classement, archivage, gestion logistique, participation à l'organisation d'évènements…)
• Suivre administrativement les accueils d'éveil avec la PMI et la facturatio
• Assurer le secrétariat du Relais petite enfance (accueil téléphonique, mettre à jour régulièrement la liste des assistantes maternelles indépendantes, rédiger et diffuser le planning d'activité, tenir à jour les statistiques d'activité du RPE, répondre aux questions des familles et/ou des assistantes maternelles, assurer les tâches administratives du relais).
• Aide à la rédaction des actes administratifs (décisions d'achat de prestation de service, suivi des subventions aux associations, gestion des conventions…).

Savoir :

• Bonne communication orale et écrite
• Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une commune
• Connaissance des différents modes de garde et du secteur petite enfance
• Progiciel de gestion (Concerto Opus)

Savoir faire :

• Concevoir des outils de suivi de l'activité du service
• Rédiger un rapport d'activité, divers courriers…
• Utiliser les progiciels et outils informatiques
• Être force de proposition afin d'améliorer les pratiques et procédures

Savoir être :

• Rigueur et organisation
• Sens du travail en équipe
• Discrétion, respect du secret professionnel
• Assiduité
• Disponibilité

Du lundi au vendredi.

Horaires de 8h30 à 12h - 13h30 à 17h30

Les avantages

• Rifseep,
• Chèques déjeuner d'un montant de 9€ (participation employeur de 60%)
• C.E.T monétisable,
• Forfait mobilité durable
• La mairie de Villeneuve d'Ascq privilégie l'utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%
• Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)
• Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée
• Proposition d'adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance

Sa situation géographique

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d'Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus , en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d'Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d'accueil et d'accès à ses emplois.