Adjoint-e en gestion administrative

il y a 1 semaine

Poitiers, Nouvelle-Aquitaine, France Université de Poitiers Temps plein
À propos de nous

L'Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille étudiants dans 14 composantes d'enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d'ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 47 laboratoires et 8 écoles doctorales. Près de 2 800 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s'élève à 245 M€ et l'établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.

Mission

Le service de gestion du patrimoine de l'université de Poitiers est à la recherche de son/sa futur.e adjoint.e en gestion administrative afin d'intégrer une équipe au service des agents et des étudiants.

Il/Elle devra :

  • Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
  • Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
  • Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
  • Organiser et alimenter les bases de données liées à la gestion de l'amiante (détection, localisation et désamiantage),organiser les visites de contrôle en lien avec la maitrise d'ouvrage pour l'ensemble du patrimoine de l'université de Poitiers.

Activités principales :

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière : Notamment les conventions de locations de courtes durées.
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes : Organisation de rendez-vous, de réunions...
  • Renseigner et suivre les bases de données dédiées à la gestion : Saisie et report de données dans le logiciel de système d'information patrimoine et les bases de données de l'Etat.
  • Contrôler la conformité des conventions : En fonction des procédures de l'Université.
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser : Notamment rédiger les comptes-rendus des rencontres patrimoines.
  • Suivre les dossiers administratifs et financiers dont il a la charge et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés : S'assurer du circuit de signature des conventions de location et des dossiers amiantes (DTA-TECH) jusqu'à la transmission au service comptable.
Profil

Savoirs :

  • Culture internet
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Techniques d'élaboration de documents

Savoir-être :

  • Réactivité
  • Sens de l'organisation
  • Sens relationnel

Savoir-faire :

  • Concevoir des tableaux de bord : en appui de la responsable du service
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports et des documents
  • Travailler en équipe : Savoir travailler en collaboration de manière transversale

Diplôme :

  • CAP, BEP

Domaine de formation souhaité :

  • Gestion administrative

Expérience :

  • Débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)

Contraintes organisationnelles :

  • Déplacements éventuels

Habilitations / Permis :

  • Conduite de véhicule

Télétravail :

  • Activités partiellement ou totalement éligibles au télétravail sous réserve des conditions précisées dans la Charte de l'Université : 1 jour/semaine après 6 mois d'ancienneté sur le poste

Informations complémentaires :

  • Catégorie : C (ATRF)
  • Quotité : 100%
  • Poste à pourvoir à compter du 05/01/2026 jusqu'au 31/08/2026
  • Rémunération brute mensuelle : selon grilles indiciaires des personnels ITRF et expérience + prime brute mensuelle de 60 €
  • Date limite de candidature : 24/11/2025

  • Resp. Adjoint(e)

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    CDD (durée déterminée)86000 POITIERS, France Chez Maisons du Monde, nous donnons vie aux inspirations     Engagés pour un commerce plus responsable, nous intégrons la RSE au cœur de notre activité et de nos créations, avec des initiatives pour la protection de l'environnement et le soutien aux communautés locales. Nous sommes également...

  • responsable adjoint-e du pole soins psychiatriques sans consentement

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