Assistant administratif bureau

DESCRIPTION DE L'ASSOCIATON :

L'Université Populaire Européenne de Strasbourg (UPE) est une association à but non lucratif régie par le droit local alsacien et fondée, en 1920, sur les principes de l'éducation populaire. Conformément à ses statuts, elle œuvre pour la transmission du savoir et la formation tout au long de la vie, dans un esprit d'ouverture, de partage et de citoyenneté.

Chaque année, l'UPE réunit une communauté de près de adhérents - curieux, passionnés, actifs ou retraités - désireux d'apprendre, de comprendre et d'échanger. Véritable acteur culturel et éducatif en Alsace, elle s'adresse à toutes les générations et à tous les niveaux, sans distinction de diplôme, d'origine ou de parcours. Plus de 300 enseignants, professionnels et passionnés, animent les cours et ateliers proposés tout au long de l'année, faisant de l'Université Populaire Européenne un espace vivant de culture et de réflexion collective.

Chaque année, l'Université Populaire Européenne de Strasbourg propose plus de 700 cours couvrant un large éventail de domaines :

• Langues étrangères : alsacien, allemand, anglais, arabe, coréen, espagnol, portugais ;
• Arts plastiques et numériques : dessin, peinture, photographie, création digitale ;
• Culture, histoire et sciences : pour comprendre le monde et nourrir la réflexion ;
• Nature et environnement : pour découvrir, protéger et agir ;
• Activités pratiques, créatives et physiques : pour allier bien-être, expression et plaisir d'apprendre.

Ces formations, accessibles à tous et sans condition de niveau, incarnent pleinement la philosophie de l'UPE : apprendre tout au long de la vie, à son rythme, pour le plaisir et la liberté de savoir.

VOS MISSIONS :

Sous la supervision des gestionnaires de site, vous vous assurerez du bon déroulement des activités et le suivi administratif quotidien. Vous serez l'interface entre le public, les adhérents, les intervenants et l'administration. Polyvalent(e), vous assisterez les gestionnaires dans l'accueil du public, le suivi des intervenants, les inscriptions, ainsi que l'organisation administrative générale. Enfin vous contribuerez activement à la fluidité de l'information, au maintien d'un climat serein.

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil :

• Information et relation avec le public : en présentiel, par mail, par courrier, par SMS ou par téléphone.
• Interface entre adhérents, intervenants et administration.
• Gestion des conflits.

Suivi des activités :

• Lancement et annulation des activités.
• Prospection des lieux de cours.

Gestion des intervenants :

• Suivi des candidatures : collecte, stockage et transfert.
• Validation des séances des intervenants salariés.
• Relance du pointage des séances.

Gestion des adhésions :

• Inscription et suivi des inscriptions.
• Gestion des demandes en attentes.
• Gestion des transferts d'activité.

Gestion administrative :

• Archivage papier et numérique des documents.

PROFIL RECHERCHE :

• Sens de l'accueil et de la communication.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs demandes.
• Diplomatie et gestions des situations conflictuelles.
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Maîtrise des outils numériques et bureautiques.
• Capacité à travailler en interface avec différents publics (adhérents, intervenants, administration)
• Réactivité, adaptabilité et sens du service.
• Assez bonne maîtrise de l'anglais serait un plus

INFOS SUR LE POSTE :

• Type de poste : CDI
• Temps : 20h/semaine
• Date de prise de poste : dès que possible / à convenir
• Rémunération : 1 148€ brut/mois
• Localisation : siège social de l'UPE, 1 quai Koch 67000 Strasbourg

Si vous pensez avoir le profil, n'hésitez à nous envoyer un CV et une lettre de motivation à -