Assistante administrative et communication F/H
il y a 4 jours
Informations générales
Organisme de rattachement
Siège de l'AP-HP
Référence
APHP_
Date de début de diffusion
/03/2025
Date de parution
/01/2026
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical
Intitulé du poste
Assistante administrative et communication F/H
Description du poste
Missions administratives
Assurer l'accueil physique, téléphonique et filtrage du service
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant
Organiser et préparer les réunions internes et externes pour l'équipe
L'assistanat de la directrice du pôle, son adjointe, du responsable du pôle gestion des actifs immobiliers, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de rendez-vous et réunions, etc.) ; Tenue des agendas
Suivi de la facturation (Création fournisseurs, demandes d'achat, service fait, relance fournisseurs)
Rédiger des courriers, notes de services, CR, support de réunion (power point, tableau Excel…) ; Constitution de dossiers, Suivi des plannings des congés
La prise en charge des aspects logistiques du service, classement et archivage
Communication :
La préparation et coordination des sujets de communication du service (Collecte infos et préparation des rapports d'activité, support de présentation du service, livret d'accueil,..) et des évolutions IT (Intranet,..).
Sur la gestion du parc : organisation des évènements en lien avec la gestion du patrimoine, conduite du projet de montée en qualité du cadre de vie, suivi des personnels sur site
Descriptif du profil recherché
BAC+2 assistanat de direction ou assistanat de gestion ou relation clients
Formation supérieure BAC+2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion
Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire
Rigoureux·euse et organisé·e, vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités
Compétences opérationnelles
Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows avec une sensibilité certaine sur la qualité des présentations
Connaissance SAP
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Réactivité
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
Compétences relationnelles
Doté·e d'un excellent sens du relationnel
Esprit d'équipe
Discrétion
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Paris (75)
Géolocalisation du poste
78 rue du Général Leclerc Le Kremelin-Bicêtre
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