Stage - Office & Admin Manager

Qui sommes-nous ?

est une EdTech spécialisée dans la Data et l'Intelligence Artificielle. Nous réunissons une équipe passionnée, animée par l'envie d'entreprendre, la curiosité face aux nouvelles technologies et la conviction que l'éducation peut changer des trajectoires.

Nous réinventons l'apprentissage en misant sur ce qui fonctionne vraiment : la pratique. Nos parcours de formation sont entièrement construits autour de vrais projets, inspirés du quotidien des entreprises, pour développer des compétences réellement opérationnelles.

Parce que nous croyons que l'apprentissage est un chemin continu, nous avons conçu une plateforme SaaS offrant une expérience de formation flexible, pensée pour s'adapter aux rythmes de chacun : salariés, entrepreneurs, étudiants… Chacun peut progresser à son propre rythme, sans contrainte mais en bénéficiant toujours du meilleur accompagnement possible.

Au-delà de la technologie et des contenus, nous bâtissons surtout une communauté ambitieuse et bienveillante, où chacun peut contribuer, partager, apprendre et participer à la construction du futur grâce à l'IA et à la Data.

Depuis 2019, nous avons accompagné plus de 200 entreprises et 5 000 apprenants vers une montée en compétence durable… et souvent vers le job qu'ils rêvaient d'obtenir.

Notre culture repose sur cinq piliers centraux : Ambition, Confiance, Communication, Bienveillance et Rigueur, qui nous rassemblent et nous permettent de créer un environnement où chacun peut progresser, contribuer à un projet porteur de sens et s'épanouir.

Descriptif du poste

En 2026, continue de grandir… et nous recrutons pour renforcer l'équipe Nous recherchons un.e Office & Admin Manager pour renforcer notre équipe

Un rôle structurant pour aider à organiser et sécuriser notre croissance : gestion administrative et amélioration continue de nos process.

En collaboration étroite avec notre COO, tu seras responsable des procédures de contractualisation et de facturation avec nos clients ainsi que le / la garant.e de notre conformité avec les normes qualité de la formation.

Tes missions principales :

• Contractualisation et suivi des clients :

• Garantir le bon déroulé de la contractualisation avec nos clients (production des devis et conventions, envoi des documents contractuels et administratifs, suivi des prospects jusqu'à la signature des documents)

• Accompagner nos prospects et clients dans les procédures d'aide au financement des formations (OPCO, CPF, France Travail, Entreprise…)
• Participer au suivi de la facturation

• Identifier des pistes d'optimisation et contribuer à des travaux d'automatisation des opérations pour fluidifier les procédures de contractualisation et de financement

• Qualité et homologation :

• Garantir le respect des normes qualités de la formation (Qualiopi, RNCP) et des certifications délivrées

• Assurer la production de l'ensemble des documents réglementaires du secteur de la formation professionnelle durant les parcours de formation de nos clients et apprenants

• Identifier des pistes d'optimisation et contribuer à des travaux d'automatisation des opérations pour fluidifier le contrôle qualité et la conformité réglementaire

• Automatisation grâce à l'Intelligence Artificielle :

• Contribuer en collaboration avec les équipes Tech à la mise en place de solutions automatisées via des outils d'Intelligence Artificielle

• Des formations seront proposées afin de monter en compétences sur la l'utilisation de l'Intelligence Artificielle pour des profils non techniques (prompting, outils no-code, etc)

Tes missions annexes selon tes compétences et affinités :

• Opérations :

• Organiser des événements internes ou externes (structuration des événements, organisation logistique, recensement de prestataires…)

• Participer au déploiement des dispositifs de formation et d'accompagnement auprès de nos clients BtoB (organisation logistique, réalisation du suivi et du reporting d'avancement des projets, suivi des formateurs)

• Qualité et homologation :

• Participer au développement de nos certifications (développement de nos propres certifications et recensement de nouveaux partenaires)

• Assurer la veille auprès des organismes de financement de la formation professionnelle (modalités de financement, conditions d'éligibilités…)

Pour réaliser ces missions tu seras notamment formé.e sur des outils tels que Notion, Hubspot, Clickup et d'autres solutions d'Intelligence Artificielle.

Ton profil

La position de ton diplôme / école dans les classements nous importe peu. Nous voulons des personnalités passionnées, capables de s'impliquer, d'apprendre de nouvelles choses et motivées pour travailler dans une structure en plein développement.

Tu as le profil que nous recherchons si :

• Tu es , très organisé.e et tu as le souci du détail
• Tu as le sens de la priorisation et est capable de gérer plusieurs dossiers / projets en parallèle
• Tu as d'excellentes capacités de communication orale et écrite, une parfaite connaissance de la langue française est demandée
• Tu es dynamique, souriant.e et tu es à l'aise pour échanger avec nos prospects et clients
• Tu es force de proposition et tu n'as pas peur de te remettre en question
• Tu sais t'adapter rapidement à un nouvel environnement, notamment sur la manipulation des outils et la compréhension des process

Points Bonus si :

• Tu as déjà une première expérience en gestion / administration d'une entreprise (production et suivi de contrat, facturation)
• Tu as déjà une première expérience dans le secteur de la formation professionnelle
• Tu as le sens de l'humour

Modalités sur l'offre

Notre startup est flexible autant sur les horaires que sur le lieu de travail. Les membres de l'équipe sont basés dans plusieurs villes (Paris, Barcelone, Ibiza)

Le COO est essentiellement basé à Paris, donc le stage se déroulera de préférence dans nos locaux de là-bas MAIS si tu corresponds au profil et que tu n'as pas la possibilité de déménager, tu peux tout à fait travailler à distance, d'où tu veux.

Néanmoins, les membres de l'équipe se réunissent quelques jours par mois dans nos locaux à WOJO Paris afin de garder des liens forts entre les différents membres et d'avancer sur les sujets stratégiques.

Si tu souhaites un environnement de travail propice et que tu sens plus à l'aise pour travailler en dehors de chez toi, mais que tu ne peux pas déménager, nous pouvons t'offrir un accès à un coworking quand tu le souhaites

• Type de contrat : Stage de césure, de fin d'études

• Durée : 6 mois

• Date de début : À partir de février 2026

• Lieu : Paris / Barcelone / Full Remote accepté

• Gratification :

• En fonction des profils et de l'expérience (entre 800 et 1200€) + prime de fin de stage en fonction des performances

• Prise en charge de 50 € par mois pour des activités sportives
• Prise en charge de 50 € par mois pour des activités culturelles

• Prise en charge de 50% du titre de transport

• Et après ? Possibilité d'embauche à long terme, alternance ou CDI, si le stage est réussi et que tu souhaites poursuivre l'aventure avec nous

Nous sommes convaincus que tu trouveras ton bonheur parmi nous

Déroulement des entretiens :

• Candidature : Pour candidater merci de répondre à ce questionnaire : (tu auras la possibilité de déposer ton CV durant le questionnaire)
• Un premier entretien téléphonique de 30 minutes avec Charles notre COO afin de faire connaissance, discuter des missions, de ton profil ainsi que de tes attentes.
• Un deuxième entretien de 60 minutes en visioconférence avec Charles notre COO et Taieb notre CEO lors duquel tu réaliseras une mise en situation afin d'évaluer tes compétences en situation réelle.

Si nous souhaitons travailler ensemble alors nous t'envoyons une offre et nous organisons ton intégration à l'équipe

Type d'emploi : Stage

Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 800,00€ à 1 200,00€ par an

Avantages :

• Flextime
• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : Télétravail