Operations Lead

Company Description

Founded in 2004 in Paris by Luis Laplace and Christophe Comoy, LAPLACE is an award-winning architectural firm renowned for its contemporary and timeless designs. Specializing in projects that harmoniously integrate artworks within living spaces, the firm combines aesthetic and functional elements to create engaging environments. LAPLACE works globally across Europe, the US, and Asia, with expertise spanning architectural design, interior design, landscape design, exhibition design, art installation, and furniture design. Headquartered in Paris, the team consists of 50 professionals, serving international clients in art and design sectors, including cultural institutions, private residences, and luxury hospitality.

Role Description

This is a full-time on-site role based in Paris. The role involves managing end-to-end purchasing processes for
design furniture, lighting and decorative arts
- handling purchase orders, liaising with suppliers, overseeing local and international logistics and ensuring timely delivery to support architectural and design projects.

Responsabilités Clés :

1) Planification & Suivi Projet :

• Élaborer le rétro-planning des opérations, intégrant toutes les étapes achats, logistique et interventions.
• Veiller au respect des délais d'intervention des différents prestataires (restaurateurs, tapissiers, électriciens, transporteurs).
• Identifier les risques et les dérives; alerter proactivement le Chef de Projet et l'équipe.
• Maintenir à jour les documents de suivi de projet (Furniture Schedule, Suivi Financier, Shipping Schedule, Item Sheets, etc.)

2) Gestion des Achats FF&E :

• Piloter le processus d'achat mondial de mobilier design, luminaires, objets d'art et pièces vintage auprès de marchands et fournisseurs : galeries, antiquaires, maisons de vente, fabricants, distributeurs, etc.
• Mettre en œuvre un sourcing stratégique pour optimiser les coûts et réduire les risques opérationnels, en adéquation avec les bonnes pratiques Supply Chain Management (SCM).
• Vérifier et valider devis et factures selon les procédures financières internes.
• Obtenir et contrôler les documents d'export requis pour les achats : CITES, Lacey Act, Certificats de Biens Culturels (CBC), Licences d'export, US Fish & Wildlife License, etc.

3) Coordination Logistique & Transport International

• Planifier, coordonner et superviser l'ensemble des flux logistiques, en Europe et en Amérique : enlèvements chez les vendeurs, livraisons vers les ateliers (ébénistes, tapissiers, électriciens), stockage en entrepôt et livraison finale sur site projet
• Développer et gérer un réseau de transporteurs et prestataires logistiques
• Préparer et superviser les expéditions internationales en fret aérien ou maritime ; résoudre tout problème logistique, de transit ou de dédouanement, en collaboration avec les transitaires et les équipes clients
• Vérifier les documents d'export et transmettre les preuves d'exportation (EX) aux fournisseurs/vendeurs.
• Gérer les démarches de récupération de la TVA à l'export pour les achats éligibles.

Exemples de missions :

• Coordonner, depuis Paris, un transport urgent de Lisbonne à Los Angeles, dans des délais contraints.
• Organiser, depuis Paris, la collecte d'achats à New York avec livraison chez un prestataire à San Francisco.
• Gérer une commande passée en Australie avec livraison finale au Pérou.

…et tout cela doit être géré de manière efficace, en plus de la charge de travail quotidienne : demandes de devis, mise en paiement des factures, enlèvement des achats chez les marchands, enregistrement des données, etc.

Profil recherché

• Parfaite maîtrise de l'anglais indispensable (environ 70 % des échanges se font en anglais, écrit et oral, en interne comme en externe) ; une 3ème langue appréciée
• Expérience confirmée dans la gestion de clientèle haut-de-gamme, dans un environnement international – maisons de vente, galeries, distributeurs de mobilier design, sociétés de transport d'œuvre d'art, foires d'art & design, etc.
• Très bon relationnel clientèle et excellente présentation
• Organisé(e), méthodique, enthousiaste, capable de gérer les priorités et les urgences de façon efficace et autonome
• Conscience professionnelle, grande discrétion et fiabilité
• Capacité à travailler sous pression; bonne gestion du stress.
• Esprit d'équipe développé, avec une forte aptitude à collaborer dans un environnement dynamique et multiculturel
• Maîtrise du Pack Office (en particulier Excel) et d'InDesign.
• Une expérience en logistique, Supply Chain Management et ADV export serait un plus.