Agent en gestion administrative

Informations générales

Organisme de rattachement

Université du Littoral Côte d'Opale  

Référence

Date de début de diffusion

/12/2025

Date de parution

/12/2025

Localisation

DUNKERQUE Cedex 1

Intitulé long de l'offre

Adjoint-e en gestion administrative

Date limite de candidature

11/01/2025

Employeur

ULCO

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Agent en gestion administrative

Descriptif de l'employeur

Rejoignez l'ULCO, l'Université à dimension humaine

Depuis 1991, l'Université du Littoral Côte d'Opale est un acteur majeur de l'enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l'ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d'enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l'ULCO offre un cadre propice à l'acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.

En bref :
10 000 étudiants
4 campus (Boulogne-sur-Mer, Calais, Dunkerque et Saint-Omer)
1 000 personnels dont 500 enseignants
+ de 100 diplômes accrédités
3 pôles disciplinaires de recherche en prise avec les grands enjeux de notre époque et les problématiques des territoires

Description du poste

L'agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l'établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l'empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations STAPS du site de Longuenesse sous l'autorité de la responsable du secrétariat pédagogique du CGU de Calais-Longuenesse.

 La gestion administrative :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public,

- Vérifier et valider la conformité des pièces administratives,

- Gérer les demandes logistiques : remise de clés, matériel vidéo-projecteur, photocopies, réservation de salles,

- Veiller à la mise à jour des informations diffusées (site internet, plaquettes, guide des études),

- Inventorier et gérer les stocks de copies d'examens, intercalaires et brouillons.

La gestion pédagogique :

- Organiser les examens (calendrier universitaire, planning d'examens, préparation des salles, jurys),

- Transmettre l'information aux étudiants tout au long de l'année universitaire,

- Établir des documents de scolarité (attestations d'assiduité, de réussite, certificat de scolarité, PV d'examens),

- Diffuser les offres de stages : vérifier au préalable la cohérence de l'offre,

- Gérer les conventions de stage,

- Organiser les soutenances de stages / projets : contacter les organismes extérieurs (tuteurs de stages), assurer le soutien logistique lors de la soutenance (réservation salle, matériel, accueil),

- Vérifier et transmettre l'assiduité des étudiants boursiers.

Contraintes :

- Pics d'activités prévisibles et réguliers,

- Déplacements pour réunions,

- Secrétariat délocalisé du site de Calais.

Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) – Secrétariat pédagogique – CGU Calais - Longuenesse

Affectation géographique : Longuenesse

CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026.

Conditions particulières d'exercice

Contraintes :

- Pics d'activités prévisibles et réguliers,

- Déplacements pour réunions,

- Secrétariat délocalisé du site de Calais.

Descriptif du profil recherché

Diplôme souhaité : BAC + 2

Connaissance, savoir :

Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'ULCO
Bonne notion des techniques de communication écrite et orale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication
Maîtrise des logiciels de l'ULCO (Apogee, ADE, …)
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes de toutes natures
Gérer la confidentialité des informations et données
Travailler en équipe

Savoir être :

Sens de l'organisation
Etre autonome, réactif et rigoureux

Temps plein

Non

Rémunération contractuels (en € brut/an)

10836

Informations complémentaires
Informations complémentaires

CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026.

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Hauts de France, Pas de Calais (62)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Longuenesse

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialisation

Enseignement formation

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Compétences attendues

Diplôme souhaité : BAC + 2

Connaissance, savoir :

Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'ULCO
Bonne notion des techniques de communication écrite et orale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication
Maîtrise des logiciels de l'ULCO (Apogee, ADE, …)
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes de toutes natures
Gérer la confidentialité des informations et données
Travailler en équipe

Savoir être :

Sens de l'organisation
Etre autonome, réactif et rigoureux

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

11/01/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

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