Agent d'accueil et d'information F/H(Nouvelle fenêtre)

Contexte

L'agent d'accueil et d'information assure l'accueil téléphonique et physique des publics du Conseil départemental sur les deux sites centraux situés à Cergy et Pontoise (2 avenue du parc et 2 avenue de la Palette). Sur le site de La Palette, l'accueil est également assuré pour les services du CDDS et de la PMI.

Mission

• Réception du public, des appels téléphoniques, renseignement et information du public
• Orientation vers les services ou organismes compétents
• Constitution et actualisation d'un fonds de documentation et affichage d'informations
• Recherche téléphonique ou Internet
• Gestion des réservations de véhicules : suivi des carnets de bords du pool palette et saisie des réservations sur le logiciel dédié
• Suivi du planning des réservations de salles et affichage
• Accompagnement de visiteurs, contribution à des missions de réception et de service
• Travail en équipe
• Aide à certains services (communication, communication interne,…) pour des travaux de mise sous pli
• Accueil physique des usagers, renseignement et information
• Réception, traitement, orientation des appels téléphoniques et des mails reçus
• Orientation des visiteurs vers les services ou organismes compétents
• Paramétrage et remise des badges d'accès aux bâtiments
• Accompagnement de visiteurs sur site sur demande
• Recherches téléphoniques ou Internet le cas échéant
• Saisie de données statistiques pour suivi d'activité (ex : nombre de visiteurs, motif des visites, etc.)
• Constitution et actualisation d'un fonds de documentation
• Réservation de salle : accès au planning des salles de réunion, aide à la réservation ou modification sur demande
• Contribution (occasionnelle) à des missions d'accueil et/ou de réception, sur sites centraux ou distants (ex : vœux de la Présidence, Salon International de l'Agriculture, Fête de l'été, évènements institutionnels, etc.)
• Contribution (occasionnelle) à certaines missions en interne (ex : renfort ponctuel au Pôle Courrier)
• Contribution (occasionnelle) en cas de besoin d'un usager pour la réservation de véhicules de la flotte départementale, notamment via la boite à clés

Les Spécificités Du Poste

• Accueil Campus
• Permanence de l'ensemble de l'équipe 10 vendredis par an à l'occasion des séances plénières du Conseil départemental
• Accueil ouvert en continu de 8h15 à 18h (rotation organisée pendant la pause méridienne)
• Accueil Palette
• Accueil pour les services du CDDS, de la PMI, de la cellule accueillant les Mineurs non accompagnés MNA)
• Prise de messages pour les services en cas d'indisponibilité
• Travail en collaboration avec le gardien du site
• Standard téléphonique

Composition de certains numéros extérieurs pour les postes n'ayant pas accès (province ou étranger

Profil

Technique

• Utiliser des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et internet
• Utiliser une console téléphonique et autre système de standard

Relationnel

• Soigner sa présentation vestimentaire
• S'exprimer avec aisance et ajuster son discours eu égard aux différents usagers accueillis
• Faire de preuve de discrétion
• Décrypter et reformuler une demande

Spécificités

• Les agents effectuent des horaires fixes de 7h55 en roulement, à ce titre ils bénéficient de 2 jours de récupération annuelle (en plus des 25 jours de RTT annuels)

Horaires site du Campus (5 agents) : l'accueil est ouvert de 8h15 à 18h

Quand l'agent est « du matin » : 8h15 - 16h55 avec 45 minutes de pause méridienne

Quand l'agent est « du soir » : 9h20 - 18h00 avec 45 minutes de pause méridienne

Horaires site de la Palette (1 agent) : l'accueil est ouvert de 8h20 à 17h30 (21h30 les lundis)

Les Lundis

• Un premier agent assure le créneau 8h20-11h et poursuit la journée au Campus jusqu'à 18h (dont 1h de temps de travail supplémentaire)
• Un second agent assure le créneau 11h-21h30 (avec 45 minutes de pause méridienne, et temps de travail supplémentaire décompté à partir de 19h40)

Du mardi au vendredi : 8h20 - 17h30 avec 45 minutes de pause méridienne (dont 30 minutes de temps de travail supplémentaires).

• Permis VL souhaité
• Disponibilité en dehors des horaires d'ouverture des services. Travail possible en soirée et week-end pour les manifestations.

Profil
Ce poste est ouvert aux adjoints administratifs territoriaux.

CDD de 3 mois pour accroissement temporaire d'activité