Document Controller

Document Controller, Paris, France

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Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world's leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients' visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
• Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
• Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP's, training, Document creation etc.
• Producing different reports for PM, Client…
• Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements.
• Tracking the pending documents through weekly progress reports.
• Update the master document register (MIDP) on a daily basis.
• Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
• All other duties associated with this role.

Essential Criteria For The Role

• Strong Administration experience
• Fluent in English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Criteria

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• Experience using document management systems: BIM360, ACC, Procore, Asite…
• Proactivity and team player.

Mercury is an equal opportunities employer
.
Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.

Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.

Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.

Principales Responsabilités Du Poste

• Assurer la distribution en temps voulu des documents et des plans au personnel du projet
• Travailler conformément aux procédures et directives de l'entreprise
• Gestion du système logiciel de contrôle documentaire, en veillant à ce que toutes les parties reçoivent une formation adéquate avant d'utiliser le système.
• Distribution des bordereaux de transmission et des documents de dessin au client
• Réception et contrôle qualité complet de tous les plans et documents transmis par les consultants principaux.
• Retour des documents mis en quarantaine à l'émetteur pour correction complète et réémission.
• Tenue des registres de documents contrôlés et de la documentation associée.
• Assistance dans les activités quotidiennes, y compris les tâches administratives, la participation à l'élaboration des procédures opérationnelles standard (SOP), la formation, la création de documents, etc.
• Rédaction de différents rapports pour le chef de projet, le client…
• Mise en œuvre et vérification de la convention d'appellation du projet conformément aux exigences de l'entreprise et du projet.
• Suivi des documents en attente grâce à des rapports d'avancement hebdomadaires.
• Mettre à jour quotidiennement le registre principal des documents (MIDP).
• Mettre en œuvre, télécharger et gérer le fichier O&M du projet et transférer toutes les informations vers la plateforme client conformément aux exigences du projet.
• Toutes autres tâches liées à ce poste.

Critères Essentiels Pour Le Rôle

• Solide expérience en administration
• Maîtrise l'anglais
• Maîtrise de l'informatique et des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook.
• Souci du détail
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression
• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles
• Fierté quant à la qualité et à la présentation du travail
• Excellentes compétences en communication

Critères Souhaitables

• Une expérience dans le secteur de la construction ou de l'ingénierie est un atout, mais n'est pas indispensable.
• Expérience des systèmes de gestion documentaire : BIM360, ACC, Procore, Asite…
• Proactivité et esprit d'équipe.

Mercury est un employeur qui respecte l'égalité des chances.
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