Assistant(e) Administration des Ventes

Description de l'entreprise

Rejoindre le groupe WMH Project, c'est bien plus qu'intégrer un leader européen de la communication hors-média : c'est s'investir dans un projet où le respect, l'inventivité, la responsabilité et l'engagement collectif donnent vie à chaque idée et à chaque ambition.

Nous recherchons des talents passionnés et déterminés : des profils curieux, enthousiastes, audacieux et engagés vers l'avenir, prêts à relever des défis et à apporter leur expertise. Nous valorisons les talents tournés vers l'action, capables de faire face à des situations complexes et d'innover chaque jour pour piloter des projets ambitieux et variés, aux côtés de clients inspirants.

En tant qu'Entreprise à Mission, nous croyons en cette force de l'engagement collectif pour créer un impact durable, transformer positivement notre environnement et laisser une empreinte forte et responsable. Travailler avec nous, c'est contribuer à des initiatives concrètes, avec des résultats visibles et significatifs, qui dépassent le cadre du projet pour ouvrir de nouvelles perspectives et bâtir un héritage porteur de sens.

Chez WMH Project, vous ne cessez jamais d'apprendre. Chaque projet est un terrain d'expérimentation, chaque défi une opportunité de monter en compétences, d'élargir votre expertise et d'affirmer votre leadership

Nous offrons un cadre stimulant et exigeant, où l'excellence collective nourrit la progression individuelle. Ici, vous avez l'espace et les moyens pour évoluer, entreprendre et bâtir un parcours à la hauteur de vos ambitions.

We Make It Happen, c'est rejoindre un environnement où tout devient possible

Nos métiers et activités

Le groupe WMH Project c'est :

• 430 collaborateurs investis à Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Brussels et Los Angeles
• 6 marques intégrées : WMH PROJECT / LDR (LEVER DE RIDEAU) / PETIT AMI / PHENOMENE / WIN-WIN / COCOTTE Communication
• 3 typologies de marché : BtoB, BtoC et Institutions
• 5 métiers : l'événementiel – le voyage & l'incentive – le design d'espace – l'image – l'influence
• 4 activités spécifiques répondants à des codes ou des pratiques propres : le luxe, la santé et l'institutionnel.
• • 2000 petits et gros projets / an
• 240 M€ CA en 2024

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe. Sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Financier, vous serez le lien clé entre les équipes commerciales, la production et la comptabilité clients. Vous contribuerez à fiabiliser nos process, garantir une facturation précise et encadrer une petite équipe dédiée.

Vos missions principales :

Coordination & communication

• Assurer la communication entre les équipes commerciales, de production et la comptabilité clients.
• Être l'interlocuteur privilégié des équipes front « grands comptes » sur les sujets de facturation (acomptes, factures finales, contrôle des devis finaux).
• Obtenir les bonnes informations avec diplomatie et fermeté.

Structuration & amélioration continue

• Mettre en place, formaliser et faire respecter les règles de gestion et de facturation clients.
• Identifier les points de blocage et proposer des solutions concrètes pour fiabiliser le process.
• Participer à la centralisation et à la fiabilisation des données issues de différents outils (Facsys, Projevent, Dolibarr, etc.).

Facturation & reporting

• Garantir une facturation juste, rapide et conforme aux attentes clients et aux normes internes.
• Analyser les écarts, suivre les indicateurs clés et produire des reportings fiables.
• Contribuer à l'optimisation du Core Model.

Management

• Structurer une équipe ADV centralisée et identifier des backups.
• Encadrer et accompagner une équipe de 2 à 3 collaborateurs.
• Créer une dynamique collective autour de la qualité, de la rigueur et du service client.

Qualifications

Votre profil :

• Bac+3 commerce, gestion ou équivalent.
• Minimum 10 ans d'expérience sur un poste ADV, administration des ventes et/ou coordination client.
• Excellente maîtrise d'Excel (niveau avancé) et forte appétence pour les systèmes d'information.
• Anglais courant (oral et écrit).
• Aisance relationnelle, communication claire et persuasive.
• Dynamisme, fermeté constructive et goût du challenge.

Informations supplémentaires

L'ensemble des missions sont à effectuer dans le respect des process et des valeurs dictés par la politique RSE du groupe : production responsable, intégration et développement humain, participation aux causes soutenues par l'agence.

En tant qu'employeur responsable et engagé à construire un environnement de travail inclusif, nous offrons les mêmes opportunités aux talents de tous horizons, indépendamment de votre âge, origine, orientation sexuelle, handicap….